Porady dla kupujących pierwszą kasę fiskalną

Jeśli stanęliśmy przed koniecznością zakupienia pierwszej kasy fiskalnej, możemy być nieco zdezorientowani. Nie ma jednak powodów do obaw. Po pierwsze – nie jesteśmy sami – każdego roku przepisy obligują tysiące podatników do rozpoczęcia pracy z urządzeniem rejestrującym. Serwisy kas fiskalnych są przygotowane do udzielenia pomocy i porad początkującym użytkownikom. Po drugie – rozpoczęcie pracy z kasą fiskalną wcale nie jest trudne, a wymaga jedynie zastosowania się do kilku rad.

Rozpoznanie potrzeb

Pierwszy krok to ustalenie, jaka kasa fiskalna będzie optymalna dla naszej działalności oraz ile takich urządzeń potrzebujemy. Nie zawsze dobrym pomysłem jest kupowanie najtańszego produktu na rynku, bez zastanowienia się nad jego funkcjami i parametrami. Spróbujmy ustalić, jak wiele będziemy mieli pozycji sprzedażowych, jak wielu klientów będących osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej lub rolnikami ryczałtowymi planujemy obsłużyć każdego dnia, gdzie będzie użytkowana nasza kasa albo drukarka fiskalna itd. Dopiero po tych ustaleniach dopasujmy urządzenie do naszych potrzeb. Ilość potrzebnych kas zależy od ilości stanowisk kasjerskich, które będą obsługiwane. Zawsze warto mieć też kasę rezerwową na wypadek awarii. Najlepiej kupić ją od razu, ponieważ zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT tylko wtedy będziemy mieli prawo do ulgi z urzędu skarbowego w kwocie nawet do 700 zł.

Formalności i testowanie

Drugi krok to dopełnienie formalności, o których mowa w § 13 rozporządzenia w sprawie kas. Przed fiskalizacją urządzenia należy złożyć w urzędzie skarbowym pisemne zawiadomienie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania. Druki takiego zawiadomienia można pobrać w salonie sprzedaży kas. Zanim nasza kasa zostanie zafiskalizowana przez uprawnionego serwisanta, pozostawmy ją w trybie testowym, aby można było jak najwięcej nauczyć się z praktyki. Podczas takiego testowego użytkowania żadne informacje nie są zapisywane w pamięci fiskalnej, co oznacza, że wykonywane operacje nie są rozliczane przez księgowość i nie płaci się za nie podatku.

Fiskalizacja i ulga

Trzeci krok to fiskalizacja kasy w wyznaczonym wcześniej terminie. Proces ten jest jednorazowy i nieodwracalny, a dokonuje go uprawniony serwisant. Fiskalizacja inicjuje pracę modułu fiskalnego i jest zakończona wydrukowaniem raportu dobowego. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas w ciągu siedmiu dni od dokonania fiskalizacji należy złożyć w urzędzie skarbowym wypełniony druk „Zgłoszenie kasy przez podatnika”. Ustawodawca przewidział możliwość otrzymania ulgi podatkowej dla wszystkich podatników rozpoczynających ewidencjonowanie obrotów za pomocą urządzenia fiskalnego. Oznacza to, iż jeśli w ramach danej działalności gospodarczej kupujemy kasę lub drukarkę fiskalną po raz pierwszy, możemy otrzymać nawet 90% wartości kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Zgodnie z § 2 rozporządzenia  w sprawie odliczeń konieczne jest terminowe dopełnienie formalności opisanych powyżej oraz posiadanie dowodu wpłaty całości należności za urządzenie. Podatnicy będący płatnikami VAT rozliczają ulgę w deklaracji VAT za okres, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie lub za okresy kolejne. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT składają w urzędzie skarbowym „Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej” wraz z wymaganymi załącznikami - zwrot zostanie dokonany na wskazany rachunek bankowy właściciela kasy.

Numer ewidencyjny

Wkrótce po złożeniu stosownych dokumentów dostaniemy z urzędu skarbowego informację o numerze ewidencyjnym, który otrzymała nasza kasa fiskalna. Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas obowiązkiem każdego podatnika jest naniesienie tego numeru na obudowę kasy, tak aby był on wyraźnie widoczny i trwały. Gdy wykonamy ten ostatni krok, możemy już użytkować naszą nową kasę fiskalną zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.