Dnia 1 stycznia 2016 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066). Nowe przepisy wprowadzą rewolucję w kwestii wystawiania, przekazywania i przechowywania zwolnień lekarskich. Podobnie jak w przypadku wielu innych dokumentów, ustawodawca dąży do zautomatyzowania związanych z nimi procesów i zamiany sposobu ich przekazywania z tradycyjnego na elektroniczny. Celem zmian jest przede wszystkim skrócenie czasu wystawiania zwolnień lekarskich, ułatwienie przekazywania dokumentów poprzez zniesienie obowiązku dostarczania ich pracodawcy przez pracownika, a także zwiększenie efektywności kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień.

 

Od dnia wejścia w życie nowej ustawy zaczną funkcjonować e-zwolnienia, zwane inaczej e-ZLA. Lekarz orzekający o czasowej niezdolności do pracy pacjenta wystawi zwolnienie w formie elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS).

 

Platforma Usług Elektronicznych to zestaw usług dla klientów ZUS - ubezpieczonych, płatników składek, lekarzy itd. Umożliwia ona kontakt z Zakładem i załatwianie spraw przez Internet. Za pomocą profilu informacyjnego na PUE ZUS można m.in. składać i wysyłać dokumenty drogą elektroniczną, sprawdzać stan konta emerytalnego, uzyskiwać informacje o przyznanych świadczeniach lub dowiedzieć się, czy pracodawca regularnie składa dokumenty ubezpieczeniowe. Od 1 stycznia 2016 r. za pomocą tego systemu będą przekazywane e-zwolnienia.

 

E-zwolnienia od 1 stycznia 2016 r. będzie mógł wystawiać lekarz, lekarz dentysta, felczer lub starszy felczer, który posiada profil na PUE ZUS lub zintegrowaną z tym systemem aplikację gabinetową. Wystawione zwolnienie zostanie przekazane do ZUS drogą elektroniczną. Lekarz nie będzie już wręczał kopii zwolnienia pacjentowi ani przekazywał oryginału do jednostki ZUS. Oznacza to, iż również pacjent nie będzie miał obowiązku dostarczyć zwolnienia pracodawcy, a co za tym idzie nie będzie go dotyczył dotychczasowy termin 7 dni na dostarczenie dokumentu, a w przypadku spóźnienia z przekazaniem zwolnienia obniżenie o 25% wymiaru zasiłku chorobowego bądź opiekuńczego.

Po wpisaniu numeru PESEL pacjenta system uzupełni pozostałe dane, w tym dane płatnika składek. Adres będzie można wybrać z dostępnej listy. Lekarz będzie miał też dostęp do danych członków rodziny ubezpieczonego. System podpowie również kody literowe i numery statystyczne choroby. Lekarz będzie miał podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej. Zostanie też wyświetlony komunikat o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS - stosowny wniosek o wydanie orzeczenia lekarz będzie mógł wypełnić i przesłać elektronicznie od razu do ZUS. Co więcej, system zweryfikuje datę początku okresu niezdolności do pracy z datą ostatniego wystawionego zwolnienia oraz z określonymi w przepisach zasadami wystawiania zwolnień.

 

Lekarz, który nie zdecyduje się na założenie profilu na PUE ZUS, będzie wystawiał zwolnienia lekarskie według zasad obowiązujących obecnie - na drukach ZUS ZLA. W takim wypadku będzie miał jednak obowiązek informowania pacjentów o konieczności dostarczenia zwolnienia pracodawcy lub ZUS (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą). Ubezpieczony będzie miał, tak jak dotychczas, 7 dni na przekazanie zwolnienia pracodawcy. Jeśli się spóźni, zasiłek chorobowy lub opiekuńczy zostanie obniżony o 25% za okresy od 8 dnia orzeczonej niezdolność do pracy do dnia doręczenia zwolnienia płatnikowi składek. Wystawianie zwolnień na drukach ZUS ZLA będzie możliwe tylko do 31 grudnia 2017 r. - po tym terminie będą funkcjonować już wyłącznie e-zwolnienia.

Powyżej opisane regulacje znajdują się w art. 23 ust. 1 i 2 ustawy nowelizacyjnej.

 

Od 1 stycznia 2016 r. lekarze wystawiający e-ZLA nie będą mieli obowiązku przechowywać kopii zwolnień przez okres 3 lat. Nie będą również wręczać kopii pacjentowi - chyba że na jego wniosek. W takim wypadku lekarz wydrukuje e-ZLA, opatrzy je podpisem, pieczęcią i wręczy ubezpieczonemu.

Osoba ubezpieczona również może założyć profil na PUE ZUS. Jeśli to zrobi, będzie miała m.in. podgląd wszystkich swoich dotychczasowych zwolnień.

Lekarz może też być zobowiązany do wystawienia zwolnienia na formularzu wydrukowanym z systemu, np. podczas wizyty domowej, gdy z powodu braku dostępu do Internetu nie może korzystać z PUE. Ubezpieczony ma obowiązek dostarczyć takie zwolnienie pracodawcy lub ZUS (w przypadku osób prowadzących działalność). Z kolei lekarz musi przesłać zaświadczenie lekarskie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS w formie dokumentu elektronicznego, w którym znajdą się dane i informacje zawarte w „papierowym” zwolnieniu. Ma na to 3 dni licząc od wystawienia lub ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zwolnienia.

Wystawianie e-zwolnień będzie możliwe także przez urządzenia mobilne, takie jak tablet czy smartfon.

 

Osoby ubezpieczone, którym zasiłek wypłaca ZUS, będą musiały dodatkowo złożyć wniosek o jego wypłatę. Pracownicy mogą przy tym wykorzystać zaświadczenie pracodawcy wystawione na druku ZUS Z-3, natomiast przedsiębiorcy - ZUS Z-3b.

 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przekaże e-zwolnienie płatnikowi składek najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu go od lekarza. Dzięki temu pracodawca będzie miał informację o czasowej niezdolności do pracy pracownika o wiele szybciej, niż ma to miejsce obecnie. Oczywistym następstwem tej zmiany jest zniesienie obowiązku przekazywania zwolnienia przez pracodawcę do ZUS.

W systemie wydzielone będzie specjalne miejsce, w którym wyświetlone zostaną wszystkie e-zwolnienia wysłane na profil płatnika. Przedsiębiorca będzie miał prawo wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawionego zwolnienia - wszystko to również odbywać się będzie drogą elektroniczną.

 

W przypadku przedsiębiorców rozliczających składki ubezpieczeniowe przez biuro rachunkowe, możliwe jest odbieranie e-zwolnień przez pracownika tego biura. Konieczne jest jednak udzielenie pełnomocnictwa na formularzu ZUS-PEL, które płatnik lub pracownik biura przekaże do ZUS. Oczywiście zarówno płatnik, jak i pracownik biura muszą posiadać profil na PUE.

 

E-zwolnienia - obowiązki pracodawców

Od 1 stycznia 2016 r. część przedsiębiorców będzie miała wybór: korzystać z profilu na PUE i odbierać zwolnienia w formie elektronicznej lub pozostać przy dotychczasowych „papierowych” rozwiązaniach. Jednakże ustawodawca przewidział dla niektórych podatników bezwzględny obowiązek założenia profilu na Platformie. Dotyczy to płatników składek, których zgodnie z art. 47a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obejmuje obowiązek przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont ubezpieczonych oraz kont płatników składek, a także korekty tych dokumentów w formie elektronicznej. Oznacza to, iż każdy podatnik rozliczający składki za więcej niż 5 osób będzie musiał korzystać z PUE i odbierać e-zwolnienia.

 

Uwaga!

Jeżeli rozliczasz składki ubezpieczeniowe za więcej niż 5 osób, masz obowiązek założyć profil na PUE do końca 2015 roku.

 

Należy zwrócić uwagę, iż na płatnikach, którzy założyli już profil na PUE, ciąży obowiązek jego utrzymania - nawet jeśli rozliczają składki ubezpieczeniowe za 5 osób lub mniej, czyli co do zasady nie musieliby posiadać tego profilu od 1 stycznia 2016 r.

 

Odbieranie zwolnień elektronicznych będzie dla płatników składek bardzo dużym udogodnieniem, mimo to pozostali przedsiębiorcy mogą się na nie zdecydować dobrowolnie lub zrezygnować z takiej możliwości. W tym drugim przypadku osoby ubezpieczone będą dostarczały zwolnienia papierowe na zasadach obowiązujących obecnie. Lekarz posiadający profil na PUE zostanie poinformowany przez system o konieczności sporządzenia wydruku e-ZLA. Zwolnienie opatrzone pieczęcią i podpisem lekarza będzie musiało zostać dostarczone przez pracownika w ciągu 7 dni. Po przekroczeniu tego terminu zasiłek zostanie obniżony o 25%.

 

Na płatnikach składek, którzy pozostaną przy dotychczasowych rozwiązaniach, ciąży jeszcze jeden ważny obowiązek: do dnia 31 grudnia 2015 r. muszą oni poinformować na piśmie swoich pracowników o konieczności dostarczania zwolnień lekarskich w formie papierowej od 1 stycznia 2016 r.

 

Ważne!

Jeśli od 1 stycznia 2016 r. zamierzasz w dalszym ciągu przyjmować zwolnienia lekarskie w formie papierowej, musisz poinformować o tym swoich pracowników na piśmie - masz na to czas do końca 2015 r.

 

Tradycyjne zwolnienia lekarskie będą funkcjonowały do 31 grudnia 2017 r. Po tym terminie każdy lekarz i płatnik składek będą musieli posiadać profil na PUE ZUS.

 

Aktualizacja! E-zwolnienia w 2018 r.

Choć pierwotnie planowano umożliwić lekarzom prawo do wystawiania tradycyjnych zwolnień na papierowych drukach ZUS ZLA tylko do końca 2017 r., ostatecznie przedłużono ten termin do końca listopada 2018 r. Obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS wszystkich lekarzy i płatników składek obejmie od 1 grudnia 2018 r.

  

Jak założyć profil informacyjny na ZUS PUE - krok po kroku

Płatnicy składek zobowiązani do założenia profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS lub chcący to zrobić pomimo braku obowiązku, muszą dokonać rejestracji na stronie http://pue.zus.pl/ lub wejść na stronę http://zus.pl/ i w okienku „Logowanie do PUE” kliknąć „Zarejestruj profil”. Przejście przez proces rejestracji nie jest trudne i zajmie maksymalnie kilkanaście minut.

Przez opisany poniżej proces rejestracji musi przejść każda osoba chcąca założyć profil informacyjny: płatnik składek, ubezpieczony czy lekarz.

 

Krok 1: Akceptacja regulaminu

Po kliknięciu przycisku rejestracji pojawi się treść regulaminu, który trzeba przeczytać i zaakceptować. Aby przejść do dalszego etapu, konieczne jest zaznaczenie dwóch pierwszych checkboxów: Akceptacji regulaminu i zgody na przetwarzanie danych. Udzielenie zgody na otrzymywanie informacji od ZUS (trzeci checkbox) jest dobrowolne i nie ma wpływu na możliwość przejścia do dalszego etapu rejestracji. Klikamy przycisk w prawym dolnym rogu „Załóż profil”.

 

Krok 2: Wybór sposobu rejestracji profilu

W kolejnym oknie pojawia się informacja o trzech opcjach rejestracji profilu. Wybieramy jedną z nich.

Profil zaufany certyfikatem kwalifikowanym: opcja dostępna dla osób posiadających bezpieczny podpis elektroniczny. Założenie profilu w taki sposób nie wymaga wizyty w oddziale ZUS. Podpis kwalifikowany wydają uprawnione centra certyfikacji - jest to usługa płatna.

Profil zaufany przez ePUAP: opcja dostępna dla osób posiadających profil na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (założenie takiego profilu jest bezpłatne, wymaga jednak jednorazowej wizyty w oddziale ZUS - więcej informacji na http://epuap.gov.pl). Utworzenie profilu na PUE przez ePUAP nie wymaga wizyty w ZUS.

Profil niezaufany: opcja dostępna dla każdego. Aby uzyskać dostęp do wszystkich funkcjonalności, trzeba taki profil zaufać. W tym celu konieczne jest udanie się do oddziału ZUS - należy to zrobić w ciągu 7 dni od rejestracji, inaczej straci ona ważność, a wprowadzone dane zostaną skasowane.

 

W dwóch pierwszych przypadkach dalszy proces rejestracji jest bardzo prosty: użytkownik wykorzystuje swój podpis kwalifikowany (umieszcza kartę w czytniku kart kryptograficznych komputera i klika „Podpisz oświadczenie”) lub loguje się używając swoich danych dostępowych do ePUAP. Poniżej wyjaśniamy więc, jak dokończyć rejestrację profilu niezaufanego.

 

Krok 3: Rejestracja nowego profilu

Na ekranie pojawia się „Formularz Rejestracji Nowego Profilu”. Uzupełniamy okienka swoimi danymi: imieniem i nazwiskiem, numerem PESEL, numerem telefonu i adresem e-mailowym. Następnie dwukrotnie wpisujemy hasło, którym będziemy posługiwać się w czasie logowania. Musi ono zawierać przynajmniej 8 znaków, w tym wielkie i małe litery, cyfry i znaki specjalne.

 

Na tym etapie rejestracji możliwe jest również uzyskanie dostępu do Centrum Obsługi Klienta - zastąpiło ono infolinię emerytalno-rentową, Płatnik i Moja Składka. Jeśli chcemy z niego skorzystać, zaznaczamy okienko „Chcę uzyskać dostęp do COT” i wpisujemy 8-znakowe hasło, które musi składać się wyłącznie z cyfr.

 

Po wprowadzeniu kodu widocznego na obrazku klikamy przycisk „Zarejestruj profil”. Jeśli wszystko zostało wykonane prawidłowo, otrzymamy od ZUS 10-cyfrowy login, którym będziemy posługiwać się w celu zalogowania do portalu.

 

Krok 4: Potwierdzenie tożsamości

Aby móc zalogować się do PUE i korzystać z jej funkcjonalności, musimy udać się do Terenowej Jednostki Organizacyjnej ZUS - pracownik Zakładu potwierdzi prawidłowość danych po zweryfikowaniu dokumentu tożsamości. Na żądanie możemy uzyskać potwierdzenie zaufania profilu na PUE. Od tej pory mamy już dostęp do informacji zapisanych na osobistym koncie w ZUS i możemy korzystać ze wszystkich możliwości profilu na Platformie Usług Elektronicznych.