22 644 08 44
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla większości firm wejdzie w życie już w 2026 roku. Docelowo będą go musieli wdrożyć wszyscy podatnicy – także ci najmniejsi. Jeśli pracujesz z programami InsERT, nie musisz się martwić! Systemy takie jak Subiekt nexo, Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo są gotowe na zmiany i na bieżąco aktualizowane. A jeśli jeszcze z nich nie korzystasz? Sprawdź, jak zacząć!
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to zaawansowany, ogólnopolski system informatyczny, który służy do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. To dokumenty tworzone w ujednoliconym schemacie, określonym przez ustawodawcę.
Więcej o KSeF przeczytasz w Poradniku: KSeF 2.0 – wszystko, co musisz wiedzieć
Jak przygotować swoją firmę na KSeF?
KSeF to potężna zmiana, która całkowicie przeorganizuje obieg faktur w Polsce. Docelowo będzie prościej i szybciej – wiele procesów będzie można zautomatyzować, a dostarczanie i odbieranie dokumentów zostanie uwolnione od wielu obecnych problemów (np. konieczności wystawiania duplikatów, opóźnień w dostarczeniu faktury). Jednak na początku wprowadzenie zmian będzie dla wielu firm sporym wyzwaniem.
Najprostszym, a przy tym najbardziej skutecznym sposobem na sprawne wdrożenie KSeF w firmie jest wybór oprogramowania gotowego na zmiany. Programy InsERT, takie jak Subiekt nexo czy Subiekt 123 do szybkiego wystawiania faktur, czy systemy księgowe Rachmistrz nexo i Rewizor nexo, od lat cieszą się ogromną popularnością.
Jeśli korzystasz z programów InsERT, jesteś gotowy na KSeF! Producent na bieżąco dostosowuje je do informacji napływających z Ministerstwa Finansów. Dzięki temu masz pewność, że wystawiane faktury ustrukturyzowane będą spełniały wszystkie wymogi określone w przepisach.
Jeśli do tej pory korzystałeś z innego systemu, autorskiego rozwiązania (np. schematów faktur w excelu) czy wystawiałeś dokumenty papierowe, czas na zmiany jest już teraz. Wybierz programy InsERT, aby gładko dostosować się do nowych wymagań związanych z KSeF.
KSeF w programach InsERT
Aby obsługiwać KSeF, programy InsERT korzystają z zaawansowanego API (Interfejs Programowania Aplikacji). Dzięki temu łączą się z systemem w taki sposób, by spełniać wszystkie wymagania techniczne i formalne określone przez ustawodawcę.
KSeF w programach InsERT pozwoli Ci wystawiać, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane, dzięki czemu Twoje dokumenty zachowają moc prawną zgodnie z nowymi przepisami.
Obsługa KSeF w programach InsERT będzie zależała od systemu, którego używasz i od rozwiązań, jakie stosujesz w swojej działalności.
Programy sprzedażowe InsERT – obsługa KSeF
Najpopularniejszym programem InsERT gotowym na KSeF jest oczywiście Subiekt nexo. Wiele firm wciąż korzysta też z jego poprzednika: systemu Subiekt GT cenionego m.in. za klasyczny interfejs. Mali przedsiębiorcy szukający prostych rozwiązań często wybierają intuicyjną aplikację do wystawiania faktur Subiekt 123. Z kolei firmy wymagające dodatkowych funkcji stawiają na zaawansowaną wersję Subiekt nexo PRO.
Obsługa KSeF w Subiekcie 123
Subiekt 123 to prosty program udostępniający wszystkie funkcje potrzebne do sprawnego i wygodnego zarządzania sprzedażą. Jeśli go masz lub planujesz wdrożyć w swojej firmie, jesteś gotowy na KSeF.
KSeF w Subiekcie 123 to:
Wystawianie, pobieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur).
Wysyłanie do KSeF faktur marża.
Automatyczna zamiana pobranych e-faktur zakupowych na dokumenty, które można na bieżąco przekazać do działu księgowości lub biura rachunkowego.
Zakładka „e-Faktury z KSeF” w której znajdziesz wszystkie swoje dokumenty. Możesz też sprawdzić m.in. status płatności, księgowość czy JPK.
Zarządzanie otrzymanymi fakturami ustrukturyzowanymi – sprawdzenie numeru konta kontrahenta w wykazie podatników, zmiana daty otrzymania dokumenty, oznaczenie płatności częściowych itp.
Nadawanie ról i uprawnień pracownikom z modułem Użytkownik+.
Weryfikacja dokumentu pod kątem zgodności z wzorem Ministerstwa Finansów.
Pobieranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru) dla faktur wystawionych w systemie KSeF.
Jak widać, Subiekt 123 pozwala na pełne zarządzanie funkcjami systemu KSeF. Jak rozpocząć pracę w trybie zgodności z nowymi wymogami i zacząć wystawiać faktury ustrukturyzowane? To proste. Zrobisz to w sześciu krokach, po których tworzenie kolejnych dokumentów będzie już szybkie i intuicyjne:
- Wejdź na Konto InsERT i aktywuj funkcjonalność KSeF.
- Zaloguj się do Subiekta 123 i włącz integrację z KSeF.
- Sprawdź token wygenerowany w Aplikacji Podatnika i wprowadź go w programie.
- Aby utworzyć pierwszy dokument, wybierz dla niego rodzaj „Faktura do KSeF”.
- Po sporządzeniu dokumentu zapisz go i wybierz opcję „Wyślij do KSeF”.
- Pojawi się okno z listą dokumentów gotowych do wysłania.
Po zatwierdzeniu dokument zmieni status na „Wysyłanie”. Natomiast gdy otrzyma numer KSeF, status zmieni się na „Zarejestrowano”.
Proste, prawda? Właśnie tak wygląda praca z programem Subiekt 123 w KSeF! Jak widać, nie trzeba rewolucji. Wystarczy odpowiednie oprogramowanie, nawet jeśli na co dzień wystarcza Ci prosty system, jakim jest Subiekt 123.
Obsługa KSeF w Subiekcie nexo i Subiekcie nexo PRO
Subiekt nexo i jego wersja PRO z dodatkowymi funkcjonalnościami to jedne z najchętniej wybieranych programów do zarządzania sprzedażą. Szerokie możliwości i łatwa obsługa sprawiają, że system ten spełnia potrzeby zarówno mikroprzedsiębiorców, jak i małych oraz średnich firm. To program gotowy na fakturę ustrukturyzowaną i Krajowy System e-Faktur. Jeśli chcesz dobrze przygotować się do zmian, przetestuj nowe możliwości Subiekta już teraz!
Jak aktywować KSeF w Subiekcie nexo/Subiekcie nexo PRO?
Aby włączyć obsługę KSeF w Subiekcie nexo lub Subiekcie nexo PRO, wejdź do modułu Laboratorium. Zaakceptuj regulamin i uruchom usługę Krajowy System e-Faktur. Pojawi się okno, w którym możesz dowolnie skonfigurować swoją pracę z systemem. Pamiętaj o wybraniu Bramki produkcyjnej lub Wirtualnej bramki nexo.
Testowanie KSeF w Subiekcie
Wirtualna bramka nexo pozwala na wykorzystanie testowej bazy danych, by sprawdzić funkcjonalność i nauczyć się obsługi e-faktury ustrukturyzowanej. To świetny sposób na przetestowanie systemu, bez realnej wysyłki danych do KSeF.
Bramka produkcyjna to realne narzędzie, które umożliwia wysyłkę dokumentów do KSeF – ze wszystkimi skutkami prawno-skarbowymi. Aby zacząć z niej korzystać, wygeneruj token autoryzacyjny za pomocą bezpłatnych narzędzi dostępnych w serwisach resortu finansów.
Jak wygląda obsługa KSeF w Subiekcie nexo i Subiekcie nexo PRO?
Niezależnie od tego, czy prowadzisz księgowość samodzielnie, czy korzystasz z usług biura rachunkowego, Subiekt nexo/nexo PRO daje Ci możliwość pełnej obsługi systemu KSeF.
KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO to:
Wysyłka faktur sprzedażowych (także do paragonu), zaliczkowych, marża oraz faktur uproszczonych.
Subiekt nexo/nexo PRO posiada dwa tryby wysyłki dokumentów: automatyczna wysyłka bezpośrednio po zapisie oraz wysyłka ręczna na żądanie (np. na koniec dnia).
W module Wysyłka możesz sprawdzić, czy dokument został poprawnie zapisany, jeszcze przed jego wygenerowaniem. Przed wysyłką warto sprawdzić podgląd e-faktury – na tym etapie możliwe jest jeszcze wprowadzenie zmian w jej treści.
Prawidłowo wystawiony i przesłany dokument uzyskuje unikalny numer KSEF_ID. Można go sprawdzić w dedykowanej kolumnie “Numer KSeF”.
Odbieranie faktur zakupowych
Aby przetestować odbieranie faktur od kontrahentów, skorzystaj z Wirtualnej bramki nexo. Przykładowy, losowo stworzony próbny dokument pozwoli Ci sprawdzić, jak działa ta funkcja i jak wygląda faktura odebrana w KSeF.
Gdy już przetestujesz funkcjonalność programu i zechcesz realnie połączyć się z systemem, skorzystaj z modułu Odbiór w węźle Krajowy System e-Faktur.
Otwórz widok „Do przetworzenia” i kliknij „Pobierz e-Faktury”. Możesz pobrać wszystkie dostępne dokumenty lub tylko te ze wskazanego okresu. Istnieje też opcja ustawienia automatycznego pobierania ich w określonych odstępach czasu. Od tego momentu nie tylko masz wgląd do swoich faktur zakupowych, ale też możesz nadawać im status czy przekształcać w pliki Subiekta, gotowe do dalszego przetwarzania, np. w programie księgowym.
Przechowywanie i zarządzanie e-fakturami
Faktury z KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO dostępne są z poziomu intuicyjnego panelu. Zostały one podzielone na kategorie:
- Do przetworzenia: pobrane z KSeF, ale nie przekształcone w dokumenty Subiekta
- Przetworzone: pobrane i przekształcone w dokumenty Subiekta
- Nie podlega: pobrane, niepodlegające przetworzeniu
- Wszystkie dokumenty: zbiór wszystkich dokumentów, bez względu na status wysyłki czy poprawność
KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO – księgowość prowadzona samodzielnie
Z programami InsERT firmy prowadzące księgowość samodzielnie mogą sprawnie i skutecznie wdrożyć system KSeF. Program Subiekt nexo oraz jego wyposażona w dodatkowe funkcje wersja – Subiekt nexo PRO – pozwalają na pełną obsługę faktury ustrukturyzowanej oraz wykonywanie wielu dodatkowych czynności.
InsERT oferuje następujące programy księgowe:
Rachmistrz nexo – uproszczona księgowość
Rewizor nexo – pełna księgowość
Aktywacja KSeF w programach księgowych InsERT odbywa się tak samo, jak w przypadku Subiekta nexo – w module Laboratorium.
W Rachmistrzu nexo i Rewizorze nexo również możesz sprawdzić funkcjonalność KSeF w trybie testowym. Skorzystaj w tym celu z Wirtualnej bramki nexo.
Gdy już zdecydujesz się uruchomić KSeF, faktury znajdziesz w module Dokumenty pobrane. Będą tam faktury ustrukturyzowane oraz dokumenty OCR pobrane z aktywnej usługi Portal Dokumentów.
W zakładce „Pobierz e-Faktury” możesz wybrać tryb pobierania dokumentów:
- Online od ostatniego odbioru
- Online z wybranego okresu
- Online na podstawie KSeF ID (pobranie konkretnego dokumentu z KSeF)
Dane z dokumentu podzielone zostały na zakładki:
- Podstawowe dane z e-Faktury
- Pozycje dokumentu
- Płatności
- Dane dotyczące VAT
- Podgląd XML wyświetlający pierwotną postać faktury ustrukturyzowanej;
- Powiązania.
Dane z e-Faktury zostaną automatycznie dopasowane do kontrahenta zapisanego w Kartotece, na podstawie jego numeru NIP. W Parametrach Krajowego Systemu e-Faktur (Moduł Konfiguracja) możesz ustawić, co program zrobi w przypadku braku danej firmy w bazie. Do wyboru masz następujące opcje:
- Nic nie rób – faktura zostanie wystawiona bez danych podmiotu
- Zapisz nowego klienta na podstawie danych faktury – do kartoteki zostanie automatycznie dodany nowy klient
- Pobierz dane z GUS – klient zostanie dodany do kartoteki
- Pobierz dane z CEIDG – klient zostanie dodany do kartoteki
W programie można też ustawić sposób postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości pomiędzy danymi kontrahenta zapisanymi w kartotece a widniejącymi na fakturze.
Opisywanie i dekretacja faktur ustrukturyzowanych
Dużą zaletą obsługi e-Faktur w programie Rachmistrz i Rewizor nexo jest znaczne automatyzowanie czasochłonnych procesów księgowych. W środkowym panelu widoku Dokumenty pobrane znajdziesz pole do opisywania dokumentów. Wiele danych zostanie pobranych z KSeF automatycznie, m.in. numer, data i miesiąc rozliczeniowy. Na tej podstawie system dobiera schemat dekretacji do wprowadzenia dokumentu do ewidencji księgowej.
Skorzystaj też z trzeciej ikony panelu środkowego z polami opisowymi. Mają one wpływ na przebieg automatycznej dekretacji faktury z KSeF.
Zgodnie ze schematem dekretacji, faktury ustrukturyzowane można wprowadzać do ewidencji księgowych w Rachmistrzu nexo lub Rewizorze nexo:
Automatycznie: to sposób, który znacznie oszczędza czas księgowego, a przy tym przyczynia się do zmniejszenia ryzyka błędów. Aby uruchomić automatyczną dekretację, po prostu zaznacz e-Faktury i wybierz opcję „Dekretuj” lub „Dekretuj automatycznie”. Na podstawie posiadanych danych program stworzy dokumenty księgowe i zapisy VAT.
Ręcznie: dane z e-Faktury zostaną wczytane automatycznie, natomiast informacje takie jak kolumna w KPiR czy konta księgowe trzeba wprowadzić ręcznie.
Współpraca programów InsERT w jednym systemie: Subiekta nexo z Rachmistrzem nexo czy Rewizorem nexo, to optymalny sposób na obsługę KSeF. Jeśli w Twojej firmie masz dział księgowy, wykorzystaj oprogramowanie tej samej linii, ponieważ znacznie przyśpieszy to obsługę i usprawni wiele procesów, także tych uznawanych za czasochłonne.
KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO – korzystanie z usług biura rachunkowego
Outsourcing usług księgowych to jedno z najpopularniejszych rozwiązań wśród małych i średnich firm, a także mikroprzedsiębiorców. Powierzenie rozliczeń profesjonalistom pozwala uniknąć błędów wynikających m.in. z nieznajomości ciągle zmieniających się przepisów.
Wybierz biuro rachunkowe, które również korzysta z programów InsERT. Dzięki temu komunikacja z Twoim księgowym będzie błyskawiczna. System InsERT automatyzuje mnóstwo procesów: od dostarczania dokumentów, przez rozrachunki, składanie deklaracji do urzędów, aż po wyliczenia i dostarczanie informacji o składkach i podatkach do zapłaty.
Biuro rachunkowe, które korzysta z programów InsERT, takie jak BUCHCOM, udostępnia swoim klientom Portal Biura oraz Portal Dokumentów. To zaawansowane, a przy tym niezwykle intuicyjne w obsłudze platformy do komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a jego księgowym. Wystarczy, że zaimportujesz do niej swoje e-Faktury wystawione w Subiekcie oraz dodasz pozostałe dokumenty, a cała reszta pozostaje po stronie biura księgowego.
Zobacz, jakie to proste: zainstaluj aplikację, by zrobić zdjęcie dokumentu i błyskawicznie przesłać je do Portalu. Nie musisz nawet uruchamiać skanera.
System KSeF w programach InsERT jeszcze bardziej uprości obsługę dokumentów i komunikację z biurem rachunkowym. Wszystkie faktury będą bowiem w jednolitym schemacie. Wystarczy je pobrać i zaimportować. Jedynie dodatkowe dokumenty, np. umowy czy oświadczenia, będzie trzeba przesłać w formie PDF lub zdjęcia. Tak naprawdę obowiązkowy KSeF stanie się dla podatników uproszczeniem i ułatwieniem, a przy tym zwiększy pewność prawidłowych rozliczeń!
Dla biur rachunkowych: KSeF w programie Rachmistrz nexo i Rewizor nexo / nexo PRO
Rachmistrz nexo i Rewizor nexo to w pełni funkcjonalne systemy księgowe, od lat chętnie wykorzystywane przez profesjonalne biura rachunkowe. Zapewniają narzędzia do kompleksowej obsługi ksiąg rachunkowych oraz uproszczonej księgowości polskich firm.
Korzystanie z programów księgowych InsERT nexo pomaga biurom rachunkowym dostosować się do zmian.
Funkcjonalności i sposób uruchomienia KSeF w biurze rachunkowym są takie same, jak opisane w sekcji dla księgowych firm: KLIKNIJ
Programy księgowe InsERT – Rachmistrz nexo/nexo PRO do obsługi uproszczonej księgowości oraz Rewizor nexo/nexo PRO do prowadzenia ksiąg handlowych są w pełni przygotowane na KSeF. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, systemy te automatyzują wiele czasochłonnych procesów, dzięki czemu obsługa księgowa jest szybsza i efektywniejsza.
Księgowy ma do dyspozycji także Portal Biura oraz Portal Dokumentów – platformy służące są sprawnej komunikacji z klientami. To narzędzia wyjątkowo cenione przez właścicieli firm. Wszystkie dokumenty przesyłają oni online – wystarczy przesłać plik lub np. zdjęcie dokumentu, by w czasie rzeczywistym trafiły one do księgowego. Bez uciążliwej konieczności dostarczania papierowych faktur. Komunikacja w drugą stronę również jest uproszczona – w Portalu klient ma do dyspozycji wszystkie informacje dotyczące np. podatków czy składek do zapłaty.
Gdy wejdzie w życie obowiązkowy KSeF, praca księgowego tak naprawdę stanie się prostsza i szybsza. Ujednolicony format e-faktury ustrukturyzowanej zwiększy skuteczność obsługi dokumentów, a programy InsERT nexo gotowe na KSeF pomogą podnieść na najwyższy poziom jakość usług księgowych.
Obsługa KSeF w Subiekcie GT
Subiekt GT to jeden z najbardziej rozpoznawalnych i cenionych programów sprzedażowych. Wiele firm korzysta z niego już od wielu lat i nie chce rozstawać się z przyjaznym, tradycyjnym interfejsem. Jeśli też jesteś zwolennikiem Subiekta GT, nie musisz zmieniać tego programu w związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF. Podobnie jak systemy InsERT nexo, linia GT również jest gotowa na KSeF! Możesz wdrożyć go w swojej działalności niezależnie od tego, czy prowadzisz księgowość samodzielnie, czy korzystasz z usług biura rachunkowego.
Zarówno firmy, jak i biura rachunkowe wciąż chętnie korzystają też z programów księgowych Rachmistrz GT i Rewizor GT. Systemy te również są gotowe na zmiany związane z obowiązkowym KSeF!
KSeF w Subiekcie GT – księgowość prowadzona samodzielnie
Subiekt nexo jest gotowy na KSeF! Jeśli prowadzisz księgowość samodzielnie, zapewne korzystasz w tym celu z Rachmistrza GT lub Rewizora GT. Jeśli nie, najlepszym wyborem będzie wdrożenie tych systemów księgowych w swojej firmie. Dzięki temu wiele procesów zostanie zautomatyzowanych, a co za tym idzie staną się łatwiejsze i szybsze.
Jak zacząć pracę z KSeF w Subiekcie GT? Zacznij od włączenia w Laboratorium funkcjonalności związanych z tym systemem.
W Subiekcie GT obsługiwane są następujące faktury z KSeF:
- faktury sprzedaży
- faktury uproszczone
- faktury zaliczkowe
- faktury marża.
Zanim zaczniesz realną pracę z fakturą ustrukturyzowaną, możesz przetestować funkcjonalność KSeF. Do wyboru masz bowiem dwie opcje:
Bramka testowa KSeF pozwala na sprawdzenie, jak pracuje się z fakturą ustrukturyzowaną, bez jej realnej wysyłki do systemu Ministerstwa Finansów. Działanie w tym modelu nie spowoduje żadnych skutków prawnych i skarbowych – służy wyłącznie nauce.
Środowisko produkcyjne KSeF – uruchom je, gdy chcesz na dobre rozpocząć pracę w KSeF. Aby to zrobić, wygeneruj token autoryzujący za pomocą bezpłatnych narzędzi dostępnych w serwisach resortu finansów. Gdy już uruchomisz KSeF, wszystkie wystawiane w tym systemie faktury ustrukturowane będą pełnoprawnymi dokumentami spełniającymi nowe wymogi ustawodawcy.
Ważne! Zanim wyślesz wystawioną e-fakturę do KSeF, w Subiekcie GT możesz sprawdzić jej podgląd. W takim widoku łatwiej wychwycić ewentualne błędy i poprawić je jeszcze przed wysyłką dokumentu.
Faktura ustrukturyzowana wysłana do KSeF otrzymuje unikalny numer KSEF_ID. W Subiekcie GT możesz go sprawdzić w kolumnie „Numer KSeF”.
Jak odbierać e-faktury z KSeF w Subiekcie GT?
Faktur z KSeF w Subiekcie GT znajdziesz w module e-Faktury dostępnym w węźle Zakupy. Nie musisz samodzielnie ich pobierać – program automatycznie sprawdza, czy są dostępne w systemie i umieści je w tym miejscu w formacie XML.
Istnieje też opcja ręcznego pobierania faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatników, od których kupiłeś towar lub skorzystałeś z usług. Aby skorzystać z tej możliwości, w menu „Pobierz e-Faktury z KSeF: wybierz jedną z opcji:
Od ostatniego odbioru – program zapamiętuje datę ostatniego pobierania e-faktur, dzięki czemu pobiera wyłącznie te, które pojawiły się w systemie od tego czasu.
Z wybranego okresu – możesz określić okres, z którego system pobierze e-Faktury.
Jeśli chcesz, aby Subiekt GT pobierał dokumenty przy każdym uruchomieniu lub cyklicznie, co określoną liczbę minut, wybierz odpowiednie ustawienie z górnego menu Operacje.
Co dalej z fakturami zakupowymi z KSeF?
Wprowadzanie faktur zakupowych do programu bywa procesem czasochłonnym i uciążliwym – szczególnie wtedy, gdy są to dokumenty papierowe. Korzystanie z KSeF w Subiekcie GT w znacznej mierze automatyzuje ten proces. Dzięki temu nie tylko przyśpiesza czynność, ale też minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.
Wystawienie faktury zakupu w Subiekcie GT na podstawie faktury z KSeF daje skutek magazynowy i finansowy, dzięki czemu pozwala sprawnie zarządzać firmą. Dodatkowo Subiekt GT został wyposażony w szereg mechanizmów, które te procesy automatyzują, np. rozpoznawanie klientów, mapowania jednostek i miar itp.
Istnieje też inny sposób na wiązania faktur z Subiekta GT z e-fakturami z KSeF. Podczas wystawiania dokumentu wpisz jego numer KSeF. Program wyszuka ten dokument spośród pobranych faktur – wystarczy go zatwierdzić, by faktury zostały powiązane. W razie potrzeby może też zaproponować uzupełnienie brakujących danych.
Praca z KSeF w Rewizorze GT i Rachmistrzu GT
Jeśli prowadzisz księgowość samodzielnie, wybierz odpowiedni program linii InsERT GT:
Rachmistrz GT – księgowość uproszczona: księga przychodów i rozchodów, ryczałt
Rewizor GT – pełna księgowość: księgi handlowe
Podobnie jak w przypadku Subiekta GT, aby uruchomić KSeF w Rachmistrzu GT lub Rewizorze GT, skorzystaj z Laboratorium. Na początku możesz przetestować działanie systemu bez realnych konsekwencji prawno-skarbowych.
Bramka testowa KSeF pozwala na wypróbowanie funkcjonalności KSeF w programie księgowym Rachmistrz GT lub Rewizor GT. Aby korzystać w wirtualnej bramki, utwórz kopię podmiotu z nazwą "TEST_KSEF" lub skorzystaj z podmiotu w wersji demo.
Środowisko produkcyjne KSeF pozwala na rzeczywistą komunikację z systemem. Faktury odbierane z KSeF za pośrednictwem programu są pełnoprawnymi dokumentami rodzącymi skutek podatkowy.
Pobieranie faktur z KSeF do Rachmistrza GT lub Rewizora GT i dekretacja
Księgowy może pobierać e-faktury z systemu KSeF do Rewizora GT lub Rachmistrza GT na dwa sposoby:
Ręcznie – w zależności od wybranych ustawień: od ostatniego odbioru, z wybranego okresu lub pojedynczo (pobiera wybraną fakturę na podstawie podanego numeru KSeF).
Automatycznie – w równych odstępach czasowych, ustalonych w parametrach.
Fakturze ustrukturyzowanej pobranej z systemu KSeF zostanie przyporządkowany Etap przetwarzania. W zależności od postępu prac nad dokumentem, zyska następujące statusy:
- Nowy
- Przetwarzany w księgowości
- Przetwarzany w Subiekcie
W razie potrzeby status można też zmienić ręcznie.
Dokument prawidłowo pobrany z KSeF jest podstawą do utworzenia zapisu księgowego oraz zapisu VAT. Jeśli nie chcesz, by dana faktura została zaksięgowana, zaznacz odpowiednią opcję w menu kontekstowym.
Dekretacja faktur ustrukturyzowanych
Programy księgowe Rachmistrz GT i Rewizor GT umożliwiają dekretację faktur ustrukturyzowanych na dwa sposoby:
Ręcznie
Automatycznie
Należy pamiętać o wstępnym opisaniu dokumentów, które mają zostać ujęte w ewidencjach księgowych.
Dekretacja ręczna
Wstępnie określ rodzaj zapisu księgowego oraz VAT.
W Rachmistrzu GT - rodzaju zapisu w KPiR (wydatek lub przychód).
W Rewizorze GT - rejestr księgowy dla wynikowego dekretu.
Kolejny krok to wskazanie kontekstu VAT – czy jest to sprzedaż, czy zakup.
Dekretacja automatyczna
W Laboratorium aktywujesz schematy dekretacji, dzięki którym e-faktury są automatycznie ujmowane we właściwych ewidencjach księgowych. Jak to zrobić?
Rachmistrz GT: w Schematach importu
Rewizor GT: w module Schematy importu i dekretacji
Programy te obsługują faktury zakupu i sprzedaży obsługiwane przez KSeF. Podczas dodawania nowego schematu określ typ dokumentu. Możesz też dodać jego rodzaj. Z użyciem schematów na podstawie dekretowanych faktur ustrukturyzowanych powstają zapisy w ewidencjach księgowych.
W schemacie znajduje się definicja tworzenia zapisów VAT na podstawie faktur ustrukturyzowanych.
W Rachmistrzu GT należy wpisać w nim kwoty z dokumentu do odpowiednich kolumn w KPiR lub stawek ryczałtu w Ewidencji przychodów.
W Rewizorze GT należy zdefiniować zapisy na kontach księgowych, które powstaną na podstawie e-faktury.
KSeF w Subiekcie GT – korzystanie z usług biura rachunkowego
Uruchomienie systemu KSeF w Subiekcie GT w przypadku korzystania z usług biura rachunkowego odbywa się tak samo, jak przy prowadzeniu księgowości samodzielnie. Sprawdź TUTAJ, jak to zrobić.
Optymalnym rozwiązaniem jest wybór biura rachunkowego, które również korzysta z programów InsERT. Dzięki temu komunikacja z księgowym będzie płynniejsze i może odbywać się całkowicie online.
Gdy nawiążesz współpracę z biurem rachunkowym bazującym na nowoczesnych rozwiązaniach, jakich jak BUCHCOM, wdrożenie KSeF w Subiekcie GT będzie proste i szybkie. Dodatkowo, wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej ułatwi obsługę księgową.
Jak będzie wyglądać Twój kontakt z księgowym? Wystarczy, że pobierzesz e-faktury z KSeF i prześlesz je do Portalu Dokumentów. To wygodna platforma komunikacji pomiędzy Tobą a Twoim księgowym. W przypadku pozostałych dokumentów, które trafiają do księgowości, np. umów, oświadczeń czy rachunków, wystarczy przesłać ich skan, zdjęcie czy plik PDF.
Dzięki temu, że faktury z KSeF mają jednolitą strukturę, ich przetwarzanie w programach takich jak Rachmistrz GT czy Rewizor GT jest w pełni zautomatyzowane. Księgowy czuwa wyłącznie nad prawidłowością ich przetwarzania i wyliczeń. Natomiast czynności, które jeszcze jakiś czas temu wykonywał człowiek, odbywają się automatycznie. To praktycznie eliminuje ryzyko błędów i przyśpiesza obsługę księgową.
Biuro rachunkowe działające na systemach InsERT da Ci również dostęp do Portalu Biura. To platforma, w której uzyskasz wszystkie dane potrzebne do sprawnego, zgodnego z wymogami ustawodawcy prowadzenia firmy: wysokość składek i podatków do zapłaty, koszty obsługi księgowej, informacje o konieczności wprowadzenia poprawek itp.
Choć Krajowy System e-Faktur na początku będzie pewnym wyzwaniem, docelowo ułatwi życie przedsiębiorcom. Jeśli wybierzesz programy InsERT oraz biuro rachunkowe czerpiące w pełni z dobrodziejstw automatyzacji, odniesiesz z tych zmian wiele korzyści.
Dla biur rachunkowych: KSeF w programie Rachmistrz GT i Rewizor GT
Prowadzenie biura rachunkowego w dobie ciągłych zmian jest wyzwaniem, któremu sprostanie wymagania otwartości na innowacje i automatyzację. Jeśli korzystasz z programów Rachmistrz GT i Rewizor GT, jesteś gotowy na KSeF! Systemy znane z przyjaznej, klasycznej obsługi posiadają pełnię funkcjonalności do obsługi faktury ustrukturyzowanej.
Jeśli już teraz korzystasz z programów księgowych InsERT, nie musisz nic inwestować! Gotowe na KSeF systemy Rachmistrz GT i Rewizor GT płynnie wprowadzą Cię w nową rzeczywistość.
Aby poznać funkcjonalności uruchomić KSeF w swoich programie księgowym InsERT, postępuj według TEJ INSTRUKCJI.
A co, jeśli do tej pory korzystałeś z innego rozwiązania? Przejście na systemy InsERT GT będzie odpowiedzią na potrzeby klientów przywiązanych do Subiekta GT – popularnego programu do zarządzania sprzedażą.
Rachmistrz GT i Rewizor GT posiadają szereg rozwiązań z zakresu automatyzacji, które oszczędzają czas i skracają uciążliwe procesy księgowe. Dzięki temu księgowy może skupić się na tym, co najważniejsze – czuwaniu nad prawidłowością rozliczeń i kwestiach merytorycznych. KSeF w programach księgowych InsERT został w taki sposób wprowadzony, aby wdrożenie go w biurze rachunkowym było szybkie i bezproblemowe.
Aby optymalnie wykorzystać programy księgowe InsERT GT i czerpać z nich pełnią funkcjonalności, zadbaj o odpowiednie wdrożenie. Najlepsze efekty uzyskasz wprowadzając ten system ze wsparciem eksperta. BUCHCOM to nie tylko biuro rachunkowe, ale też dystrybutor oprogramowania i ekspert od wdrożeń. Dzięki doskonałej znajomości zagadnień księgowych, nasi specjaliści w taki sposób wprowadzą w Twoim biurze programy InsERT, aby wydobyć cały ich potencjał – dopasować do potrzeb właśnie Twojego biura rachunkowego.
Wraz z Rachmistrzem GT lub Rewizorem GT otrzymujesz także dostęp do Portalu Biura i Portalu Dokumentów. To zaawansowane, a przy tym niezwykle proste w obsłudze platformy przeznaczone do komunikacji księgowego z klientami. Trafia w potrzeby współczesnego przedsiębiorcy, który nie ma czasu na wysyłki papierowych dokumentów ani nawet stanie nad skanerem. Z Portalem Dokumentów wystarczy zrobić zdjęcie i wczytać je do aplikacji mobilnej.
Gdy wejdzie w życie KSeF, obsługa dokumentów stanie się jeszcze prostsza. Wystarczy, że Klient pobierze e-faktury i wgra je do Portalu Dokumentów. Stąd zostaną one wprost przekazane do programu księgowego InsERT GT, gdzie zostaną przetworzone.
Komunikacja w drogą stronę również odbywa się w pełni online. Dane o składkach, podatkach, koniecznościach dokonania korekt i innych obowiązkach Klient znajdzie w Portalu.
KSeF w programach InsERT przyniesie firmie długofalowe korzyści. Oszczędność czasu, ujednolicenie formatu faktur i wynikające z niego uproszczenia, jeszcze sprawniejsza komunikacja pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Wszystko to mogą osiągnąć posiadacze systemów sprzedażowych Subiekt nexo i Subiekt GT oraz programów księgowych Rachmistrz nexo, Rewizor nexo oraz ich wersji GT. Jeśli chcesz, aby wdrożenie programu gotowego na KSeF przyniosło najwięcej korzyści, skorzystaj ze wsparcia specjalisty. Wdrożeniowcy BUCHCOM są też doświadczonymi księgowymi, dzięki czemu zyskujesz pewność optymalnego wykorzystania możliwości, jakie daje oprogramowanie InsERT.