Wejście w życie obowiązku wystawiania dokumentów ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Z wyzwaniem tym część przedsiębiorców będzie musiała się zmierzyć już za kilka miesięcy. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. zostaną nim objęte wszystkie firmy. Obecnie resort finansów wciąż pracuje nad rozwiązaniami mającymi ułatwić dokumentowanie transakcji na nowych zasadach. Jednym z nich jest tzw. tryb offline24 w KSeF.

Czym jest tryb offline24 w KSeF?

Rozpoczęcie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez polskich przedsiębiorców wiąże się z różnymi wyzwaniami. Szczególne wątpliwości pojawiają się u podatników, których specyfika działalności wymaga np. pracy w terenie lub prowadzenia sprzedaży w miejscach z ograniczonym dostępem do internetu. Zdarzają się też awarie, które na jakiś czas ograniczają dostęp do sieci.

Tryb offline24 w KSeF zostanie wprowadzony z myślą właśnie o tych użytkownikach. To dobrowolna forma wystawiania faktur, która pozwala na wysłanie ich do systemu z opóźnieniem – najpóźniej do następnego dnia roboczego. W praktyce taki podatnik wystawi fakturę, ale prześle ją do KSeF później. Co ważne, wystawiony w trybie offline dokument będzie posiadał faktyczną datę sprzedaży, a nie datę wysyłki do systemu KSeF.

Możliwość wystawiania faktur offline – od kiedy?

Początkowo zakładano, że tryb offline24 w KSeF będzie rozwiązaniem tymczasowym. Jednak ze względu na potrzeby i uwarunkowania wielu podatników, których sytuacja nie zmieni się wraz z wejściem w życie obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej, zdecydowano się wprowadzić tę opcję na stałe.

Aby z niej skorzystać, podatnik musi posiadać certyfikat wystawcy. Wnioski o jego uzyskanie firmy będą mogły składać już od 1 listopada 2025 r. Natomiast już w czerwcu resort finansów ma ujawnić szczegóły dotyczące generowania i pobierania certyfikatu – znajdą się w dokumentacji API na stronie Ministerstwa. W tym czasie ma też zostać udostępniona testowa wersja nowej Aplikacji Podatnika (KSeF 2.0).

Przekazywanie faktur w trybie offline24 w KSeF

Sposób, w jaki podatnik będzie przekazywał swojemu nabywcy faktury w trybie offline24 w KSeF, zależy od jego statusu:

Krajowy podatnik VAT – wyłącznie przez KSeF. Przepisy nie przewidują innej możliwości dla tej grupy.

Kontrahent zagraniczny, konsument, podmiot nieposiadający numeru NIP – w uzgodniony wcześniej sposób poza KSeF. Może to być np. e-faktura w formacie PDF lub tradycyjny wydruk. W takim wypadku dokument musi posiadać 2 kody QR:

• Kod OFFLINE – umożliwia weryfikację faktury w systemie,
• Kod CERTYFIKAT – potwierdza autentyczność i integralność dokumentu.

Już teraz przygotuj się na KSeF!

Prace nad przepisami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur mają zostać zakończone już w lipcu 2025 r. Na zmiany warto przygotować się już teraz – przede wszystkim poprzez wybór oprogramowania sprzedażowego i księgowego dostosowanego do nowych wymogów. Użytkownicy systemów InsERT, takich jak np. Rachmistrz nexo lub Subiekt nexo, nie muszą obawiać się zmian. Wykorzystywane przez nich programy są już teraz dostosowywane do nowych wymogów, tak by po wejściu w życie zmienionych przepisów mogły być od razu używane zgodnie z wymogami ustawodawcy.

Zobacz też: Załączniki do faktur ustrukturyzowanych – od kiedy w KSeF?