Zasady korzystania ze zwolnień z kasy fiskalnej zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2018 r. poz. 2519). Zwolnieniem obejmującym najszerszą grupę firm jest zwolnienie podmiotowe.

 

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa

Podatnicy, których obrót netto ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w poprzednim roku nie przekroczył 20.000 zł, mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego.

Preferencja ta nie obejmuje przedsiębiorców wykonujących czynności wymienione w § 4 rozporządzenia.

Przekroczenie limitu 20.000 zł w trakcie roku skutkuje utratą prawa do zwolnienia. Kiedy kasa fiskalna musi zostać wprowadzona w działalności? W terminie 2 miesięcy od końca miesiąca, w którym przekroczono limit.

Przykład

Sklepik z pamiątkami dnia 17 kwietnia osiągnął łączny obrót ze sprzedaży detalicznej w wysokości 20.031 zł. Kasę fiskalną musi zainstalować do 1 lipca danego roku.

 

W przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku, kwotę limitu wylicza się w proporcji do okresu prowadzenia tej sprzedaży – będzie on wtedy niższy niż 20.000 zł.

 

Jak uniknąć obowiązku kupowania kasy fiskalnej?

Terminowe wprowadzenie kasy fiskalnej w działalności jest bardzo ważne. Stanowi m.in. warunek uzyskania ulgi do 700 zł na urządzenie (o ile zdecydujemy się na zakup kasy online). A co w przypadku, gdy sprzedaż detaliczna firmy jest tak mała, że właściciel woli z niej zrezygnować, niż inwestować w kasę fiskalną? Jeśli całkowicie zrezygnuje ze sprzedaży towarów czy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, nie musi instalować kasy.

W takim wypadku przedsiębiorcy nie grożą żadne konsekwencje za brak kasy fiskalnej. Oczywiście pod warunkiem, że ze sprzedaży tej zrezygnuje przed obowiązującym go terminem. Zgodnie bowiem z zasadą ogólną zapisaną w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, to sprzedaż jest objęta wymogiem ewidencji. Jeśli nie ma sprzedaży, nie ma też obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

 

Korzystanie z innych zwolnień

Rezygnacja ze sprzedaży detalicznej nie jest jedynym sposobem na uniknięcie konieczności zakupu i instalacji kasy fiskalnej. Rozporządzenie określa bowiem kilka innych rodzajów zwolnień, z których – po spełnieniu określonych warunków – mogą korzystać podatnicy.

Sprzedaż towarów nie musi być rejestrowana na kasie, jeśli dostawa następuje drogą wysyłkową i spełnia warunki określone w poz. 36 załącznika do rozporządzenia:

36. Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)

 

W przypadku usług zastosowanie może mieć zwolnienie z poz. 37 załącznika:

37. Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła

 

Należy jednak pamiętać, iż z powyższych zwolnień z kasy fiskalnej można korzystać wyłącznie po spełnieniu wszystkich określonych w nich wymogów. Wystarczy bowiem, by podatnik przyjął pojedynczą zapłatę gotówkową lub zgodził się na odbiór osobisty towaru, by stracić prawo do zwolnienia z kasy dla sprzedaży wysyłkowej. Płatność gotówką stanowi też jedną z przesłanek do konieczności zarejestrowania na kasie usługi. Jeśli przedsiębiorca wcześniej przekroczy limit do zwolnienia podmiotowego, właściwie z chwilą wykonania czynności niespełniającej powyższych warunków powinien wystawić paragon.

Oczywiście konieczność dbania o spełnienie warunków przez każdą transakcję nie musi zniechęcać do korzystania ze zwolnień z kasy fiskalnej. Należy jednak zachować wtedy większą czujność. Wszelkie błędy czy nadużycia w tym zakresie mogą się wiązać z surowymi karami określonym i w przepisach.

 

Więcej o tym, kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa, czytaj w Poradniku na 2021 rok