Zasady użytkowania kasy fiskalnej zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816). W § 3 ust. 2-5 tego aktu prawnego opisano proces postępowania w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki lub przyjęcia zwrotu bądź reklamacji.

Jak skorygować błędne dane na paragonie – pomyłka

Za oczywistą pomyłkę uznaje się np. zaewidencjonowanie towaru w nieprawidłowej ilości lub w błędnej cenie. Przykładowo klient zakupił pomidory na kwotę 9,20 zł, tymczasem kasjer omyłkowo wprowadził 920 zł. Takie pomyłki są widoczne od razu i mogą być szybko skorygowane. Zdarza się też, iż zostaną dostrzeżone przez nabywcę po odejściu od kasy, gdy analizuje on treść paragonu. W takim wypadku należy postąpić w następujący sposób:

1. Wystawić prawidłowy paragon
2. W odrębnej ewidencji ująć błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego). Konieczne jest też podanie krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki.
3. Dołączyć oryginał błędnego paragonu do wpisu w ewidencji.

Większość podatników zawiera w ewidencji pomyłek również następujące dane:

• • numer kolejny pomyłki
  • datę wystawienia błędnego paragonu
  • numer paragonu

Korekty należy dokonać niezwłocznie. W praktyce większość podatników prowadzi w tym celu oddzielny zeszyt, w którym zapisuje wszystkie takie przypadki. Nie ma przy tym znaczenia, czy sprzedawca najpierw wystawi prawidłowy paragon klientowi, a potem dokona wpisu w ewidencji, czy odwrotnie. Ważne, by dopełnił tych obowiązków jak najszybciej.

Jak skorygować błędne dane na paragonie – zwroty i reklamacje

Inna procedura postępowania obowiązuje w przypadku uznania przez sprzedawcę zwrotu towaru bądź reklamacji. Odrębna ewidencja musi zawierać następujące dane (§ 3 ust. 3 rozporządzenia):

1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Należy jednak rozróżnić sytuacje, w których mamy do czynienia ze zwrotem lub reklamacją od oczywistej pomyłki. Dla okoliczności tych trzeba prowadzić dwie odrębne ewidencje.

Więcej o korektach paragonów czytaj w Poradniku