Zwolnienie z VAT w 2026 r. przysługuje podatnikom, których przychód nie przekracza 240 tys. zł rocznie. W przypadku osób rozpoczynających działalność w ciągu roku, limit należy wyliczyć proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia. Nievatowcy korzystają z licznych preferencji, m.in. nie muszą wysyłać każdego miesiąca plików JPK i prowadzić ewidencji VAT. Czy zwolnienie w ich przypadku dotyczy także obowiązkowego KSeF?
KSeF dla nievatowców – czy jest obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur zostanie wprowadzony stopniowo dla trzech grup podatników. Pierwsza musi obowiązkowo wdrożyć go już od 1 lutego 2026 r. Dotyczy to największych podmiotów – tych, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln złotych.
Kolejna grupa zacznie korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. To wszyscy pozostali podatnicy – także zwolnieni z VAT. Przepisy nie określają w tym zakresie żadnych preferencji dla przedsiębiorców, których przychód w 2025 r. nie przekroczył 240 tys. zł.
Jedynie dla najmniejszych podmiotów przewidziano możliwość odsunięcia w czasie wdrożenia systemu KSeF. Dotyczy to firm, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, a kwota pojedynczej faktury to maksymalnie 450 zł. Ta grupa to tzw. „wykluczeni cyfrowo” – określenie to odnosi się do częstego w przypadku najmniejszych podmiotów braku dostępu do oprogramowania czy nawet internetu.
Ważne!
„Wykluczeni cyfrowo” też będą musieli korzystać z KSeF – od 1 stycznia 2027 r.
Jak nievatowiec może przygotować się do KSeF?
Choć Krajowy System e-Faktur jest dla wielu podatników sporą rewolucją, ogólne zasady wystawiania faktur nie ulegną zasadniczym zmianom. Dokumenty te będzie trzeba jednak wystawiać, przekazywać i archiwizować w systemie Ministerstwa Finansów. Nie będzie już możliwości zmiany faktury po wystawieniu czy jej skasowania – dokument wystawiony w KSeF może być co najwyżej skorygowany, jednak wszystko odbywać się będzie pod kontrolą rządowej platformy.
Najprostszym sposobem na przygotowanie się nievatowca na KSeF jest zakup oprogramowania do zarządzania sprzedażą, gotowego na zmiany w przepisach. Użytkownicy programów takich jak Subiekt 123, Subiekt nexo czy Subiekt GT nie muszą wdrażać żadnych specjalnych przygotowań. W systemach tych już teraz jest możliwość wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF.
Ważne!
Jeśli jesteś na etapie zakupu oprogramowania gotowego na KSeF, skorzystaj z pomocy doświadczonego wdrożeniowca. Specjalista optymalnie dopasuje program do potrzeb Twojej firmy zwolnionej z VAT i wprowadzi Ciebie i Twoich pracowników w pracę z KSeF. Dzięki temu oszczędzisz czas i unikniesz błędów podczas korzystania z systemu.
Wyjątki od KSeF
Przepisy przewidują też kilka wyjątków – z Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie trzeba korzystać, jeśli:
- firma nie ma siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce,
- firma ma stałe miejsce w Polsce, ale nie bierze ono udziału w danej transakcji,
- podatnik sprzedaje towary lub usługi, które mają własne zasady dokumentowania (np. bilety za przejazd autostradą, bilety jednorazowe za transport),
- przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia na podstawie szczególnych przepisów (art. 113a 1 ustawy o VAT),
- podatnik korzysta ze specjalnych procedur podatkowych (np. np. VAT IOSS w zakresie SOTI).
Z KSeF nie trzeba korzystać także wtedy, gdy wystawiamy fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Podobnie w przypadku VAT RR – faktury wystawianej przez nabywcę, dokumentującej sprzedaż towarów od rolnika ryczałtowego. Fakturę VAT RR trzeba wystawić w formie ustrukturyzowanej, jeśli rolnik wyrazi taką wolę.
Więcej przeczytasz w Poradniku: KSeF w programach InsERT
