Obowiązek sporządzania i składania informacji ZUS IWA na początku 2014 r. dotyczy płatników składek, którzy w roku 2013 spełnili łącznie poniższe warunki:
- Byli zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. oraz przynajmniej 1 dzień w roku 2014.
- W 2013 r. zgłaszali do tego ubezpieczenia średnio na miesiąc minimum 10 ubezpieczonych
- Na dzień 31 grudnia 2013 r. byli wpisani do rejestru REGON
Informacji ZUS IWA nie składają natomiast ci płatnicy, którzy przynajmniej przez jeden miesiąc w 2013 r. nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe. Jeśli w którymkolwiek miesiącu do ubezpieczenia wypadkowego nie była zgłoszona ani jedna osoba, płatnik nie składa informacji ZUS IWA. Tak samo w przypadku, gdy płatnik nie jest płatnikiem składek na to ubezpieczenie w styczniu 2014 r. - nie składa on informacji ZUS IWA, nawet jeśli był płatnikiem tych składek nieprzerwanie przez cały 2013 r.
W wyliczeniu liczby ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach uwzględnia się wszystkie osoby, które przynajmniej jeden dzień w danym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu. Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.) liczbę ubezpieczonych w danym roku wylicza się w następujący sposób: Sumę ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu ze wszystkich miesięcy danego roku dzieli się przez liczbę miesięcy danego roku. Liczba miesięcy zawsze będzie równa 12, ponieważ gdyby była mniejsza - czyli gdyby płatnik nie opłacał składek na ubezpieczenie społeczne przynajmniej przez jeden miesiąc - nie miałby obowiązku składania informacji ZUS IWA niezależnie od liczby ubezpieczonych.
Termin przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji ZUS IWA za dany rok upływa z końcem stycznia następnego roku.
Ważne!
Płatnicy zobowiązani do złożenia informacji ZUS IWA za 2013 rok, mają na to czas tylko do 31 stycznia 2014 r.
Na podstawie przekazanych danych ZUS ustala wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej danego płatnika w nowym roku składkowym, który dla tego typu składek rozpoczyna się 1 kwietnia 2014 r. ZUS dokonuje takiego ustalenia tylko w przypadku płatników, którzy przekazali informację ZUS IWA za trzy ostatnie następujące po sobie lata. Jeśli chodzi o pozostałych płatników, mają oni obowiązek samodzielnie ustalić wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.
Wzór formularza ZUS IWA znajduje się w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków. Płatnik składa informację ZUS IWA w takiej samej formie jak inne dokumenty ubezpieczeniowe - jeśli robi to drogą elektroniczną, również ZUS IWA przekazuje elektronicznie.
