Definicja

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej centralna platforma teleinformatyczna, której głównym zadaniem jest wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML.

 

Cyfryzacja fakturowania na świecie

Wprowadzanie fakturowania w sferę cyfrową nie jest polskim wymysłem – to światowy trend, który dobrze przyjął się już w kilku krajach europejskich.

Pionierem e-fakturowania są Włochy. W kraju tym system SdI działa już od 2019 roku.

W Hiszpani sprawnie funkcjonuje system FACeB2B. W Grecji - platforma MyDATA. We Francji działa system hybrydowy, natomiast w Niemczech e-faktury są obowiązkowe w zamówieniach publicznych.

 

Trudno się dziwić tym zmianom. Elektroniczne rozwiązania obejmują coraz więcej dziedzin naszego życia – od zakupów, przez bankowość, obowiązki dokumentacyjne w urzędach, aż po księgowość i codzienność przedsiębiorców.

 

Cyfryzacja fakturowania przynosi wiele korzyści:

 

Automatyzacja ogranicza do minimum liczbę popełnianych błędów;

Oszczędność czasu – zarówno przedsiębiorcy, jego księgowego, jak i organu kontrolującego;

Jasne procesy finansowe;

Prostsze i efektywniejsze zarządzanie dokumentami finansowymi.

 

Jednak proces wdrożenia takich rozwiązań nie jest ani łatwy, ani szybki. Dlatego Polsce tak długo zajęło realne wprowadzenie KSeF. Konieczne było bowiem dostosowanie nie tylko prawa, ale też technologii, a na końcu – wdrożenie nowego systemu w firmach.

 

Potężna transformacja, czyli dlaczego nie da się porównać KSeF-u z JPK

Kilka lat temu polscy przedsiębiorcy przeżyli już dużą zmianę, jaką było wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Wymagało to wdrożenia zaawansowanych rozwiązań, dzięki którym ewidencje, faktury czy inne dokumenty mogły zostać zapisane i wysłane w ujednoliconym formacie.

Jednak Krajowy System e-Faktur to transformacja, której nie da się porównać z JPK. Oznacza bowiem całkowitą zmianę w sposobie funkcjonowania dokumentów – podstawowych dokumentów, codziennie wystawianych w milionach egzemplarzy, czyli faktur.

Faktura ustrukturyzowana zaczyna istnieć w momencie, gdy otrzyma unikalny numer KSeF. W przypadku tradycyjnych faktur może to być chwila kliknięcia „Wystaw”, jednak nawet wtedy taki dokument technicznie można edytować, a nawet usunąć. Gdy faktura ustrukturyzowana otrzyma numer KSeF, nie będzie już takiego możliwości.

 

Krajowy System e-Faktur to potężna zmiana, która wpłynie na wiele aspektów funkcjonowania firm i biur rachunkowych.

 

Faktura ustrukturyzowana vs. faktura tradycyjna. Co się zmieni?

 

Wysyłka e-faktury = doręczenie. Nikt nie będzie się tłumaczył, że nie otrzymał dokumentu lub go zgubił.

Nie będzie potrzebne żadne potwierdzenie odbioru e-faktury.

Nie trzeba będzie drukować faktur, wysyłać ich pocztą lub mailem.

Informacje o transakcjach biznesowych będą automatycznie trafiały do fiskusa.

 

Zamiast wielu pomysłów i praktyk, pojawi się jeden system – taki sam dla wszystkich.

 

Cel wprowadzenia KSeF, czyli komu to potrzebne

KSeF dla wielu firm oznacza rewolucję. Szczególnie mniejsze podmioty mogą znacząco odczuć nowe wymogi – obowiązki, do których nie są przyzwyczajeni, ponieważ do tej pory korzystali z papierowych lub autorskich (np. faktury z excela) rozwiązań.

Jaki zatem cel przyświeca ustawodawcy?

Dzięki wprowadzeniu KSeF rząd chce osiągnąć następujące cele:

Zmniejszyć lukę VAT

Uszczelnić system podatkowy

Ułatwić kontrolę

Przyśpieszyć wymianę dokumentów

Zwiększyć bezpieczeństwo, a co za tym idzie zapobiec oszustwom

 

Wszystkie powyższe kwestie łączy jeden cel: zwiększenie wpływu z podatków do budżetu państwa.

 

Jednak cele budżetowe nie przekreślają korzyści, jakie z KSeF będą czerpać też sami przedsiębiorcy.

 

Co polskim firmom daje system KSeF?

Automatyzacja i oszczędność czasu

Mniej błędów, np. źle przyporządkowanych stawek VAT

Koniec z uciążliwymi kontrolami – administracja skarbowa będzie miała bieżący wgląd do faktur

Koniec z wysyłaniem JPK_FA za żądanie organu podatkowego

Brak obowiązku przechowywania faktur przez 5 lat – w KSeF będą one archiwizowane przez 10 lat

Koniec problemu ze zgubionymi, zniszczonymi fakturami oraz dokumentami, które „nie dotarły do klienta”

Brak konieczności wystawiania duplikatów faktur

Bezpieczeństwo danych – KSeF ma zaawansowane systemy szyfrowania

Prostsza księgowość, m.in. brak konieczności dostarczania do biura rachunkowego papierowych dokumentów

Bieżący dostęp do wszystkich swoich faktur – wystarczy sprawdzić je w systemie

Możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT naliczonego w krótszym terminie (40 dni zamiast standardowych 60 dni)

Transparentność obrotu gospodarczego, która wspiera uczciwą konkurencję

 

Jak widać, korzyści jest sporo, dlatego warto nie nastawiać się negatywnie na zmiany, które są przed nami. Polscy przedsiębiorcy też zyskają na KSeF.

 

Kto jest odpowiedzialny za wdrożenie KseF?

System został wdrożony przez Ministerstwo Finansów. W zakres odpowiedzialności resortu wchodzi:

Stworzenie przepisów prawnych, które regulują sposób funkcjonowania KSeF.

Sprawy techniczne: przygotowanie platformy, rozwijanie jej i utrzymanie sprawnego działania.

Nadzorowanie systemu: kontrola jego niezawodności i bezpieczeństwa, a w razie czego ingerencja w celu przywrócenia prawidłowego funkcjonowania.

 

Resort finansów jest też odpowiedzialny za tworzenie i udostępnianie struktur logicznych e-faktur. Spoczywa na nim też obowiązek informowania podatników o zmianach i przekazywania jasnych informacji na temat sposobu użytkowania systemu KSeF.

 

KSeF w firmie jako obowiązek przedsiębiorcy

Wprowadzenie przepisów dotyczących KSeF jest dla przedsiębiorców wyzwaniem. Szczególnie dla tych, którzy do tej pory nie zdecydowali się na wykorzystanie w swoich firmach elektronicznych rozwiązań.

 

Obowiązki przedsiębiorcy w związku z KSeF są jasno zdefiniowane. Począwszy od terminu, który go obowiązuje, musi on wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane.

 

Przedsiębiorca musi:

Dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymagań

Przestrzegać przepisów dot. prawidłowego wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych

 

Za nieprzestrzeganie przepisów ustawodawca przewidział sankcje finansowe, jednak będą one obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r.

 

Jak to wygląda w praktyce?

W praktyce wymaga przygotowań – najlepiej rozpoczętych wiele miesięcy wcześniej, a często też znaczącego przeorganizowania struktur firmy.

 

Aby skutecznie wdrożyć KSeF w swojej firmie, musisz:

1. Dobrze się przygotować i wyjaśnić pracownikom, jakie zmiany ich czekają.
2. Wdrożyć plan transformacji procesów, np. zakupić oprogramowanie gotowe na KSeF, zapewnić pracownikom szkolenie z jego obsługi itp.
3. Nadzorować, czy wdrożenie realizowane jest zgodnie z planem. W razie potrzeby korygować, wyjaśnić i edukować.

 

Wszystko to wymaga podejmowania decyzji, które zminimalizują ryzyko podczas transformacji finansowej i pozwolą firmie czerpać korzyści z nowych rozwiązań.

 

KSeF – Harmonogram – daty i etapy

 

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje podatników stopniowo. Tak jak to zwykle bywa, w pierwszej kolejności zaczną z niego korzystać największe podmioty.

Obowiązkowy KSeF – Harmonogram

• Od 1 lutego 2026 r.

KSeF obowiązkowy dla podatników, u których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF przez podatników, dla których zostanie wystawiona faktura ustrukturyzowana. Warto zwrócić uwagę na ten punkt, ponieważ firmy, które korzystają z usług lub kupują towary od dużych podmiotów, być może będą musiały wdrożyć KSeF do tego terminu.

Pozostali podatnicy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie.

Obowiązek posługiwania się nr ID faktury.

 

• Od 1 kwietnia 2026 r.:

KSeF obowiązkowy dla wszystkich podatników (z wyjątkiem tych, których wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczyła 10.000 zł).

Obowiązek odbierania faktur w KSeF przez wszystkich podatników, dla których zostanie wystawiona faktura ustrukturyzowana.

Faktury VAT RR – fakultatywnie.

 

• Od 1 stycznia 2027 r.

KSeF obowiązkowy dla wszystkich podatników – także tych, których wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczyła 10.000 zł.

Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach za faktury między czynnymi podatnikami VAT.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych także za pośrednictwem kas fiskalnych.

Ważne! Powyższy harmonogram dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników korzystających ze zwolnienia z tego podatku. Przepisy nie przewidują żadnych dodatkowych preferencji dla nieVAT-owców.

Oczywiście skuteczne wdrożenie KSeF wymaga wcześniejszych przygotowań. Dlatego resort finansów opublikował też harmonogram zmian i migracji, dzięki którym zarówno producenci oprogramowania, jak i podatnicy będą mogli zacząć testy nowego systemu.

 

Harmonogram zmian i migracji w KSeF:

• Od 15 października 2025 r.

Możliwość integracji przez API KSeF 2.0 ze środowiskiem przedprodukcyjnym (DEMO).

• Od 1 listopada 2025 r.

Uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom systemu.

• Od 3 listopada 2025 r.

Testy Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym.

• Od 15 listopada 2025 r.

Będzie można rozpocząć testowanie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (DEMO).

• Do 26 stycznia 2026 r.

Uruchomienie wersji produkcyjnej KSeF 1.0.

 

Kto musi korzystać z KSeF? Zakres podmiotowy

 

Harmonogram wdrażania systemu KSeF w działalności to jedno. Drugą kwestią jest ustalenie, jakie podmioty w ogóle są zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego, 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

 

Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT w brzmieniu od 1 lutego 2026 r.:

Art. 106ga. 1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

 

Kim są podatnicy, o których mowa w tym przepisie?

Podatnikiem jest zarówno podatnik czynny VAT, jak i podatnik zwolniony VAT – każdy, kto dokumentuje sprzedaż fakturą.

 

Powyższa definicja jest bardzo szeroka. Obejmuje bowiem nie tylko przedsiębiorców, ale też m.in. osoby prowadzące działalność nierejestrowaną czy uzyskujące przychody z najmu prywatnego.

 

Ważne! Wprowadzenie KSeF wiąże się nie tylko z obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ale też ze zmianą sposobu otrzymywania tych dokumentów. Podatnicy korzystający z usług dużych podmiotów, zobligowanych do wcześniejszego wdrożenia tego systemu w działalności, będą musieli również korzystać z nowego rozwiązania, by te dokumenty odbierać.

 

Czynności wyłączone z obowiązkowego KSeF

kiedy dobrowolność, a kiedy brak możliwości?

 

Nowe przepisy przewidują szereg czynności, których z założenia nie trzeba będzie dokumentować fakturą ustrukturyzowaną. Zostały one wymienione w art. 106ga ust. 2 ustawy. Natomiast ust. 4 wskazuje, w których przypadkach z tej listy podatnik będzie mógł wystawiać faktury dobrowolnie.

 

Faktury, które nie muszą, ale mogą być wystawiane w KSeF, wymieniono w art. 106ga ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy:

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
(…)
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

 

Faktury, których nie będzie się dało wystawić w KSeF, wymieniono w art. 106ga ust. 2 pkt 3, 5 i 6 ustawy:

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
(…)
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
(….)
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust.1.

 

Procedura szczególna, o której mowa w art. 106ga ust. 2 pkt 3, to między innymi:

• Procedura nieunijna dotycząca niektórych usług – OSS;
• Procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób;
• Szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych – IOSS.

 

Natomiast w art. 113a ust. 1 ustawy czytamy:

Art. 113a. 1. Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

1) całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług dokonanych przez podatnika w roku podatkowym, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium Unii Europejskiej, z wyłączeniem podatku od wartości dodanej, w tym wartość sprzedaży na terytorium kraju, z wyłączeniem podatku, zwana dalej "rocznym obrotem na terytorium Unii Europejskiej", nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100.000 euro;
2) wartość sprzedaży u tego podatnika, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty określonej w art. 113 ust. 1, przy czym przepisy art. 113 ust. 2 i 9 stosuje się odpowiednio;
3) podatnik nie dokonuje na terytorium kraju dostaw towarów ani świadczenia usług, o których mowa w art. 113 ust. 13.

 

Wyłączenia z KSeF określone w rozporządzeniu

W projekcie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, znalazła się lista czynności wyłączonych z obowiązkowego fakturowania w KSeF. O tym wyłączeniu mowa we wspomnianym wyżej art. 106s ustawy.

 

Zgodnie z § 2 ww. projektu faktur ustrukturyzowanych nie będzie można wystawiać dla:

1) świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników VAT uprawnionych do świadczenia tych usług, oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;

2) świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;

3) świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej;

4) świadczenia usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami, wystawianymi przez podatników VAT uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;

5) dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy, jeżeli nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP);

6) dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy, jeżeli podatnik, który upoważnił nabywcę towarów lub usług do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).

 

KSeF a samofakturowanie

 

Samofakturowanie (self billing), czyli wystawianie faktur przez nabywcę towarów lub usługi w imieniu i na rzecz sprzedawcy, to procedura dostępna dla większości podatników. Wymaga wcześniejszego sporządzenia odpowiedniej umowy.

Jak będzie wyglądać samofakturowanie w KSeF? Korzystanie z tej procedury ani nie wyłącza możliwości, ani nie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego, 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

 

W umowie o samofakturowaniu powinien znaleźć się opis procedury zatwierdzania faktur przez sprzedawcę.

Zatwierdzenie faktury może przybrać różne formy: protokołu odbioru, podpisu pod fakturą, akceptacji mailowej lub telefonicznej. Możliwa jest też tzw. milcząca akceptacja, czyli brak zgłoszenia zastrzeżeń do wystawionego dokumentu.

 

Samofakturowanie w KSeF wymaga spełnienia powyższych warunków oraz jeszcze jednego: nadania nabywcy uprawnień do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

 

W przypadku podmiotów zagranicznych samofakturowanie w KSeF będzie dobrowolne. Dostępność systemu dla takich podatników będzie na podstawie VAT UE.

 

Faktura VAT RR a KseF – obowiązek czy wybór?

 

Polskie przepisy ulgowo traktują rolników ryczałtowych. Ta grupa między innymi nie musi wystawiać faktur, ponieważ robi to za nich nabywca.

 

Faktury VAT RR nie muszą być wystawiane w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Natomiast rolnicy mogą wybrać tę drogę sporządzania dokumentów dobrowolnie.

 

Rolnik ryczałtowy, który chce, aby nabywca wystawiał faktury VAT RR w formie ustrukturyzowanej przez KSeF, musi przede wszystkim uzyskać numer NIP. To niezbędny warunek korzystania z nowego systemu.

Drugi krok to wyrażenie zgody na wystawianie faktur VAT RR w KSeF oraz wskazanie nabywcy jako uprawnionego do tej czynności w jego imieniu.

Takie wskazanie zobowiązuje nabywcę do korzystania w imieniu rolnika z KSeF i wystawiania zarówno faktur VAT RR, jak i VAT RR KOREKTA, w formie ustrukturyzowanej.

 

Narzędzia do obsługi KSeF – bezpłatne i komercyjne

Krajowy System e-Faktur to potężna, rozbudowana platforma, nad którą prace trwały kilka lat. Wielokrotnie poprawiana, spełnia wysokie wymagania w zakresie integralności i bezpieczeństwa danych. Jednak, gdy już zostanie wdrożona, nie będzie wymagać od podatników zaawansowanej wiedzy informatycznej czy wprowadzania gruntownych zmian w swoich firmach. Dostępne są bowiem narzędzia, które znacznie upraszczają cały proces. Część z nich jest bezpłatna. Firmy mogą też korzystać z rozwiązań komercyjnych.

 

Czym jest Aplikacja Podatnika KSeF?

Aplikacja Podatnika KSeF to bezpłatne narzędzie opracowane przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia ona wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur ustrukturyzowanych. Pozwala też na uwierzytelnienia i zarządzanie uprawnieniami.

 

Dla kogo jest Aplikacja Podatnika KSeF?

 

Przede wszystkim dla małych podatników, którzy wystawiają niewiele faktur i nie potrzebują żadnych dodatkowych funkcji ani zaawansowanego zarządzania dokumentami.

 

Podstawowe funkcje Aplikacji Podatnika KSeF:

Wystawianie, wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych – pojedynczych dokumentów

Obsługa prostych procesów księgowych

 

Aplikacja Podatnika KSeF dostępna jest także w wersji mobilnej – instalowanej na smartfonie lub tablecie. To dobre rozwiązanie dla podatników działających w terenie oraz mikrofirm, które na co dzień nie korzystają z komputera. Dużą zaletą tego rozwiązania jest bieżący dostęp do dokumentów, niezależnie od tego, gdzie jesteśmy.

 

Zalety i wady Aplikacji Podatnika KSeF

Bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów jest proste w obsłudze. Dzięki temu nawet osobom, które wcześniej rzadko korzystały z rozwiązań elektronicznych, będzie łatwo dostosować się do zmian.

Z drugiej strony Aplikacja Podatnika KSeF może nie spełniać wymagań podatników, którzy oczekują możliwości wykonywania bardziej zaawansowanych zadań i korzystania z dodatkowych funkcji.

 

Integracja z własnymi systemami – programy komercyjne

 

Z systemu KSeF można korzystać zarówno poprzez rządową aplikację, jak i własne systemy księgowe.

Producenci oprogramowania do zarządzania sprzedażą korzystają z zaawansowanego API (Interfejs Programowania Aplikacji) do integracji z KSeF. Dzięki temu podatnik może spełnić wymogi nowych przepisów, a jednocześnie pozostać przy programie, który daje mu szereg dodatkowych funkcjonalności.

 

Dobrym przykładem są programy InsERT, taki jak znany od lat Subiekt nexo czy system do uproszczonej księgowości Rachmistrz nexo PRO. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF podatnik będzie mógł wciąż korzystać z oprogramowania, które zna i od lat stosuje w swojej działalności. Dla innych natomiast nauka jego obsługi nie będzie trudna, ponieważ są to systemy intuicyjne, dostosowane do potrzeb użytkowników.

 

Zalety i wady komercyjnych systemów ERP/Księgowych

Programy do obsługi KSeF dostarczane przez producentów oferują wiele możliwości, których nie ma prosta aplikacja resortu finansów:

> Pełna automatyzacja obsługi dokumentów usprawnia procesy biznesowe, pomaga uniknąć błędów i oszczędza czas pracowników.

> Komercyjne systemy, takie jak programy InsERT, mogą być rozbudowywane – rosnąć wraz z przedsiębiorstwem i jego potrzebami.

> Szereg dodatkowych funkcji usprawniających działanie w firmie.

> Tworzenie wieloetapowych, zautomatyzowanych procesów workflow, które pozytywnie wpływają na sprawne działanie firmy.

> Wieloetapowe akceptacje zwiększają kontrolę i zgodność w procesach.

> Możliwości przesyłania dużych wolumenów danych, dzięki czemu systemy mogą ze sobą sprawnie współpracować, np. program do wystawiania faktur z programem księgowym.

Największą wadą komercyjnych programów do KSeF jest oczywiście ich koszt. Producenci oferują jednak różne rozwiązania i różne systemy płatności, np. miesięczny abonament lub roczną subskrypcję. Należy też liczyć się z kosztem wdrożenia. W tym wypadku warto skorzystać z usługi profesjonalnej firmy, która szybko i skutecznie dostosuje program do potrzeb firmy i przeszkoli pracowników z obsługi KSeF.

 

Faktury zakupowe w KSeF

 

Krajowy System e-Faktur daje łatwy dostęp do faktur zakupowych. To zaleta, którą docenią w znacznej mierze firmy zatrudniające pracowników. Na przykład faktura za paliwo czy inne wydatki służbowe pojawi się od razu w KSeF. Nie będzie trzeba oczekiwać na dostarczenie jej do siedziby firmy czy obawiać się o jej zawieruszenie.

Oczywiście pewnym wyzwaniem będzie identyfikacja zakupów dokonywanych przez danego pracownika. Być może konieczne okaże się wprowadzenie dodatkowych oznaczeń na fakturach.

 

Po wejściu w życie obowiązkowego w KSeF wszystkie faktury zakupowe będą odbierane z jednego źródła. Nie będzie już przesyłania takich dokumentów mailem czy wręczania papierowych faktur przy odbiorze towaru. Dlatego dobrą praktyką będzie wcześniejsze ustalenie, jakie dodatkowe informacje umieszczać na dokumentach. Numer zamówienia, numer umowy czy system kodowy ustalony przez strony ułatwi identyfikację transakcji i przyporządkowanie jej do konkretnej czynności.

 

Kiedy może pojawić się problem duplikacji faktur?

 

Szczególnie w początkowej fazie wdrażania systemu KSeF podatnicy muszą liczyć się z różnymi wyzwaniami. Wiele z nich będzie miało swoje źródło w błędnych praktykach innych przedsiębiorców.

Na pewne problemy warto przygotować się już teraz.

 

Dualizm wizualizacji faktur

Obecnie do elektronicznych faktur często dodawane są załączniki. Pojawiają się w nich specyfikacje, odniesienia i inne informacje ważne z punktu widzenia współpracy, ale nie będące elementami faktury. Nie da się ich wysłać przez KSeF, będą więc musiały zostać przekazane np. mailowo. Niektórzy przedstawiciele firm mogą uznać, że dla prawidłowej identyfikacji warto do takiego maila dołączyć obraz faktury. Taki dokument jest już jednak w KSeF, może więc pojawić się problem duplikacji dokumentów.

 

Faktury spoza KSeF

Wiele dokumentów będących dowodem zakupu, takich jak polisy, rachunki, faktury od podmiotów zagranicznych czy podatników tzw. wykluczonych cyfrowo, wciąż będzie przesyłanych tradycyjnie. Firmy będą więc musiały zidentyfikować i obsługiwać je osobno – poza systemem KSeF. Dla wielu firm będzie to oznaczało także konieczność wprowadzenia ich do używanego systemu ERP/księgowego.

 

Ważne! Może się zdarzyć, że w tradycyjnym obiegu zostanie przekazana podatnikowi faktura, która powinna być wystawiona w KSeF, jednak tak się nie stało. Od firmy wymaga to dokładnego analizowania źródła pochodzenia dokumentów spoza systemu. To może rodzić pewne trudności, np. ciężko będzie jednoznacznie i bez poszukiwania dodatkowych informacji stwierdzić, czy mała firma świadcząca usługi na rzecz podatnika mieści się w ramach tzw. wykluczonych cyfrowo i do końca 2026 r. nie musi korzystać z KSeF, czy z jakich przyczyn nie dostosowała się do nowych wymogów, chociaż powinna to zrobić. Niestety, przyjęcie takiej faktury rodzi nieprawidłowości – niekorzystanie z KSeF pomimo obowiązku łamie przepisy, a nabywca nie powinien przyjąć takiego dokumentu.  

 

System KSeF a wymóg należytej staranności

 

Przepisy ustawy o VAT nakładają na podatnika wymóg zadbania o autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Co ciekawe, art. 106m w brzmieniu od 1 lutego 2026 r. niejako „przerzuca” tę odpowiedzialność na system KSeF. To dla podatnika spore ułatwienie – ma on bowiem pewność, że dokumenty przekazywane przez KSeF są prawidłowe pod względem technicznym, czytelne, a przy tym przesyłane w bezpieczny sposób.

 

Art. 106m ustawy w brzmieniu od 1 lutego 2026 r.:

Art. 106m. 1. Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.

1a. W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, o której mowa w ust. 1a, można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

 

Krajowy System e-Faktur to innowacja, która na dłuższą metę usprawni działanie polskich firm. Warto już teraz dobrze przygotować się do nowego obowiązku, np. poprzez wdrożenie oprogramowania gotowego na fakturę ustrukturyzowaną.

 

grafika: https://ksef.podatki.gov.pl/