Czynni podatnicy VAT mają obowiązek każdego miesiąca lub pierwszego miesiąca każdego kwartału składać deklaracje VAT-7 lub VAT-7K. W obecnym stanie prawnym część przedsiębiorców może wybrać, czy woli składać deklaracje VAT w formie elektronicznej czy w tradycyjnej formie papierowej.
Zgodnie z przepisami ogólnymi deklaracje VAT należy składać w formie elektronicznej. Regulację taką wprowadziła ustawa z dnia 1 grudnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 2024). Zmieniła ona brzmienie 99 ust. 11b ustawy o VAT, od 1 stycznia 2017 r. przepis ten brzmi:
Art. 99
(…)
11b. Deklaracje, o których mowa w ust. 1-3, 3c-6, 8-9 i 11a, składa się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Przepisy ustawy nowelizacyjnej dawały jednak niektórym podatnikom możliwość korzystania z okresu przejściowego. Zgodnie z art. 16 tego aktu prawnego, w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. bezwzględny obowiązek elektronicznej wysyłki deklaracji VAT spoczywa m.in. na podatnikach VAT UE oraz dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi objęte mechanizmem odwrotnego obciążenia.
W przepisie tym czytamy:
Art. 16. W odniesieniu do okresów rozliczeniowych przypadających od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2017 r. nie stosuje się przepisu art. 99 ust. 11b ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, w stosunku do podatników, którzy nie są:
1) obowiązani do zarejestrowania się jako podatnik VAT UE;
2) dostawcami towarów lub świadczącymi usługi, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, lub nabywcami tych towarów lub usług;
3) obowiązani, zgodnie z art. 45ba ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) lub art. 27 ust. 1c ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888, 1926, 1933 i 1948), do składania deklaracji, zeznań, informacji oraz rocznego obliczenia podatku za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Powyższy przepis oznacza, iż począwszy od rozliczenia za styczeń 2018 r. wszyscy czynni podatnicy VAT będą musieli składać deklaracje VAT-7 lub VAT-7K w formie elektronicznej. Nie będzie w tym względzie żadnych wyjątków – nawet dla najmniejszych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych.
Pierwsza obowiązkowa e-deklaracja VAT będzie musiała zostać złożona do poniedziałku 26 lutego 2018 r. (25.02 wypada w niedzielę) w przypadku podatników składających deklaracje za okresy miesięczne lub do środy 25 kwietnia 2018 r. w przypadku rozliczeń kwartalnych.
Uwaga!
Począwszy od rozliczenia za styczeń 2018 r. wszyscy podatnicy muszą składać deklaracje VAT-7 lub VAT-7K wyłącznie w formie elektronicznej.
Należy również przypomnieć, iż obowiązek elektronicznej wysyłki dotyczy także informacji podsumowującej VAT-UE (składają ją podatnicy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych) oraz informacji podsumowującej w obrocie krajowym VAT-27 (składają ją podatnicy dokonujący dostaw towarów i świadczący usługi objęte mechanizmem odwrotnego obciążenia) – w tym wypadku wymóg elektronicznej wysyłki obowiązuje od 1 stycznia 2017 r.
Ważne!
W 2018 r. następujące deklaracje i informacje składa się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej:
VAT-7 (czynni podatnicy VAT rozliczający VAT miesięcznie)
VAT-7K (czynni podatnicy VAT rozliczający VAT kwartalnie)
VAT-UE (podatnicy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych)
VAT-27 (podatnicy dokonujący sprzedaży krajowej towarów i usług jako odwrotne obciążenie)
VAT-9M (podatnicy zwolnieni z VAT dokonujący importu usług lub zakupu towarów lub usług, dla których podatnikiem jest nabywca)
VAT-8 (podatnicy zwolnieni z VAT zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE dokonujący transakcji zagranicznych oraz zakupu towarów lub usług, dla których podatnikiem jest nabywca).
Dla podatników przyzwyczajonych do tradycyjnego składania deklaracji VAT – w formie papierowej – przestawienie się na elektroniczną wysyłkę może stanowić spore wyzwanie. A to nie jedyny nowy obowiązek wprowadzony od 1 stycznia 2018 r. – warto przypomnieć, iż od tej daty wyłącznie elektronicznie muszą być prowadzone ewidencje VAT. Ponadto obowiązek przesyłania plików JPK_VAT obejmie ostatnią grupę podatników, która do końca 2017 r. może korzystać z okresu przejściowego – mikroprzedsiębiorców.
Wielu podatników już teraz wdraża w swojej działalności oprogramowanie dostosowane do wymogu przesyłania deklaracji VAT w formie elektronicznej. Programy takie jak Rachmistrz nexo, Rachmistrz GT, Rewizor nexo czy Rewizor GT służą m.in. do prowadzenia elektronicznej ewidencji VAT. Umożliwiają one tworzenie i elektroniczną wysyłkę zarówno Jednolitego Pliku Kontrolnego, jak i deklaracji VAT-7 i VAT-7K. Systemy te powstały z myślą o wygodnej, intuicyjnej pracy – dzięki temu są łatwe w obsłudze nawet dla użytkowników, którzy nie mieli wcześniej wiele do czynienia z takimi programami. Co więcej, podatnicy stosujący wymienione programy firmy InsERT nie muszą zastanawiać się, czy składają dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami – producent tych systemów dba o bieżące ich aktualizowanie pod kątem zmieniających się przepisów oraz potrzeb użytkowników.
Czytaj więcej: JPK w Insert nexo
