Podatnicy oraz płatnicy mają prawo do ustanowienia pełnomocnika, który w ich imieniu będzie podpisywać deklaracje podatkowe przekazywane drogą elektroniczną. W tym celu konieczne jest złożenie do urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników pełnomocnictwa na druku UPL-1. W dokumencie tym podatnik lub płatnik wskazuje osobę, która w jego imieniu będzie składać deklaracje przez internet. Na podstawie tych danych urząd skarbowy wprowadza odpowiednie informacje do systemu e-deklaracje. Pełnomocnikiem może zostać wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Pełnomocnik ma prawo podpisywać w imieniu podatnika lub płatnika deklaracje VAT oraz inne dokumenty, które mogą być składane w formie elektronicznej, na przykład informacje PIT-11. Należy jednak pamiętać, aby złożyć pełnomocnictwo w urzędzie skarbowym przynajmniej kilka dni przed podpisaniem pierwszego dokumentu przez pełnomocnika. Wprowadzanie danych do systemu e-deklaracje zazwyczaj następuje na drugi dzień od złożenia formularza UPL-1, jednak w niektórych przypadkach weryfikacja może zająć nawet 3-4 dni.
Nowe druki UPL-1 oraz OPL-1
Dnia 1 stycznia 2015 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2014 roku w sprawie wzoru pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz wzoru zawiadomienia o odwołaniu tego pełnomocnictwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 1847). Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2011 r. o tym samym tytule (Dz. U. z 2011 r. Nr 286, poz. 1681).
Aktualne rozporządzenie określa nowe wzory druków UPL-1 (pełnomocnictwo) oraz OPL-1 (odwołanie pełnomocnictwa) - obowiązują one już od 1 stycznia 2015 r. W formularzach tych można wskazać numer identyfikacyjny podmiotu zagranicznego na potrzeby rozliczania VAT dot. świadczonych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych. Zmiany w drukach zostały wprowadzone w związku potrzebą rozliczania tych usług w małym punkcie kompleksowej obsługi (MOSS). Jak wynika z art. 133 ust. 1, 2 i 8 ustawy o VAT, podmioty zagraniczne zidentyfikowane na potrzeby procedury szczególnej rozliczania VAT mają obowiązek składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Oznacza to, iż mogą także ustanowić i odwołać pełnomocnika do popisywania tych deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zamiast identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP) w formularzu UPL-1 podmioty zagraniczne korzystające z systemu MOSS podają numer identyfikacyjny nadany im przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Natomiast w rubryce przeznaczonej na podanie adresu siedziby podają jedynie kraj i miejscowość.
W przypadku podmiotów zagranicznych druki UPL-1 oraz OPL-1 składa się do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, właściwego m.in. w sprawach dotyczących podmiotów zagranicznych.
Mimo iż zmiany zostały wprowadzone z myślą o podmiotach zagranicznych rozliczających się w systemie MOSS, nowe druki UPL- 1 oraz OPL-1 obowiązują wszystkich podatników i płatników zgłaszających bądź rezygnujących z danego pełnomocnika do podpisywania deklaracji składanych przez internet.
Uwaga!
Od 1 stycznia 2015 roku obowiązują nowe wzory następujących druków:
UPL-1(4) - Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej
OPL-1(3) - Zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej
Pełnomocnictwo można ustalić na jakiś czas lub bezterminowo. W tym drugim przypadku w formularzu UPL-1 wystarczy, że pozostawi się pustą rubrykę przeznaczoną na podatnie ostatniego dnia ważności upoważnienia.
Odwołanie pełnomocnictwa może nastąpić w każdej chwili. W tym celu podatnik lub płatnik składa do urzędu skarbowego zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa dla upoważnionej wcześniej osoby do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej na druku OPL-1. W formularzu tym podaje się datę cofnięcia pełnomocnictwa. Na miejsce poprzedniego pełnomocnika można powołać inną osobę - w tym celu należy złożyć do urzędu skarbowego pełnomocnictwo na druku UPL-1 ze wskazaniem danych nowego pełnomocnika.
