Zgodnie z normami unijnymi każda waga sklepowa musi posiadać legalizację. Obowiązek dopilnowania, aby urządzenie było poddawane ponownej legalizacji zgodnie z określonymi w przepisach terminami spoczywa na użytkowniku. Wytyczne dotyczące zgłaszania wag sklepowych do pierwszej legalizacji ponownej oraz kolejnych legalizacji zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 7 stycznia 2008 roku w sprawie prawnej kontroli metrologicznej. Zacznijmy od tego, że każda waga sklepowa kupiona od uznanego producenta posiada deklarację zgodności. Oznacza to, iż może być zgodnie z prawem użytkowana aż do czasu wygaśnięcia legalizacji. Wagi takie muszą mieć na tabliczce znamionowej odpowiednie oznaczenia, między innymi symbol CE świadczący o nadaniu Certyfikatu Europejskiego, znak metrologiczny M i rok wystawienia deklaracji zgodności. Dzięki tym informacjom właściciel wagi sklepowej jest w stanie określić, kiedy konieczne będzie oddanie urządzenia do legalizacji ponownej, nazwanej też często legalizacją wtórną.

Najlepiej kupować wagi sklepowe wiodących producentów. Wśród nich można wymienić między innymi firmy takie jak DIGI, CAS, YAKUDO czy DIBAL. Unikajmy kupowania tego typu urządzeń z nieznanych czy niezaufanych źródeł albo od nikomu nie znanego producenta. Taki krok niesie ze sobą spore ryzyko - zakupiona waga może nie posiadać wymaganych certyfikatów ani deklaracji zgodności lub dostarczane przez sprzedawcę dokumenty mogą nie być autentyczne. Jeśli już zdecydujemy się na kupno urządzenia mało znanej firmy, bardzo uważnie sprawdźmy zastosowane oznaczenia. Więcej o symbolach umieszczonych na tabliczce znamionowej wagi można znaleźć w rozdziale „Oznaczenia wag” naszego poradnika.

Pierwsza legalizacja ponowna - kiedy?

Ustalenie terminu pierwszej legalizacji ponownej jest bardzo istotne i nie należy go bagatelizować. Obowiązek dotrzymania tego terminu spoczywa na właścicielu wagi, dlatego tak ważne jest, aby wdrożyć wymagane działania odpowiednio wcześniej.

Wagi sklepowe poddane ocenie zgodności po 7 stycznia 2007 roku muszą być poddane pierwszej legalizacji ponownej przed upływem 3 lat. Termin ten liczymy od 1 grudnia roku, w którym waga została poddana ocenie zgodności. Informacja o tym roku widnieje na tabliczce znamionowej w formie skróconej, np. „09” dla roku 2009 czy „13” dla roku 2013. Niezależnie od tego, czy dana waga została wyprodukowana i poddana ocenie zgodności w styczniu, lutym czy w grudniu, termin końcowy zawsze przypada 30 listopada po upływie 3 lat. Przykładowo waga wyprodukowana i poddana ocenie zgodności 14 stycznia 2013 roku musi zostać ponownie zalegalizowana do 30 listopada 2016 roku. Ten sam termin obowiązuje dla wagi wyprodukowanej w listopadzie 2013 roku, a nawet w grudniu 2013 roku, pomimo iż w tym ostatnim przypadku nie minie 36 rzeczywistych miesięcy kalendarzowych.

Podatnik, który zakupił nową wagę sklepową, może ja swobodnie użytkować przez kolejne 3 lata. W przypadku wag używanych należy zwrócić szczególną uwagę na datę produkcji, która jest jednocześnie datą dokonania oceny zgodności. Na dzień dzisiejszy wszystkie wagi wyprodukowane w roku 2009 i wcześniej, które nie były poddane legalizacji ponownej, muszą taką legalizację przejść, i to jeszcze zanim zostaną ponownie wprowadzone do użytku związanego z handlem. Legalizacja ponowna nie jest wymagana, jeśli dane urządzenie nie funkcjonuje w obrocie handlowym ani przy paczkowaniu towaru. Jeśli więc jakaś waga stoi gdzieś na zapleczu sklepu i użytkuje się ją jedynie do celów nie związanych bezpośrednio z handlem (na przykład do wyliczenia orientacyjnej wagi paczki wysyłanej przesyłką kurierską), zgodnie z przepisami nie musi mieć legalizacji. Należy jednak pamiętać, że takiego urządzenia nie wolno użytkować przy kliencie w celach związanych z obrotem handlowym.

Kolejne legalizacje ponowne

Wyliczanie terminu następnych legalizacji ponownych jest już o wiele prostsze. Należy dokonać tej czynności przed upływem 25 miesięcy licząc od 1 dnia miesiąca, w którym urządzenie zostało poddane ponownej legalizacji. Jeśli czynność ta została wykonana na przykład 28 listopada 2013 roku, to ponownie należy ją wykonać do 30 listopada 2013 roku. Oczywiście legalizacja wtórna bywa wykonywana w innych terminach, na przykład w związku z awarią urządzenia. W takich przypadkach obowiązują dokładnie te same zasady - przykładowo dla wagi sklepowej poddanej ponownej legalizacji 4 czerwca 2012 roku kolejny termin przypada 30 czerwca 2014 roku. Oczywiście należy przy tym pamiętać, że podane w rozporządzeniu terminy są terminami krańcowymi. Wagi należy poddawać ponownej legalizacji PRZED UPŁYWEM 25 miesięcy, nie RAZ NA 25 miesięcy. To bardzo istotny szczegół, który uświadamia nam, że jako właściciele wag sklepowych mamy obowiązek zgłaszać swoje urządzenia do urzędów lub punktów naprawczych odpowiednio wcześniej. W praktyce zdarzają się przypadki, gdy dokonanie legalizacji ponownej opóźnia się ewidentnie z winy urzędu miar, jednak dla pracowników kontroli nie jest to żaden argument - winę za niedopilnowanie terminów i użytkowanie wagi sklepowej bez ważnej legalizacji zawsze ponosi podatnik będący właścicielem urządzenia.

Urząd miar może wykonać legalizację wagi sklepowej od ręki lub zatrzymać urządzenie nawet na cały dzień. Należy się liczyć z taką ewentualnością, szczególnie w przypadku gdy użytkowana waga jest jedyną posiadaną wagą, a sprzedaż towarów ważonych jest istotną częścią naszej działalności. Legalizacja wtórna może być wykonana także przez autoryzowany punkt naprawy wag, o ile posiada on takie uprawnienia.

Naklejki z hologramami

Po dokonaniu legalizacji ponownej urzędnik nakleja w okolicach tabliczki znamionowej trzy hologramy. Pierwszy przedstawia godło urzędu, drugi informuje o roku, a trzeci o miesiącu wykonania czynności. Naklejki te stanowią bardzo ważną informacje nie tylko dla pracownika ewentualnej kontroli, ale także dla samego właściciela wagi. Wskazują one, kiedy należy zgłosić urządzenie do kolejnej legalizacji ponownej. Obowiązkiem podatnika będącego właścicielem wagi jest dbanie, aby naklejki te zawsze były czytelne i w dobrym stanie. Pod żadnym pozorem nie należy ich zrywać, zaklejać ani zamazywać. Właściciel sklepu powinien też uczulić na to pracowników, którzy nie zawsze zdają sobie sprawę z istotności tych informacji.

Pamiętajmy też, że brak nalepek z hologramami nie oznacza, że dana waga nie posiada legalizacji. W praktyce niestety zdarzają się przypadki wlepiania podatnikom niesłusznych mandatów od pracowników jednostek innych niż urząd kontroli miar, chociażby od Straży Miejskiej. Brak hologramów może być po prostu oznaką, że dana waga nie wymagała do tej pory przeprowadzenia ponownej legalizacji - wszystko można odczytać z informacji zawartych na tabliczce znamionowej. Między innymi z tego względu tak ważne jest, aby zarówno podatnik, jak i pracownicy sklepu czy punktu handlowego byli świadomi obowiązujących przepisów i umieli właściwie zareagować w przypadku braku kompetencji niektórych organów kontroli.

Ile to kosztuje?

Oddanie wagi sklepowej do legalizacji wtórnej nie jest dużym wydatkiem. W przypadku prostych wag kalkulacyjnych cena oscyluje w granicach 40 zł. Koszt tej czynności zależy między innymi od takich czynników jak nośność wagi czy chociażby możliwość podłączenia do drukarki fiskalnej. Znaczenie ma też fakt, czy dana waga posiada kalkulator. Jednak nawet jeśli mamy bardzo skomplikowaną, profesjonalną wagę multimedialną, różnice w cenie są niewielkie. Możliwość podłączenia urządzenia do drukarki fiskalnej zwiększa koszt dokonana legalizacji ponownej o około 20%, podobnie w przypadku posiadania funkcji kalkulatora. Oczywiście ceny będą się nieco różniły w zależności od tego, w jakiej jednostce wykonamy legalizację. Jednak zasadniczo nie musimy spodziewać się jakichś nie wiadomo jak wysokich kosztów. Wykonanie legalizacji wtórnej wagi sklepowej nie jest kosztowne.

Legalizacja wtórna jest też wymagana w przypadku, gdy waga sklepowa uległa awarii bądź została uszkodzona, a cechy legalizacyjne lub zabezpieczające zostały naruszone. W takiej sytuacji autoryzowany punkt napraw bądź urząd musi dokonać kalibracji i legalizacji ponownej urządzenia, zanim właściciel będzie mógł z powrotem je użytkować. Dopełnienie tego obowiązku również spoczywa na użytkowniku. Jeśli więc oddajemy naszą wagę prostą, kalkulacyjną czy etykietującą do naprawy, nie zakładajmy, że serwis sam zadba o wszystkie procedury. Zawsze upewnijmy się, że urządzenie zostało poddane legalizacji wtórnej w przypadkach, gdy jest to wymagane.

Legalizacja bez dokumentu

Niezależnie od tego, czy legalizacja ponowna została wykonana ze względu na terminy, czy w związku z naruszeniem cech legalizacyjnych bądź zabezpieczających, jednostka dokonująca tej czynności nie musi wydawać nam żadnego dokumentu poświadczającego. Oznaczenia na tabliczce znamionowej i naklejki z hologramami są świadectwem legalizacji. Niektórzy producenci dołączają do sprzedawanych urządzeń świadectwa zgodności CE oraz inne dokumenty, nie jest to jednak wymóg.

Dokonywanie terminowych legalizacji ponownych jest ważne nie tylko ze względu na obowiązujące przepisy i uniknięcie kar w razie ewentualnych kontroli. Testy wykonane przez urząd miar bądź jednostkę serwisową pozwalają na wykazanie, czy stosowane przez nas urządzenie funkcjonuje prawidłowo. Wagi sklepowe oddawane do punktów naprawczych są sprawdzane i w przypadku wystąpienia nieprawidłowości bardzo dokładnie regulowane. Regularne oddawanie naszych wag elektronicznych do ponownej legalizacji wpływa więc również na jakość obsługi klienta i rzetelność w prowadzonej działalności.