Regulacje dotyczące korygowania sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1625). Ze względu na brak technicznej możliwości wykonania takiej czynności w pamięci kasy, przedsiębiorca musi prowadzić oddzielne ewidencje. Co istotne, będą to dwie różne ewidencje – zwrotów i reklamacji oraz oczywistych pomyłek.

Jak skorygować sprzedaż w przypadku zwrotu towaru

Aby ewidencja zwrotów i reklamacji stanowiła podstawę do skorygowania wartości sprzedaży i podatku, musi spełniać wymagania formalne. Zostały one określone w § 3 ust. 3 rozporządzenia:

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Jak wynika z powyższego przepisu, poprawnie prowadzona ewidencja zwrotów i reklamacji musi posiadać dołączony „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. W przypadku sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej takim dokumentem jest paragon fiskalny. To właśnie z nim najczęściej przychodzą nabywcy, chcący zwrócić towar.

A co przypadku, gdy klient paragonu nie posiada? Zwrot towaru bez paragonu jest możliwy na podstawie innego dokumentu.

Zwrot towaru bez paragonu – czy to zgodne z przepisami

Przepisy nie pozbawiają możliwości odzyskania swoich pieniędzy konsumentowi, który z jakichś przyczyn nie ma paragonu dokumentującego sprzedaż. O ile bowiem regulacje dotyczące innej ewidencji – oczywistych pomyłek – mówią wprost o konieczności „dołączenia oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka”, o tyle przy zwrotach i reklamacjach przepisy nie są tak restrykcyjne.

Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży może być np. wydruk z terminala lub potwierdzenie z bankowości elektronicznej, umowa, dokument gwarancyjny, a w przypadku ich braku – oświadczenie nabywcy o zgubieniu paragonu.

Prawidłowość takiej procedury postępowania potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 stycznia 2022 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.780.2021.1.JKU).

Jak rozliczyć VAT w przypadku zwrotu towaru

Sporządzony według opisanych powyżej zasad wpis w ewidencji zwrotów i reklamacji jest dla podatnika podstawą do skorygowania wartości sprzedaży i podatku należnego. Korektę VAT ujmujemy w rozliczeniu za okres dokonania zwrotu.

Zobacz także: Kasy online od 2023 r. – obowiązkowe dla wszystkich?