Prawidłowe zaprogramowanie kasy fiskalnej jest ważnym obowiązkiem każdego podatnika będącego właścicielem tego urządzenia. Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, to na podatniku spoczywa obowiązek weryfikacji poprawności pracy kasy. W szczególności chodzi tu o prawidłowość przyporządkowania stawek podatku, jednak zaprogramowanie informacji w nagłówku też jest niezwykle istotne. Nieścisłości w tym względzie mogą skutkować karami w razie kontroli skarbowej.

Dane w nagłówku paragonu są stałe. Programuje je uprawniony serwisant i tylko on ma prawo do ich zmiany. Dlatego tak ważne jest, aby podać prawidłowe dane od razu przy fiskalizacji kasy. Zapis określający obowiązkowe dane nagłówka paragonu fiskalnego w 2013 roku znajduje się w § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia. Wymieniono tam:

•    Imię i nazwisko lub nazwę podatnika
•    Adres punktu sprzedaży lub adres siedziby podatnika w przypadku, gdy sprzedaż prowadzona jest w miejscach niestałych
•    Numer identyfikacji podatkowej
Te z pozoru oczywiste informacje mogą budzić w niektórych pewne wątpliwości. Zastanówmy się zatem, jak interpretować ten przepis w poszczególnych przypadkach.

Imię i nazwisko lub nazwa podatnika

Osoba fizyczna. Jeśli podatnikiem ewidencjonującym sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, to w nagłówku paragonu fiskalnego powinny  znaleźć się imię i nazwisko podatnika, ewentualnie dodatkowo nazwa firmy. Podanie jedynie nazwy firmy jest uznawane przez organy podatkowe za nieprawidłowe, ponieważ z przepisów ustawy o VAT wynika, że podatnikiem jest osoba fizyczna wymieniona z imienia i nazwiska, a nie firma prowadzona przez tę osobę. Również zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Pseudonim lub nazwa jest tylko dodatkiem, który pozwala lepiej zidentyfikować dany punkt handlowy czy usługowy. Reasumując, na paragonie fiskalnym musi w takim przypadku znaleźć się imię i nazwisko podatnika. Nazwę firmy można podać, chociaż nie jest to konieczne.

Spółka. Nazwa firmy jest za to konieczna w przypadku podmiotu będącego spółką osobową bądź handlową. W tym przypadku to firma jest oznaczeniem, pod którym spółka prowadzi działalność handlową. Na paragonie fiskalnym należy umieścić nazwę spółki wraz z oznaczeniem takim jak np. Spółka Jawna, Spółka Akcyjna. Można także używać powszechnie rozpoznawalnych skrótów: Sp. J., Sp. z o.o., czy SA. Wyżej wspomniany przepis § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas nie precyzuje, czy nazwa podatnika ma być nazwą pełną czy skróconą. Jeśli wspólnicy spółki zdecydowali się używać skróconej nazwy i fakt ten zgłosili do urzędu skarbowego, nie ma przeszkód do stosowania takiej nazwy także w nagłówkach paragonów fiskalnych w 2013 roku. Podanie nazwiska jednego ze wspólników lub wszystkich nazwisk wspólników nie jest wymagane, choć może być stosowane, jeśli spółka uzna to za korzystne. Oczywiście może być też sytuacja, gdy nazwiska wspólników są nazwą spółki, np. Kowalski Nowak SC - w tym przypadku nazwiska spełniają funkcję nazwy spółki, więc należy je stosować w takiej formie, jaka została zgłoszona do organu podatkowego.

Adres punktu sprzedaży lub siedziba

Zasadniczo w nagłówku paragonu fiskalnego powinien znaleźć się adres punktu, w którym prowadzona jest sprzedaż. Jeśli podatnik ma kilka kas w różnych punktach sprzedaży, w każdym z urządzeń należy zaprogramować inny adres. W niektórych przypadkach ustawodawca dopuszcza ewidencjonowanie obrotów za pomocą jednej kasy fiskalnej w różnych punktach sprzedaży. Dotyczy to w głównej mierze handlu obwoźnego czy chociażby działalności lekarzy i prawników. Na przykład lekarz może świadczyć usługi w wynajętym prywatnym gabinecie, w szczególnych przypadkach we własnym domu, a także przyjeżdżać do domu pacjenta na wezwanie. To zrozumiałe, że w takiej sytuacji lekarz będzie miał kasę fiskalną przy sobie. Zasadniczo stosowanie jednej kasy w różnych miejscach jest możliwe wtedy, gdy nie jest fizycznie możliwe - nawet w teorii - prowadzenie sprzedaży w dwóch miejscach jednocześnie. Oczywiście w takiej sytuacji nie da się zaprogramować w nagłówku paragonu fiskalnego adresu punktu sprzedaży, ponieważ będzie to wiele różnych adresów. Dlatego należy zaprogramować w tym miejscu adres siedziby podatnika.

Numer identyfikacji podatkowej

Każdy podmiot gospodarczy ma nadany indywidualny Numer Identyfikacji Podatkowej. Dotyczy to zarówno osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej. Istotne jest, aby numer NIP był prawidłowy. W przypadku zmiany formy działalności, która skutkuje zmianą numeru NIP, niezbędna jest wymiana modułu fiskalnego, której może dokonać jedynie uprawniony serwisant.

Więcej informacji na temat danych na paragonie fiskalnym w 2013 roku znajdą Państwo w naszym poradniku Kasy fiskalne 2013/2014 w rozdziale Zmiany w paragonach.