sobota, 08 luty 2014 00:00

Jak kupować kasę fiskalną

Oceń ten artykuł
(9 głosów)

Kasa fiskalna nie jest typowym urządzeniem elektronicznym, takim jak komputer czy telewizor - kupując kasę musisz kierować się nieco innymi kryteriami. Przede wszystkim pamiętaj, że sprzedawcą tych urządzeń musi być autoryzowany salon sprzedaży.

Nie daj się nabrać na kasy używane! Kupując kasę z drugiej ręki, w rzeczywistości nie oszczędzasz, a przepłacasz. Jak to możliwe? Po pierwsze, tracisz prawo do ulgi z urzędu skarbowego, która w większości przypadków wynosi aż 700 zł.

 

Sprawdź: Kasy fiskalne używane a prawo do ulgi 700 zł.

 

Po drugie, konieczna będzie wymiana modułu fiskalnego, ponieważ w tym „starym” zapisany jest trwale numer NIP poprzedniego właściciela. Koszt takiej wymiany to kilkaset złotych. Oczywiście musisz też doliczyć koszt samej kasy. Wysokiej jakości, nową kasę z elektroniczną kopią paragonu kupisz już od 1299 zł, i będziesz mógł odliczyć ulgę - nowa kasa jest więc tańsza i z pewnością posłuży Ci dłużej niż używana.

Wybrany przez Ciebie autoryzowany salon sprzedaży kas jest również serwisem tych urządzeń. Zanim więc kupisz kasę, zapytaj o dostępność serwisanta w razie awarii. Przepisy nakładają na serwisy konieczność podjęcia czynności serwisowych w ciągu 48 godzin od zgłoszenia awarii. Można jednak ustalić z serwisantem inny termin, który pasuje obu  stronom. Wybierz też serwis blisko Twojego sklepu czy punktu usługowego - najlepiej w tej samej lub sąsiedniej dzielnicy.

 

Co wziąć pod uwagę przy zakupie kasy fiskalnej?

 

Cena

Ty też lubisz kupować tanio? Pierwszą rzeczą, na którą zazwyczaj zwracamy uwagę, jest cena kasy fiskalnej. A różnice są spore - od 999 zł do nawet 4.000 zł. Jednak w kasie fiskalnej to nie cena jest najważniejsza, ale dopasowanie urządzenia do potrzeb działalności. Inna kasa sprawdzi się w gabinecie stomatologicznym czy w kancelarii prawnej, inna w niewielkim punkcie usługowym, a jeszcze inna w dużym markecie. Tam, gdzie sprawdzi się tania i prosta kasa, nie ma potrzeby kupować droższej. Natomiast tam, gdzie potrzebne są wysokie parametry techniczne, trzeba kupić droższą kasę, ponieważ ta tania zupełnie się nie sprawdzi.

 

Rodzaj działalności

To kryterium jest właściwie najważniejsze. Zależnie od tego, jak wielu klientów przyjmujesz w ciągu dnia, jak wiele masz asortymentu i w jakiej formie prowadzisz działalność, potrzebna Ci będzie kasa dostosowana do konkretnych potrzeb. Nie obawiaj się zdradzić sprzedawcy kas tych szczegółów, ponieważ dzięki temu będzie on mógł dobrać urządzenie, które przyczyni się do zwiększenia zysków w Twojej placówce handlowej.

 

Elektroniczna kopia paragonu

Niezależnie od tego, jaką działalność prowadzisz, będziesz musiał przechowywać kopie paragonów fiskalnych przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłyną termin płatności podatku z danej sprzedaży. Jeśli wybierzesz kasę z tradycyjną, papierową kopią paragonu, będzie to oznaczało konieczność przechowywania przez ten okres zadrukowanych rolek - w takich warunkach, aby nie uległy one zniszczeniu i nie wyblakły od słońca. Jeśli masz bardzo niewielką sprzedaż, może Ci się to wydawać prostym zadaniem. Jeśli jednak prowadzisz sklep, nawet nieduży, będziesz musiał znaleźć naprawdę sporo miejsca. Oszczędność miejsca, pieniędzy i problemów w razie kontroli skarbowej zagwarantuje Ci elektroniczna kopia paragonu. Podczas gdy tradycyjnie kopie zapisują się na dodatkowej rolce papieru, w kasach z kopią elektroniczną wszystkie te dane zostają zapisane na maleńkiej karcie SD/SDHC lub microSD/microSDHC. Na karcie o pojemności 2 GB można zapisać tyle danych, co na 3.330 rolkach papieru kasowego. Wyobraź sobie, ile miejsca potrzebowałbyś na tyle rolek. Gdy kupisz kasę z elektroniczną kopią paragonu, zaoszczędzisz pieniądze na zakup dodatkowych rolek i będziesz rzadziej jeździł do serwisu na zakupy. Ale to nie wszystko. Widziałeś kiedyś, jak blaknie paragon pod wpływem słońca? A może widziałeś paragon wyblakły, pomimo iż leżał na dnie ciemnej szuflady? Dzieje się tak, ponieważ paragony - niezależnie od jakości papieru - mają określoną trwałość. Większość blaknie po około 2 latach. A pamiętaj, że będziesz musiał przechowywać je przez 5 lat. Dzięki kasie z elektroniczną kopią paragonu unikniesz problemów w razie kontroli skarbowej, która zażąda pokazania kopii paragonów sprzed lat, a te okażą się praktycznie nieczytelne. Kopie elektroniczne możesz dowolnie powielać, zapisywać na dysku komputera, na płytach CD itd. Dzięki temu masz pewność, że spełniasz wymagania określone w przepisach.

 

Mechanizm drukujący

Większość dostępnych dziś na rynku kas fiskalnych zostało wyposażonych w mechanizm drukujący termiczny. Tylko najstarsze kasy korzystają jeszcze z mechanizmu igłowego. Niemniej istotne jest, jak szybko kasa będzie drukować paragony. Jeśli w Twoim punkcie handlowym jest duży ruch, kup kasę z szybkim mechanizmem drukującym - nie chcesz przecież, aby Twoim klienci niecierpliwili się w oczekiwaniu na paragon. Wzmocniony mechanizm drukujący poprawia jakość obsługi klienta tam, gdzie urządzenie jest mocno eksploatowane.

 

Łatwość obsługi

Wbrew pozorom to bardzo ważny czynnik. Obsługując kasę fiskalną o mało intuicyjnej obsłudze łatwo się pomylić, trudniej wprowadzić nowy produkt, programowanie trwa o wiele dłużej, dłużej też trwa szkolenie pracowników  - innymi słowy, z taką kasą stracisz czas, zamiast go zaoszczędzić. Poproś sprzedawcę kas fiskalnych, aby pokazał Ci, w jaki sposób wykonać kilka prostych czynności na kasie - zarejestrować sprzedaż, wydrukować raport, wprowadzić nowy towar czy zmienić cenę. Szybko zorientujesz się, czy dana kasa jest prosta w obsłudze, czy raczej będziesz potrzebował tygodni, aby wszystko zapamiętać. Łatwa obsługa to również szybsza obsługa. A szybka i sprawna obsługa klienta to zadowoleni klienci. A zadowoleni klienci to większy zysk dla Twojej firmy.

 

Rodzaje kas fiskalnych

 

Kasy przenośne - mobilne

Ten rodzaj urządzeń sprawdzi się wszędzie tam, gdzie sprzedawca przemieszcza się między różnymi punktami, w których prowadzi działalność. Dzięki swoim niewielkim gabarytom i małej wadze kasy przenośne znajdują zastosowanie na targowiskach, w gabinetach lekarskich, w kancelariach prawnych, a także w pracy akwizytorów i innych osób, które przemieszczają się wraz ze swoją kasą fiskalną.

Kasy mobilne nie mają bardzo wysokich parametrów technicznych ani wielu dodatkowych funkcji. Wyróżniają się jednak atrakcyjną ceną w porównaniu do bardziej skomplikowanych urządzeń. Z tego względu często znajdują zastosowanie tam, gdzie sprzedaż dla klientów indywidualnych jest sporadyczna, np. w hurtowniach, oraz w punktach handlowych i usługowych o niewielkim natężeniu ruchu i małym asortymencie, np. w zakładach fryzjerskich. Kasy przenośne wyróżniają się dużą odpornością na czynniki zewnętrzne, takie jak wysokie i niskie temperatury, wilgoć, kurz i brud. Wiele z nich posiada silikonową osłonkę chroniącą klawiaturę przed zabrudzeniem czy zalaniem. Ponadto mają stabilizatory rolek, które zapobiegają ich przemieszczaniu. Jeszcze inną ważną zaletą kas przenośnych jest wytrzymały akumulator, który pozwala na długotrwałą pracę bez konieczności podłączania urządzenia do źródła zasilania. Niektóre modele można także ładować z gniazdka zapalniczki samochodowej. Gdzie kasa przenośna się nie sprawdzi? Przede wszystkim tam, gdzie obrót jest duży, a asortyment szeroki. W takich punktach sprzedażowych konieczne jest zastosowanie droższej kasy.

 

Kasy jednostanowiskowe

Ten rodzaj urządzeń najczęściej widzimy w sklepach, marketach, kioskach i większych punktach usługowych. Mają one pojemniejszą bazę towarową niż kasy przenośne, dlatego sprawdzają się wszędzie tam, gdzie asortyment jest dość szeroki lub często się zmienia. Do kasy jednostanowiskowej zazwyczaj można podłączyć dodatkowe urządzenia, takie jak np. waga elektroniczna, czytnik kodów kreskowych, a nawet komputer. Należy jednak pamiętać, że kasy fiskalne jednostanowiskowe mają różne funkcje i parametry techniczne, w zależności od rodzaju i ceny. Przed zakupem warto więc sprawdzić, czy dana kasa spełni potrzeby naszej działalności.

 

Kasy systemowe

To jedne z najbardziej skomplikowanych, a zarazem najbardziej wydajnych urządzeń tego typu. Kasy fiskalne systemowe zostały zaprojektowane z myślą o pracy w systemie sprzedaży. Sprawdzają się we wszelkiego rodzaju sklepach i marketach o dużym natężeniu ruchu. Kasa systemowa może (choć nie musi) współpracować z komputerem, na którym zainstalowane jest oprogramowanie sprzedażowe. Współpracuje także z innymi urządzeniami, takimi jak czytnik kodów kreskowych, waga sklepowa, a także inne kasy. Oczywiście kasy fiskalne jednostanowiskowe i przenośne zazwyczaj również można podłączyć do komputera, jednak w przypadku kas systemowych transmisja danych odbywa się w czasie rzeczywistym. Kasy systemowe to najdroższa grupa urządzeń tego typu. Nie ma potrzeby kupować takich kas w niewielkich punktach handlowych czy usługowych. Jednak w dużych placówkach handlowych kasy systemowe są najlepszym rozwiązaniem i warto w nie zainwestować.

 

Zobacz również, czym są drukarki fiskalne

 

Przed rozpoczęciem ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej należy także dopełnić kilku formalności określonych w przepisach. Dzięki temu mamy gwarancję uzyskania ulgi do 700 zł z urzędu skarbowego.

 

Sprawdź, jak rozpocząć pracę z kasą fiskalną

Czytany 4975 razy Ostatnio zmieniany poniedziałek, 30 czerwiec 2014 22:20

Artykuły powiązane

  • Wystawianie i wydawanie paragonu z kasy fiskalnej – zmiany od 1 maja 2019 r. Wystawianie i wydawanie paragonu z kasy fiskalnej – zmiany od 1 maja 2019 r.

    Każdy operator kasy fiskalnej musi podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji – taki wymóg nakładają na niego nowe przepisy. A zasady te uległy istotnym zmianom od 1 maja 2019 r. Doprecyzowano m.in. moment wystawiania paragonu fiskalnego dokumentującego przyjęcie zaliczki – z rozdzieleniem na zaliczki gotówkowe i zapłacone np. przelewem.

  • Ulga tylko na kasę fiskalną online – nowe rozporządzenie od 1 maja 2019 r. Ulga tylko na kasę fiskalną online – nowe rozporządzenie od 1 maja 2019 r.

    Podobnie jak obecnie, nowa ulga na kasę fiskalną ma wynosić maksymalnie 700 zł za każde urządzenie. Skorzystają z niej zarówno nowi użytkownicy, jak i podatnicy wymieniający kasy na online’owe ze względu na wymóg ustawy. Sprawdź, jakie są nowe przepisy dotyczące ulgi na kasę fiskalną online w 2019 r. Dowiedz się też, jak w nowym stanie prawnym będziemy dokonywać odliczenia w deklaracji VAT i kto straci prawo do ulgi na kasę online’ową.

  • Ministerstwo Finansów zmienia zdanie: Nie będzie paragonu przed płatnością Ministerstwo Finansów zmienia zdanie: Nie będzie paragonu przed płatnością

    Wśród przedsiębiorców wzbudziły krytykę i bunt. Eksperci wskazywali na ich niezgodność z ustawą o VAT. Nowe regulacje ustanawiające obowiązek wydania nabywcy paragonu fiskalnego przed przyjęciem zapłaty na szczęście nie zostaną wprowadzone. Rząd pod wpływem napływających argumentów zrezygnował z kontynuacji prac nad tym pomysłem.

  • Wydanie paragonu przed przyjęciem zapłaty – nowy projekt rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych Wydanie paragonu przed przyjęciem zapłaty – nowy projekt rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych

    Wystawienie paragonu za usługę, która nie miała jeszcze miejsca i za towar, który nie został wydany. Wystawienie paragonu przed otrzymaniem zapłaty – na taki absurdalny pomysł wpadli twórcy projektu nowego rozporządzenia w sprawie kas. Gdyby nowe przepisy rzeczywiście weszły w życie 1 stycznia 2019 r., spowodują chaos w firmach i na całym rynku.

  • Wystawienie faktury sprzedaży gdy brak paragonu fiskalnego Wystawienie faktury sprzedaży gdy brak paragonu fiskalnego

    Nabywca żąda wystawienia faktury do transakcji zarejestrowanej na kasie fiskalnej, ale nie ma paragonu – jak postępować w takim przypadku? Takie wątpliwości przedsiębiorców rozwiewają interpretacje indywidualne organów podatkowych oraz Krajowej Informacji Skarbowej. Sprawdź, kiedy możesz wystawić fakturę, gdy twój nabywca zgubi paragon fiskalny.