Wprowadzenie zwolnień elektronicznych od 1 stycznia 2016 roku będzie dużym ułatwieniem zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla ich pracowników. Zmiany w przepisach zostaną wprowadzone mocą ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066). Mniej będzie biurokracji, mniej obowiązków, za to więcej czasu na inne czynności wykonywane przez pracowników.
Od 1 stycznia 2016 r. pracodawcy, którzy już posiadają lub założą profil na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, będą otrzymywać zwolnienia lekarskie drogą elektroniczną. Lekarz wystawiający orzeczenie o czasowej niezdolności do pracy ubezpieczonego prześle dokument elektronicznie do ZUS, skąd trafi on do płatnika składek. Pracownik nie dostanie zwolnienia papierowego (chyba że na własne życzenie), a co za tym idzie nie będzie musiał dostarczyć go pracodawcy. Z kolei pracodawca otrzyma dokument najpóźniej dzień po tym, jak trafi on do ZUS - z oczywistych względów nie będzie już musiał przekazywać go do Zakładu. Rozwiązanie to znacznie przyspieszy wymianę dokumentów, zwolni też pracowników od uciążliwego obowiązku dostarczania zwolnień w terminie 7 dni.
Nie oznacza to jednak, że dotychczasowe papierowe zwolnienia przestaną obowiązywać - będą one funkcjonowały wraz ze zwolnieniami elektronicznymi (zwanymi inaczej e-ZLA) aż do końca 2017 roku.
Od 1 stycznia 2016 r. zwolnienia w formie papierowej będą wystawiane tylko w trzech przypadkach:
- Gdy lekarz nie będzie posiadał profilu na PUE: wtedy wystawi dokument na dotychczas obowiązującym druku ZUS ZLA, przekaże go pracownikowi, który przekaże go pracodawcy, a ten z kolei będzie musiał dostarczy go do ZUS, gdy świadczenie nie będzie wypłacane przez pracodawcę - wszystko będzie się odbywało na zasadach obowiązujących obecnie;
- Gdy z przyczyn technicznych nie będzie możliwości wystawienia zwolnienia elektronicznego (np. z powodu braku dostępu do Internetu w czasie wizyty) - lekarz sporządzi wtedy zwolnienie na wydrukowanym formularzu e-ZLA, który przekaże pacjentowi, sam natomiast będzie miał obowiązek wysłać dokument elektronicznie do ZUS w ciągu 3 dni od wystawienia zwolnienia lub ustania przyczyn uniemożliwiających przesłanie go w dniu wizyty. Pacjent będzie miał obowiązek dostarczyć zwolnienie pracodawcy w ciągu 7 dni;
- Gdy płatnik składek nie będzie miał profilu na PUE - w takiej sytuacji system poinformuje o tym lekarza poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu - pracownik będzie musiał przekazać zwolnienie pracodawcy na zasadach obowiązujących obecnie.
Nowe przepisy dają pracodawcom wybór: mogą oni założyć profil na PUE i odbierać e-zwolnienia lub pozostać przy dotychczasowych „papierowych” rozwiązaniach. Ale uwaga! Nie dotyczy to wszystkich przedsiębiorców. Niektórzy muszą obowiązkowo założyć profil na PUE (jeśli jeszcze go nie mają) i to najpóźniej 31 grudnia 2015 r.!
Obowiązek założenia profilu informacyjnego na PUE spoczywa na płatnikach składek, którzy zgodnie z art. 47a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych muszą przekazywać dokumenty niezbędne do prowadzenia kont ubezpieczonych oraz kont płatników składek w formie elektronicznej. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców rozliczających składki ubezpieczeniowe za więcej niż 5 osób. Tacy płatnicy składek od 1 stycznia 2016 r. będą musieli korzystać z profilu na PUE.
Uwaga!
Rozliczasz składki ubezpieczeniowe za więcej niż 5 osób? Nie masz jeszcze profilu na PUE? Masz obowiązek założyć taki profil do 31 grudnia 2015 roku!
Pozostali przedsiębiorcy mogą założyć ten profil dobrowolnie. Na tych, którzy zrezygnują z takiej możliwości, ustawodawca nałożył dodatkowy obowiązek: muszą oni do końca grudnia 2015 r. poinformować swoich pracowników o obowiązku dostarczania zwolnień papierowych od 1 stycznia 2016 r. Informacja taka musi być przekazana w formie pisemnej. Dostarczanie i przekazywanie zwolnień lekarskich w takim przypadku będzie się odbywać na zasadach obowiązujących obecnie. Dalej też będzie funkcjonował termin 7 dni na dostarczenie zwolnienia przez pracownika oraz obniżanie o 25% podstawy wymiaru zasiłku w przypadku przekroczenia tego terminu.
Uwaga!
Nie chcesz zakładać profilu na PUE i odbierać e-zwolnień? Najpóźniej 31 grudnia 2015 r. musisz poinformować swoich pracowników na piśmie o konieczności dostarczania zwolnień papierowych od 1 stycznia 2016 r.
Zwolnienia lekarskie w formie papierowej (także wystawiane na drukach ZUS ZLA) będą w obiegu wraz z e-zwolnieniami tylko do 31 grudnia 2017 r. Od 1 stycznia 2018 r. funkcjonować będą już wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
