22 644 08 44
Księga przychodów i rozchodów - Wstęp
Prawidłowo prowadzona księgowość to bardzo ważny element każdej działalności gospodarczej. Niezależnie od tego, w jakiej formie prowadzimy księgowość, spełnia ona ten sam cel - pozwala na kontrolę poprawności prowadzonych rozliczeń i uzyskanie informacji na temat wyniku finansowego. Właśnie dlatego formalności dotyczące technik dokonywania wpisów, sposobu oznaczenia dokumentów księgowych, ich cech i powiązań między sobą są tak ściśle uregulowane.
W rachunkowości zasadniczo używa się trzech ewidencji - ewidencji przychodów przy ryczałcie ewidencjonowanym, podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ksiąg handlowych. Najpopularniejszą formą prowadzenia rachunkowości wśród przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych jest właśnie podatkowa księga przychodów i rozchodów.
To właśnie ta forma prowadzenia księgowości będzie przedmiotem analizy niniejszego poradnika. Specjaliści z firmy BUCHCOM - biura rachunkowego w Warszawie - w sposób przystępny, a jednocześnie wnikliwy i rzetelny wyjaśnią Państwu, na czym polega prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz przybliżą najlepsze rozwiązania do wdrożenia w Państwa przedsiębiorstwie.
Dla kogo księga przychodów i rozchodów?
Aby określić, jaka grupa podatników zobowiązana jest do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, najpierw należy zapoznać się z podstawowymi formami opodatkowania. Zasadniczo przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy płacą podatek dochodowy od osób fizycznych, mogą to robić na zasadach ogólnych lub w sposób zryczałtowany. Na początku każdego roku podatnik ma prawo wybrać, w jaki sposób będzie opodatkowana jego działalność.
Podatek zryczałtowany opłacany jest bez konieczności ustalania dochodu. Występuje w formie ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej. Wysokość podatku w formie ryczałtu ewidencjonowanego ustala się od przychodu. Natomiast przedsiębiorcy opodatkowani kartą podatkową opłacają podatek w stałej kwocie, określonej indywidualnie przez naczelnika danego urzędu skarbowego. Decyzja o wysokości podatku uzależniona jest od takich czynników, jak między innymi wielkość miejscowości, w której działa dany przedsiębiorca, stanu zatrudnienia czy specyfiki prowadzonej działalności. Podatnik, który chce skorzystać z tej uprzywilejowanej formy opodatkowania musi spełnić wymogi określone w przepisach.
Podatek na zasadach ogólnych oblicza się i opłaca według skali podatkowej lub stawki jednolitej. W pierwszym przypadku skala podatkowa, dzięki zamieszczonej w niej progresji, różnicuje stawkę podatkową. Inny podatek zapłacą osoby z niższymi dochodami, a inny z wyższymi. Natomiast w drugim przypadku podatek opłaca się według stałej stawki procentowej. Stawka ta obowiązuje niezależnie od wysokości dochodu osiąganego przez przedsiębiorcę. Podatnicy opłacający podatek według stawki jednolitej nie mogą korzystać z pewnych preferencji, na przykład rozliczania się wspólnie z małżonkiem.
To właśnie część przedsiębiorców z grupy osób opłacający podatek na zasadach ogólnych zobowiązana jest do prowadzenia księgowości w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zasadniczo osoby te prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów lub księgi handlowe.
Zgodnie z art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorcy - osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jak również osoby wykonujące działalność na podstawie umowy agencyjnej bądź umowy na warunkach zlecenia, prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, które zgłosiły zamiar prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego - mają do wyboru dwie formy prowadzenia księgowości: podatkową księgę przychodów i rozchodów lub księgi handlowe. W dalszej części tego poradnika omówimy dokładnie, z jakich przyczyn niektórzy przedsiębiorcy decydują się na przejście z księgowości prowadzonej w formie PKPiR na księgi handlowe. Istotne jest jednak, że każdy przedsiębiorca, którego roczny obrót przekroczy kwotę 1 200 000 euro, nie może już prowadzić księgi przychodów i rozchodów, ponieważ zgodnie z przepisami musi przejść na księgi handlowe. Kwotę tego limitu przelicza się na walutę polską według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego na dzień 30 września roku poprzedzającego dany rok podatkowy. W roku 2013 kwota ta wynosi 4.936.560 zł, ponieważ średni kurs na dzień 28 września 2012 roku (30 września przypadał w niedzielę) wyniósł 4,1138 zł/euro (189/A/NBP/2012).
Z obowiązku prowadzenia księgowości w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wyłączone są następujące grupy podatników:
• Opłacający podatek w formach zryczałtowanych - na zasadzie ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej
• Wykonujący zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim
• Świadczący wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym
• Dokonujących odpłatnego zbycia majątku w przypadku likwidacji prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej
• Dokonujący odpłatnego zbycia składników majątku otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z niej
W szczególnych przypadkach podatnik może złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o zwolnienie z obowiązku prowadzenia księgi bądź poszczególnych czynności związanych z jej prowadzeniem. Zgodnie z par. 7 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wniosek taki musi zostać złożony przynajmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, w którym miałoby obowiązywać to zwolnienie, lub co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem działalności bądź terminem powstania obowiązku prowadzenia księgi. Należy jednak pamiętać, że prawo do takiego zwolnienia zostaje przyznawane tylko niektórym podatnikom w szczególnych okolicznościach, na przykład związanych z wiekiem osoby prowadzącej działalność lub specyfiką tej działalności.
Kiedy warto przejść na księgi handlowe?
Przeważająca część przedsiębiorców prowadzi księgowość w formie księgi przychodów i rozchodów. Jedynie duże działalności bądź spółki mają obowiązek prowadzić księgi handlowe, czyli tak zwaną pełną księgowość, ze względu na osiągany obrót. W pewnych przypadkach podatnicy mogą jednak zdecydować się na prowadzenie pełnej księgowości, mimo iż nie przekroczyli obowiązującego limitu.
Pełna księgowość pozwala na dokładną kontrolę prowadzonej działalności. Nie będziemy w tym poradniku skupiać się na sposobie prowadzenia ksiąg handlowych, w skrócie jednak można powiedzieć, że cechą charakterystyczną pełnej księgowości jest konieczność ewidencjonowania każdej, nawet najdrobniejszej operacji. Dzięki temu przedsiębiorcy bądź wspólnicy spółki mają możliwość szczegółowego analizowania prowadzonej działalności - zysków, strat i tendencji.
Warto przejść na księgi handlowe na przykład w sytuacji, gdy następuje bardzo intensywny rozwój przedsiębiorstwa. Szczegółowa kontrola i analiza podejmowanych działań pozwala na utrzymanie pozytywnych tendencji i dalszy rozwój. Pełna księgowość sprawdza się również wtedy, gdy właściciel przedsiębiorstwa planuje jego sprzedaż.
Należy przy tym podkreślić, że prowadzenie pełnej księgowości jest o wiele bardziej skomplikowane i pracochłonne niż w przypadku księgi przychodów i rozchodów. O ile PKPiR mogą prowadzić samodzielnie przedsiębiorcy, którzy na przykład ukończyli rachunkowość bądź ekonomię i mają podstawową wiedzę na ten temat, o tyle księgami handlowymi muszą się zajmować profesjonalni księgowi. Skutkiem tego jest większy koszt pełnej księgowości. Niezależnie od tego, czy podatnik zatrudni księgowego, czy zleci prowadzenie ksiąg specjalistom z biura rachunkowego, koszt zawsze będzie wyższy niż w przypadku PKPiR. Każdy przedsiębiorca powinien sam przeanalizować swoją sytuację oraz możliwości i podjąć właściwą decyzję.
Współpraca z biurem rachunkowym
Wielu przedsiębiorców zobowiązanych do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów decyduje się na powierzenie swojej księgowości specjalistom z biura rachunkowego. Powodem takiej decyzji nie zawsze jest niedostateczna znajomość zasad rachunkowości. Nawet podatnicy, którzy ukończyli odpowiednie szkoły lub w inny sposób zdobyli wiedzę o sposobie prowadzenia PKPiR i zasadniczo mogliby sami prowadzić swoją księgowość, powierzają ją biuru rachunkowemu. Powodem tej decyzji może być chociażby oszczędność czasu. Nierzadko podatnicy prowadzący jednoosobową działalność wolą powierzyć swoje rozrachunki księgowym i zająć się innymi działaniami mającymi na celu rozwój firmy. Na rynku działa wiele biur rachunkowych, które oferują rzetelne usługi w przystępnej cenie.
Decydując się na współpracę z firmą świadczącą usługi księgowe przedsiębiorca musi pamiętać, że zgodnie z przepisami nadal ma pewne obowiązki. Przede wszystkim podatnicy prowadzący sprzedaż dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych muszą prowadzić ewidencję sprzedaży, chyba że używają do tego celu kas fiskalnych. Ewidencji takiej nie trzeba prowadzić, jeśli sprzedaż towarów lub usług odbywa się wyłącznie na rzecz innych podmiotów gospodarczych i jest dokumentowana fakturami. Nieco inne zasady obowiązują podatników wykonujących działalność kantorową lub udzielających pożyczek pod zastaw. Takie osoby muszą prowadzić dodatkowe ewidencje, które omówimy w dalszej części tego poradnika.
Przedsiębiorca planujący podpisanie umowy z biurem rachunkowym ma obowiązek złożyć odpowiednie zawiadomienie do urzędu skarbowego, który wcześniej został poinformowany o prowadzeniu księgi. Pismo takie należy złożyć do 7 dni przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym. Zawiadomienie musi zawierać nazwę biura księgowego, jego adres oraz adres przechowywania i prowadzenia księgi, jak również wszelkich dokumentów związanych z tym prowadzeniem.
Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, nie warto kierować się jedynie ceną usług. Jednym z najważniejszych kryteriów wyboru dobrego usługodawcy jest indywidualne podejście do klienta. Podatnicy często narzekają na wielkie biura księgowe, które zatrudniają setki osób i przyjmują tysiące zleceń, jednak zapominają o skrupulatności i należytym podejściu do klienta. Dobre biuro rachunkowe to takie, w którym księgowość danej firmy prowadzi jedna, wykwalifikowana osoba, z którą możemy porozmawiać i ewentualnie omówić problemy i specyfikę działalności.
Zawsze też poprośmy o numer licencji Ministra Finansów danego biura rachunkowego oraz dowód ubezpieczenia OC. Firma świadcząca usługi księgowe, która by nie posiadała jednego z powyższych dokumentów, nie mogłaby legalnie prowadzić księgowości innych firm.
Przykładem dobrego usługodawcy jest biuro rachunkowe BUCHCOM. Doświadczeni księgowi z wieloletnim doświadczeniem prowadzą rozrachunki rzetelnie, terminowo i bez usterek. Biuro posiada licencję Ministra Finansów nr 23364/01 i ubezpieczenie OC. Ponadto jest członkiem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce i oraz sygnatariuszem Kodeksu Etyki Zawodowej Księgowych, co gwarantuje klientom najwyższe standardy etyczne pracowników. Księgowi tego biura rachunkowego w Warszawie za prowadzone rozliczenia biorą pełną odpowiedzialność przed ZUS i US.
Powierz swoją księgowość certyfikowanemu specjaliście - zachowaj pewność prawidłowo i terminowo dokonanych rozliczeń!