Faktury VAT RR stanowią szczególny sposób dokumentowania dostawy towarów od rolnika ryczałtowego. Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur nie zmieni istoty sprzedaży produktów rolnych, jednak wymaga dostosowania procedur w firmach nabywców. Z tego poradnika dowiesz się, jak przygotować się na wejście w życie przepisów dotyczących faktury ustrukturyzowanej.

 

Definicja

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska, centralna platforma usług elektronicznych prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, która służy do wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – dokumentów tworzonych według określonego schematu XML, ujednoliconych w swojej strukturze.

 

KSeF dla rolników w 2026  - czy będzie obowiązkowy?

Faktura VAT RR służy do dokumentowania dostawy towarów przez rolnika ryczałtowego na rzecz czynnego podatnika VAT. Istotą tego rodzaju faktury jest przeniesienie obowiązku jej wystawienia ze sprzedawcy na nabywcę. Zasada ta została wprowadzona ze względów praktycznych – wielu rolników nie ma bowiem dostępu do zaawansowanych systemów ERP, w których mogliby wystawić fakturę.

Faktura VAT RR pozwala rolnikowi ryczałtowemu na uzyskanie zwrotu VAT – podatku, który musi zapłacić przy zakupie towarów. Dla nabywcy pozostaje neutralna na gruncie VAT, ponieważ podatnik może w rozliczeniu pomniejszyć o jego kwotę podatek należny.

 

Ten rodzaj dokumentu różni się od tradycyjnych faktur nie tylko ze względu na podmiot, który go wystawia. W fakturze VAT RR może być podawany numer PESEL sprzedawcy zamiast numeru NIP, jak ma to miejsce pomiędzy pozostałymi podmiotami gospodarczymi. Wymaga też obowiązkowego przekazania oświadczenia rolnika o statusie podatkowym.

 

Ważne! Prawidłowe wystawienie faktury VAT RR jest warunkiem do skorzystania z prawa do odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku.

 

Od 1 lutego 2026 r. wejdą w życie nowe przepisy - art. 116 ust. 3b ustawy o VAT w zmieniony brzmieniu, zgodnie z którym faktury VAT RR oraz VAT RR KOREKTA mogą być wystawiane w KSeF, jednak wyłącznie za zgodą dostawcy - rolnika ryczałtowego.

W praktyce oznacza to dobrowolność stosowania KSeF dla rolników w 2026 r. Dostawca może bowiem nie zgodzić się na wystawienie faktury VAT RR w formie ustrukturyzowanej.

 

Faktura VAT RR w formie ustrukturyzowanej – czym się wyróżnia?

Jeśli rolnik ryczałtowy wyrazi zgodę na wystawianie faktur VAT RR w formie ustrukturyzowanej przez system KSeF, obowiązek dostosowania się do zmian będzie spoczywał na nabywcy towarów.

 

Faktura ustrukturyzowana VAT RR pod pewnymi względami różni się od tego rodzaju dokumentu wystawianego w sposób tradycyjny. Wynika to chociażby z technicznych wymogów systemu KSeF oraz obowiązującego schematu.

 

NIP zamiast PESEL-u

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, specyfika faktur VAT RR pozwala na zastosowanie w niej numeru PESEL rolnika jako dostawcy towaru. Jednak nie będzie to możliwe w przypadku faktury wystawianej w KSeF.

Numerem identyfikacyjnym w KSeF jest zawsze NIP. Jeśli rolnik nie posiada tego numeru, musi dopełnić obowiązków rejestracyjnych w urzędzie skarbowym. Nie jest to skomplikowana procedura – raczej formalność, o którą dostawca produktów rolnych będzie musiał zadbać przed wystawieniem pierwszej faktury VAT RR w KSeF.

 

Oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego

W przypadku tradycyjnych dokumentów wystarczyło zamieścić na fakturze VAT RR następującą adnotację:

"Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług".

Faktury VAT RR w KSeF nie będą zawierały takiego oświadczenia. Jednak dalej będzie ono wymagane. W nowym stanie prawnym oświadczenie uznaje się za złożone z chwilą wskazania przez rolnika nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR. Czynność ta musi być dokonana przez KSeF.

 

Odliczenie zryczałtowanego zwrotu podatku

Możliwość odliczenia przez nabywcę kwoty zryczałtowanego podatku wynikającego z faktury VAT RR jest obwarowana kilkoma warunkami.

 

Zgodnie z art. 116 ust. 6 ustawy o VAT w brzmieniu od 1 lutego 2026 r., odliczenie może zostać dokonane, jeśli:

Nabycie produktów rolnych było związane z dostawą opodatkowaną (czyli nabywca jest czynnym podatnikiem VAT)

Zapłata nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego (nie gotówką)

Dokument płatności zawiera dane identyfikacyjne faktury (w tytule przelewu)

Faktura została wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT

Rolnik złożył oświadczenie o statusie podatkowym

Jak widać, dość łatwo jest popełnić błąd, który pozbawia nabywcę prawa do odliczenia zwrotu zryczałtowanego podatku. Wystarczy chociażby uregulować należność gotówką, a nie przelewem, by stracić prawo do zwrotu.

 

W świetle nowych przepisów o KSeF duże znaczenie ma też punkt 3 z powyższej listy. Wskazuje on bowiem, że dokument płatności, czyli potwierdzenie przelewu, musi zawierać numer identyfikujący fakturę VAT RR w KSeF. Wymaga to zachowania szczególnej staranności ze strony nabywcy – błąd będzie bowiem skutkował utratą prawa do odliczenia.

 

W praktyce konieczne będzie albo wdrożenie dodatkowych procedur, które pomogą podatnikowi zadbać o tę kwestię, np. podwójną weryfikację płatności, albo dostosowanie używanych systemów księgowych do nowych wymogów. Wielu przedsiębiorców korzysta bowiem z narzędzi, które automatyzują płatności. Sprostanie nowym wymogom wiąże się z koniecznością koordynacji między programami księgowymi a KSeF.

 

 

Co możesz zrobić już teraz?

Sprawdź, czy Twój program księgowy jest gotowy na KSeF. Jego funkcje powinny umożliwiać sprawną i prawidłową obsługę faktur VAT RR ustrukturyzowanych. Jeśli posiada on też narzędzia do obsługi płatności, zwróć uwagę na rozwiązania w zakresie koordynacji, które w nim zastosowano. Programy takie jak Rachmistrz nexo czy Rachmistrz GT od firmy InsERT są w pełni gotowe na KSeF i związane z nim zmiany.

 

 

Co trzeba zrobić, by nabywca mógł wystawiać faktury VAT RR w KSeF?

Choć sam proces wystawiania faktur VAT RR leży po stronie nabywcy, aby rozpocząć korzystanie z KSeF, rolnik ryczałtowy również musi poczynić pewne kroki.

 

Aby rolnik mógł otrzymywać faktury ustrukturyzowane VAT RR w KSeF, konieczne jest przejście kilku kroków:

Udzielenie zgody na wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę produktów rolnych.

Uwierzytelnienie się rolnika w KSeF.

Złożenie oświadczenia o statusie rolnika w systemie.

Wskazanie nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur.

Po przejściu tej procedury nabywca produktów od rolnika ryczałtowego może już wystawiać faktury VAT RR w KSeF.

 

Ważne! Fakturę VAT RR należy wystawić w ciągu 7 dni od dnia nabycia produktów rolnych. To dość krótki termin, w którym nabywca musi zadbać o prawidłowe udokumentowanie transakcji. Musi też zadbać o kwestie, o których wspomniano wcześniej, by zachować prawo do odliczenia zwrotu zryczałtowanego podatku.

 

VAT RR KOREKTA w KSeF

Korekty faktur z KSeF również muszą być wystawione w formie ustrukturyzowanej. Dotyczy to także VAT RR. Korekta jest wymagana w sytuacji, gdy zmianie ulegnie wartość nabytych produktów bez kwoty ryczałtu lub kwota zryczałtowanego zwrotu podatku wskazana na fakturze. Fakturę VAT RR KOREKTA trzeba wystawić także w przypadku zwrotu produktów rolnych bądź całości lub części zapłaty, a także przy zaistniałej pomyłce w jakiejkolwiek pozycji faktury.

 

Ważne!

Do faktury VAT RR z KSeF nie można wystawić faktury VAT RR KOREKTA w formie tradycyjnej – musi to być dokument w formacie ustrukturyzowanym. Szczególne znaczenie ma tu korzystanie z funkcjonalnego oprogramowania do zarządzania sprzedażą, który tę czynność umożliwi.

 

Przechowywanie faktur VAT RR

Zgodnie z przepisami, rolnicy ryczałtowi muszą przechowywać faktury VAT RR i korekty do nich przez 5 lat – licząc od końca roku, w którym dokumenty te zostały wystawione. Archiwizacja może być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej.

Rolnicy, którzy zdecydują się na faktury VAT RR ustrukturyzowane, nie będą musieli zaprzątać sobie głowy archiwizacją. Wszystkie dokumenty wystawione w KSeF będą przechowywane w tym systemie aż przez 10 lat. Podatnik będzie miał do nich dostęp z dowolnego miejsca. To znaczne ułatwienie dla rolników, którzy zyskają pewność, że ich dokumenty nie zgubią się ani nie ulegną zniszczeniu.

System centralnej archiwizacji dokumentów pozwoli też oszczędzić czas i koszty, które obecnie trzeba ponosić w związku z przechowywaniem faktur w tradycyjnej formie.

 

Jak przygotować się do wystawiania faktur VAT RR w KSeF?

Podatnicy, którzy w 2026 r. będą chcieli zacząć wystawiać faktury VAT RR w KSeF, będą mieli zadanie nieco trudniejsze niż pozostali przedsiębiorcy. Oprócz samego wdrożenia systemu we własnej firmie, będą bowiem musieli także przygotować swoich dostawców – rolników ryczałtowych – na planowane zmiany.

 

Harmonogram wdrożenia KSeF w polskich firmach

• Od 1 lutego 2026 r.: Podatnicy, u których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

• Od 1 kwietnia 2026 r.: Pozostali podatnicy, z wyjątkiem tych, których wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczyła 10.000 zł.

• Od 1 stycznia 2027 r.: Wszyscy podatnicy, także „cyfrowo wykluczeni”.

 

Jak przygotować się do współpracy z rolnikami?

Przedsiębiorcy nabywający produkty od rolników ryczałtowych muszą odpowiednio przygotować swoje firmy do KSeF. Proces ten może wymagać przekonania swoich dostawców o praktyczności nowego systemu. Należy przy tym pamiętać, że ostateczna decyzja o korzystaniu z KSeF należy do rolnika.

Choć obowiązek wystawiania faktur VAT RR spoczywa na nabywcy, rolnik ryczałtowy również będzie musiał poznać podstawowe funkcje systemu. Ma to znaczenie m.in. podczas udzielania zgody na faktury ustrukturyzowane i uwierzytelniania swojego statusu w systemie KSeF.

 

Co warto zrobić na etapie wdrażania KSeF w firmie?

Aby współpraca z rolnikami ryczałtowymi została wdrożona płynnie, warto się do niej dobrze przygotować. Przede wszystkim ustalić, którzy rolnicy są gotowi „przestawić się” na fakturę ustrukturyzowaną. W tym celu część przedsiębiorców przygotowuje materiały – ulotki itp., które w prosty sposób wyjaśniają sposób funkcjonowania systemu KSeF.

Dobrym pomysłem jest zorganizowanie spotkań, podczas których rolnikom zostaną przybliżone korzyści z wdrożenia faktury ustrukturyzowanej.

 

Rolnicy ryczałtowi, którzy zgodzą się na korzystanie z KSeF, mogą wymagać wsparcia w kwestiach technicznych. Firmy mogą w tym celu wyznaczyć konkretnych pracowników lub skorzystać z zewnętrznej firmy wdrożeniowej. Najlepiej wybrać specjalistę, który zna specyfikę branży rolniczej, ale też jest dobrze zaznajomiony z kwestiami księgowymi. Wdrożeniowcy BUCHCOM zapewniają taką pomoc i praktyczne szkolenia.

 

Firmy współpracujące z rolnikami ryczałtowymi będą miały zadania trudniejsze niż pozostali podatnicy. Obok wdrażania KSeF we własnym przedsiębiorstwie będą bowiem musieli edukować i pomagać swoim dostawcom. Warto wcześniej ustalić plan działania, wybrać odpowiednie oprogramowania, takie jak systemy InsERT, wdrożyć procedury, a w kolejnych etapach analizować prawidłowość działania wprowadzonych rozwiązań i dokonywać ewentualnych zmian.