Krajowy System e-Faktur to narzędzie, nad którym Ministerstwo Finansów pracuje już od kilku lat. Choć termin jego obowiązkowego wprowadzenia był przekładany już kilka razy, w 2026 r. ma już objąć wszystkich polskich przedsiębiorców.

 

KSeF – przepisy przejściowe

Projekt ustawy nowelizacyjnej, przedstawiony 30 maja i zaktualizowany 12 czerwca 2025 roku, w dużej mierze stanowi odpowiedź na postulaty zgłaszane przez środowisko biznesowe. Polscy przedsiębiorcy zwracają uwagę przede wszystkim na potrzeby mniejszych podmiotów, którym trudniej przygotować się do tak znaczących zmian.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF jest bowiem nie tylko zmianą systemu fakturowania. To też nowy sposób zarządzania danymi, zapewniania zgodności podatkowej i samego podejścia do dokumentowania sprzedaży. Nie wystarczy zarejestrować się w KSeF, by spełnić wymogi ustawodawcy. Takie gruntowne zmiany będą musiały zostać wprowadzone nie tylko w firmach, ale też m.in. we współpracujących z nimi biurach rachunkowych. Przewidziano więc dla KSeF przepisy przejściowe, które ułatwią małym podmiotom dostosowanie się do nowej rzeczywistości.

 

Kary za niedostosowanie się do KSeF – od kiedy?

Wystawianie, przekazywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych zostało ściśle określone w przepisach. Nie zabrakło też sankcji za niewywiązanie się z nowych obowiązków.

Kary będą nakładane za:

• niewystawienie faktury w KSeF,
• nieprzestrzeganie terminu przesłania faktury wystawionej w trybie offline do KSeF,
• wystawienie faktury w trybie offline niezgodnie ze strukturą logiczną.

Konsekwencje nie będą jednak wyciągane od razu po wejście w życie obowiązku e-fakturowania. Przepisy przejściowe dot. KSeF przewidują możliwość swobodnego dostosowywania się do nowej rzeczywistości aż do końca 2025 r. W tym czasie firmy będą mogły wdrażać system, sprawdzać jego działanie i naprawiać ewentualne błędy bez ryzyka. Sankcje za niedostosowanie się do przepisów zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r.

 

Faktury na niskie kwoty poza KSeF

Spora liczba przedsiębiorców przyzwyczajonych do codziennego wystawiania faktur na niskie kwoty będzie mogła to robić nawet po 1 kwietnia 2026 r. Konieczne jest jednak spełnienie łącznie dwóch warunków:

• wartość każdej faktury nie może przekraczać 450 zł brutto,
• łączna wartość takich faktur w danym miesiącu nie może przekroczyć 10 000 zł.

Faktury takie będzie można wystawiać poza KSeF – w formie papierowej lub elektronicznej – aż do 31 grudnia 2026 r. Dzięki temu mniejsze firmy będą mogły stopniowo zastępować dawne nawyki nowymi i wdrażać KSeF w swoim tempie.

 

Numery KSeF w przelewach

Zgodnie z nowymi przepisami, na przelewach należności wynikających z faktur ustrukturyzowanych musi znaleźć się numer KSeF sprzedawcy. Wymaga to zmiany wewnętrznych procedur oraz odpowiedniego przygotowania wykorzystywanych systemów płatniczych. Obowiązek ten również nie wejście w życie od razu. KSeF przepisy przejściowe przewidują wprowadzenie go dopiero od 1 stycznia 2027 r. – także dla transakcji objętych mechanizmem podzielonej płatności.

 

Faktury z kas fiskalnych

Faktury emitowane przez kasę fiskalną mogą zostać uznane za fakturę uproszczoną – po spełnieniu dodatkowych wymogów. Wielu podatników korzysta z tej możliwości, ponieważ jest wygodna i szybka. Ustawodawca przewidział zachowanie jej do końca 2026 r. Firmy mają dzięki temu więcej czasu na wdrożenie zmian.

 

KSeF – przepisy przejściowe nie będą wieczne. Jak się przygotować?

Samodzielne przygotowanie działalności na KSeF może nie być łatwe – szczególnie dla podatników przyzwyczajonych do tradycyjnych rozwiązań. Aby ułatwić sobie ten proces, warto przede wszystkim pomyśleć o zakupie oprogramowania przystosowanego do KSeF. Programy InsERT, takie jak Subiekt nexo do zarządzania sprzedażą czy Rachmistrz nexo do uproszczonej księgowości, są zawsze z dużym wyprzedzeniem aktualizowane zgodnie z planowanymi wymogami ustawodawcy.

Warto też skorzystać z pomocy specjalisty od wdrożeń, który dostosuje możliwości programów to potrzeb firmy i pomoże jej właścicielowi i pracownikom dobrze przygotować się do nowej rzeczywistości e-fakturowania. BUCHCOM Oprogramowanie dla firm świadczy takie kompleksowe usługi - łącznie z przeszkoleniem kadry.

 

Zobacz też: Faktura ustrukturyzowana dla konsumenta – czy można wystawić ją w KSeF?