Sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego musi zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej. Taka zasada wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Poza nielicznymi podatnikami, którzy w 2023 r. zachowali prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej, dotyczy to wszystkich przedsiębiorców.

Fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej wystawia się na żądanie nabywcy. Jednak można to zrobić tylko wtedy, gdy transakcja została wcześniej zaewidencjonowana na kasie. Faktura dla osoby fizycznej bez paragonu jest błędem, który trzeba jak najszybciej naprawić.

 

Faktura dla osoby fizycznej bez paragonu – co robić?

Pierwszym krokiem w przypadku wystawienia faktury dla osoby fizycznej bez paragonu jest zaewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej. Oczywiście data wystawienia paragonu nie będzie pokrywać się z datą rzeczywistej sprzedaży. Urządzenia fiskalne nie dają też technicznej możliwości zarejestrowania transakcji z datą wsteczną.

Dlatego nie wystarczy poprzestać na samym wprowadzeniu transakcji do pamięci kasy. Konieczne jest dokonanie wpisu w ewidencji korekt. Należy w nim zamieścić krótki opis przyczyny pomyłki, np. wskazać, że sprzedaż zastała zarejestrowana z opóźnieniem. Do wpisu dołączamy oryginał paragonu fiskalnego.

 

Jak ująć sprzedaż w pliku JPK_V7?

Na podstawie zapisu w ewidencji korekt należy zapisać sprzedaż w pliku JPK_V7. Z kolei fakturę wystawioną do tej transakcji dla osoby fizycznej trzeba uwzględnić w ewidencji z kodem FP.

Sprzedaż zarejestrowana na kasie powinna zostać wykazana w pliku JPK_V7 zgodnie z raportem fiskalnym oznaczonym kodem RO. Natomiast faktury do takiej transakcji – w ewidencji za okres, w którym zostały wystawione, z oznaczeniem FP. Podstawą zapisów w rejestrze VAT są wydruki z kasy fiskalnej.

A co w przypadku, gdy sprzedaż na kasie została zarejestrowana w innym miesiącu, niż doszło do transakcji? W takiej sytuacji należy na podstawie ewidencji korekt obniżyć wynikającą z raportu fiskalnego wartość sprzedaży w miesiącu, w którym transakcja została zarejestrowana na kasie fiskalnej.

W praktyce można dokonać dwóch wpisów: na podstawie ewidencji korekt i raportu fiskalnego. Alternatywną metodą jest dokonanie jednego zapisu w JPK – należy wpisać wartość sprzedaży o kwotę korekty, na podstawie raportu kasowego.

Kolejnym krokiem jest zwiększenie sprzedaży w miesiącu, w którym dostawa towaru lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Wpis na podstawie ewidencji korekt powinien mieć oznaczenie RO. Fakturę należy ująć w ewidencji w miesiącu wystawienia, z kodem RP.

 

Faktura dla osoby fizycznej bez paragonu – sankcje ustawowe

Wystawienie faktury dla osoby fizycznej nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności za niezaewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej. Taki czyn kwalifikuje się pod nierzetelne i wadliwe prowadzenie księgi (którą jest także kasa fiskalna).

Zgodnie z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego, brak zaewidencjonowania sprzedaży na kasie podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W przypadku czynu mniejszej wagi na podatnika może zostać nałożona kara grzywny za wykroczenie skarbowe.

 

Jak uniknąć kary za brak paragonu?

W pewnych przypadkach przedsiębiorca może uniknąć sankcji za wystawienie osobie fizycznej faktury bez paragonu fiskalnego. Urząd nie ukarze sprawcy, jeśli złoży on tzw. czynny żal. Należy przy tym pamiętać, że zawiadomienie to będzie skuteczne tylko wtedy, gdy jeszcze nie zostały wdrożone w tym zakresie czynności kontrolne.

Ważne!

Jeśli wystawiłeś fakturę dla osoby fizycznej bez paragonu, najpierw napraw błąd zgodnie z opisaną wyżej procedurą. Dopiero gdy to zrobisz, złóż czynny żal w swoim urzędzie skarbowym.

 

Więcej o przepisach dotyczących kas fiskalnych w 2023 roku znajdziesz w Poradniku