Leksykon pojęć fiskalnych

FISKALIZACJA - jednorazowa, niepowtarzalna czynność uaktywniająca pamięć fiskalną kasy. Może być przeprowadzona jedynie przez autoryzowanego serwisanta (zatrudnionego przez serwis, który ma podpisaną umowę dealerską z serwisem głównym - producentem/importerem fiskalizowanego urządzenia). W trakcie fiskalizacji zostają do pamięci kasy wprowadzone dane, inicjujące pracę modułu fiskalnego. Są to: Numer Identyfikacji Podatkowej przedsiębiorcy, stawki PTU oraz dane tworzące nagłówek kasy. Niekiedy podczas fiskalizacji potwierdzany jest również numer unikatowy urządzenia (w starszych modelach numer ten wprowadzał ręcznie serwisant, obecnie jest on wprowadzany przez producenta, a serwisant jedynie musi go potwierdzić). Po przeprowadzeniu fiskalizacji kasa jest gotowa do ewidencjonowania sprzedaży i rozpoczyna pracę w trybie fiskalnym. Definicja fiskalizacji znajduje się w § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas.

HOMOLOGACJA - każde urządzenie rejestrujące musi spełniać restrykcyjne wymogi zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Zanim więc dany model kasy trafi do sprzedaży, musi uzyskać świadectwo homologacyjne. Jest to wydawane przez Prezesa Głównego Urzędu Miar zaświadczenie, iż kasa spełnia wszystkie kryteria, które zostały opisane w rozporządzeniu. Świadectwo homologiczne jest ważne przez trzy lata od dnia jego doręczenia producentowi/importerowi i może być na wniosek producenta przedłużone. Próba zarejestrowania przez podatnika urządzenia, które nie posiada ważnej homologacji, kończy się z reguły odrzuceniem wniosku. Natomiast sprzedaż prowadzona za pomocą takiej kasy jest traktowana jako wykroczenie skarbowe.

KASA REJESTRUJĄCA - urządzenie elektroniczne wyposażone w pamięć fiskalną, która zapamiętuje i ewidencjonuje dane ze sprzedaży towarów i usług dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych dla potrzeb Urzędu Skarbowego. Jej podstawową funkcją jest rejestrowanie obrotów i kwot podatku należnego.

KASA REZERWOWA - zapasowa kasa fiskalna. W przypadku awarii urządzenia podstawowego umożliwia podatnikowi kontynuowanie sprzedaży bez narażania się na konsekwencje skarbowe. Podobnie jak kasa główna musi być zgłoszona do Urzędu Skarbowego i przypisana do konkretnego adresu (nie można jej przenosić z jednej placówki handlowej do innej).  

MODUŁ FISKALNY - to centralny, podlegający szczególnej ochronie, element urządzenia rejestrującego.  Moduł jest fabrycznie przymocowany na stałe do obudowy kasy, zalany twardą żywicą epoksydową oraz zabezpieczony ołowianą plombą. Te wszystkie zabezpieczenia mają na celu uniemożliwienie dostępu niepowołanym osobom do pamięci operacyjnej, która odpowiada za ewidencjonowanie obrotów i wyliczanie kwot podatku należnego. Definicja modułu fiskalnego znajduje się w § 2 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas.

NUMER EWIDENCYJNY KASY - numer identyfikujący dane urządzenie, nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy (pod tym numerem konkretna kasa figuruje w rejestrach Urzędu Skarbowego) po zgłoszeniu kasy przez podatnika i podmiot prowadzący serwis kas lub serwis główny. Zgodnie z przepisami numer ewidencyjny musi zostać wpisany do książki serwisowej oraz naniesiony w czytelny oraz trwały sposób na obudowę kasy. Definicja numeru ewidencyjnego znajduje się w § 2 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas.

NUMER UNIKATOWY KASY - jest to niepowtarzalny numer nadawany kasie przez producenta z puli numerów przydzielanych przez Ministra Finansów. Podobnie jak numer ewidencyjny jest na trwałe przypisany do konkretnego urządzenia.  Zostaje wpisany do pamięci operacyjnej kasy i po fiskalizacji pojawia się na wszystkich dokumentach rozliczeniowych - paragonach, raportach dobowych, miesięcznych oraz okresowych. Ma postać trzech liter i następujących po nich ośmiu cyfr. Definicja numeru unikatowego znajduje się w § 2 pkt 10 rozporządzenia w sprawie kas.

OBRÓT – kwota brutto wszystkich wydanych paragonów (do obrotu nie są wliczane opakowania zwrotne, niezależnie od rodzaju form płatności).

PAMIĘĆ FISKALNA KASY - inaczej pamięć operacyjna urządzenia. W kasach ERC jej pojemność waha się od 1 do 8 MB, w kasach systemowych i POS jest o wiele większa. W pamięci fiskalnej są zapisywane wszystkie dane dotyczące sprzedaży - w tym wysokość obrotów i kwoty podatku należnego. Pamięć fiskalna archiwizuje te dane i umożliwia ich wydrukowanie w postaci paragonów oraz raportów rozliczeniowych. Jakakolwiek ingerencja w pamięć fiskalną (np. próba jej wykasowania lub zniszczenia) jest traktowana jako przestępstwo skarbowe. Definicja pamięci fiskalnej znajduje się w § 2 pkt 11 rozporządzenia w sprawie kas.

PLU (kody PLU) - każda oferowana przez podatnika usługa lub towar musi zostać wprowadzona do pamięci urządzenia i opatrzona adekwatnym kodem w procesie programowania bazy towarowej kasy. Następnie każdemu kodowi PLU należy przyporządkować prawidłową stawkę podatku VAT.

PTU - to inaczej zgodne z ustawą o VAT stawki podatkowe. Obowiązkiem podatnika jest ich prawidłowe przyporządkowanie do określonych towarów i usług (sprzedaż z nieprawidłowo zaprogramowanym PTU naraża podatnika na sankcje skarbowe). Stawki PTU mogą być zmieniane maksymalnie 30 razy. W starszych modelach kas fiskalnych czynność tę mógł wykonać jedynie serwisant, w nowszych modelach można tę operację przeprowadzić samodzielnie.

PROGRAM APLIKACYJNY KASY - program, który współpracuje z programem pracy kasy i uniemożliwia wprowadzenie do pamięci operacyjnej funkcji, rozwiązań technicznych i programowych niedopuszczonych programem pracy kasy. To właśnie program aplikacyjny jest odpowiedzialny za zniszczenie modułu fiskalnego podczas powtórnej próby wprowadzenia NIP-u.

RAPORT DOBOWY - jeden z najważniejszych dokumentów fiskalnych. Stanowi podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym i umożliwia fiskusowi kontrolę wysokości obrotów. Stanowi syntetyczne podsumowanie uzyskanych przez przedsiębiorcę w danym dniu dochodów (podaje m.in. sumę sprzedaży za dany dzień, wysokość podatku w rozbiciu na stawki VAT i stan gotówki w kasie). Musi być przez podatnika wykonywany codziennie po zakończeniu sprzedaży (najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym). W przypadku zgubienia lub zniszczenia raportu dobowego nie można go, niestety, powtórnie odtworzyć. Raport dobowy jest dokumentem księgowym, dlatego musi być przez podatnika przechowywany przez okres pięcioletni. Definicja raportu fiskalnego znajduje się w § 2 pkt 19 rozporządzenia w sprawie kas.

RAPORT MIESIĘCZNY - podobnie jak raport dobowy, jest raportem obowiązkowym, który należy wykonywać w wyznaczonych przez ustawodawcę terminach. Stanowi zestawienie miesięcznej sprzedaży i składa się ze wszystkich wykonanych w danym miesiącu raportów dobowych, pod którymi widnieje ich podsumowanie. W odróżnieniu od skróconego raportu miesięcznego zawiera oznaczenia fiskalne (czyli logo PL, deskryptor fiskalny i kompletny numer unikatowy). Definicja raportu fiskalnego znajduje się w § 2 pkt 19 rozporządzenia w sprawie kas.

RAPORTY NIEFISKALNE - współczesne urządzenia rejestrujące są wyposażone w szereg opcji ułatwiających przedsiębiorcy prowadzenie firmy. W oparciu o wprowadzone dane potrafią np. sporządzać raporty niefiskalne, będące zestawieniem lub posumowaniem danego obszaru sprzedaży (raporty kasowe, magazynowe, rozliczenia kasjerów itp.). Raporty niefiskalne pełnią więc funkcje pomocniczą i pomagają przedsiębiorcy w zarządzaniu sklepem. Nie są sprawdzane ani kontrolowane przez pracowników fiskusa.

SERWISOWANIE KASY - wszystkie czynności obejmujące: fiskalizację kasy, jej naprawę i konserwację oraz obowiązkowe przeglądy techniczne prowadzone zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów. Serwisowaniem kas może zajmować się jedynie serwis główny lub firma, która ma podpisaną umowę dealerską z producentem/importerem konkretnego urządzenia i której pracownicy przeszli specjalistyczne szkolenie, zakończone wydaniem imiennego identyfikatora.

STAN KASY - ilość gotówki w kasie, będąca efektem wszystkich wykonanych w danym dniu operacji kasowych (czyli sprzedaży gotówkowej, wpłat i wypłat z kasy, przyjęć i zwrotów opakowań zwrotnych rozliczanych gotówką).

TOTALIZERY - wewnętrzne liczniki kasy, w których przechowywane są informacje o sprzedaży w poszczególnych stawkach podatkowych, liczbie i kwocie anulowanych paragonów, liczbie wydrukowanych w danym okresie paragonów itp. Po wykonaniu raportu dobowego totalizery są zerowane, tym samym raportu nie da się jeszcze raz wydrukować.

UTARG - suma brutto paragonów fiskalnych (obrót) płaconych gotówką oraz kwot wynikających z obrotu opakowaniami zwrotnymi (przyjęcia i zwroty).