Krajowy Rejestr e-Faktur to zaawansowana platforma teleinformatyczna, która służy do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Nie są to jednak dokumenty w PDF-ach, z jakich przedsiębiorcy korzystają już od wielu lat, ale pliki tworzone według określonego schematu – struktury opublikowanej przez Ministerstwo Finansów.

 

Terminy wprowadzenia KSeF

Platforma KSeF już działa, jednak obecnie podatnicy mogą z niej korzystać dobrowolnie. Obowiązkowa stanie się od 2026 r. i w pierwszej kolejności obejmie największe podmioty.

 

Harmonogram wdrażania KSeF w Polsce:

Od 1 lutego 2026 r. - przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.

Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy.

 

System elektronicznych faktur ustrukturyzowanych zastąpi obecne metody, którymi posługują się podatnicy. W zapomnienie odejdą dokumenty papierowe. Nie będzie też możliwości przygotowania dokumentu np. w excelu lub w wordzie, według własnego schematu.

To rzeczywistość, w które obecnie funkcjonuje bardzo wiele firm. Obowiązkowy KSeF będzie od nich wymagał przejścia na elektroniczne rozwiązania, np. zainstalowania oprogramowania przygotowanego na KSeF.

 

KSeF dla rolników – obowiązkowy czy dobrowolny?

Rolnicy to szczególna grupa, traktowana przez ustawodawcę w dużej mierze ulgowo. Przykładem są chociażby faktury VAT RR dokumentujące sprzedaż dokonaną przez rolnika ryczałtowego, które wystawia nie sam rolnik, ale jego nabywca.

Obowiązkowy KSeF nie ominie jednak rolników. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury rolnika będącego czynnym podatnikiem VAT będą musiały przejść przez KSeF.

 

Ważne!

Największe gospodarstwa rolne będą musiały rozpocząć korzystanie z systemu wcześniej. KSeF dla rolników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczy 200 mln zł, stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.

 

W praktyce KSeF dla rolników oznacza konieczność nauki obsługi tego systemu, zainstalowania oprogramowania gotowego na nowe przepisy lub skorzystania z usług kogoś, kto zrobi to za podatnika, np. księgowego.

Nieco inaczej wygląda sytuacja rolników ryczałtowych, którzy co do zasady nie wystawiają faktur – robi to za nich nabywca.

 

KSeF dla rolników ryczałtowych

Rolnicy ryczałtowi nie prowadzą rozbudowanej księgowości, a obowiązki dokumentacyjne zostały dla nich ograniczone do minimum.

 

Na oficjalnej stronie internetowej resortu finansów czytamy:

Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF.

 

W praktyce oznacza to, że nawet po 1 kwietnia 2026 r. rolnik ryczałtowy będzie mógł pozostać przy fakturach papierowych. Zyska jednak prawo do wskazania swojego nabywcy jako tego, który będzie wystawiał Faktury VAT RR elektronicznie za pośrednictwem KSeF. Co ważne, obowiązek korzystania z tego systemu będzie spoczywał na nabywcach, a nie na rolniku ryczałtowym.

 

Ważne!

Wybór faktur ustrukturyzowanych wiąże się z koniecznością wystawiania korekt i archiwizowania dokumentów również w formie elektronicznej.

 

Wyzwanie dla rolników

Choć przejście z tradycyjnych metod fakturowania na cyfrowy system jest wyzwaniem, KSeF dla rolników wiąże się też z korzyściami. Przede wszystkim nie będą już musieli przechowywać papierowych dokumentów przez 5 lat – w systemie będą one archiwizowane przez 10 lat i będzie go nich łatwy dostęp. Zmniejszą się też kontrole i zniknie konieczność przekazywania dokumentów na żądanie organu podatkowego, ponieważ urzędy będą miały do nich bieżący dostęp. Żadna faktura nie zgubi się ani nie zniszczy. Nabywca nie będzie miał wymówki, że dokument do niego nie dotarł itp.

Oczywiście KSeF dla rolników będzie też wyzwaniem. Warto już teraz przygotować się na zmiany. Jednym z najlepszych rozwiązań jest wdrożenie odpowiedniego oprogramowania gotowego na KSeF, takiego jak systemy oferowane przez InsERT. Wprawdzie nauka jego obsługi dla niektórych osób będzie się wiązała np. z koniecznością odbycia szkolenia, jednak to rozwiązanie pozwala na najlepsze dopasowanie do specyfiki działalności.

 

Zobacz też:

KPiR elektronicznie już od 1 stycznia 2026 r. Nowy projekt rozporządzenia