Firmy posiadające zbiory danych osobowych nie mają prawa udostępniać ich nieuprawnionym osobom trzecim. Cała ochrona danych osobowych opiera się właśnie na konieczności zabezpieczenia zbiorów danych przed wyciekiem, utratą czy kradzieżą. Jednak w niektórych przypadkach powierzenie przetwarzania danych osobowych innej firmie jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

W pewnych przypadkach bazę danych osobowych zgłoszoną do GIODO będzie trzeba uaktualnić. Jak wspomnieliśmy w artykule o Instrukcji zarządzenia systemem informatycznym, nie wymagają zgłaszania zmiany w dokumentach takich jak wspomniana instrukcja czy Polityka bezpieczeństwa informacji.

Praktycznie każda firma w większym lub mniejszym stopniu ma do czynienia z danymi osobowymi. Gromadzone i przetwarzane są dane dotyczące pracowników, klientów i kontrahentów. Wiele firm wykorzystuje posiadane dane osobowe w celach marketingowych, np. wysyłania e-maili z ofertami do osób, które już kiedyś kupiły produkt lub skorzystały z usługi firmy.