Z początkiem roku 2022 r. w obrocie pojawi nowy rodzaj dokumentów, tzw. faktury ustrukturyzowane – zgodne ze wzorem określanym przez Ministerstwo Finansów. Ich struktura logiczna jest już od ponad miesiąca dostępna na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Faktura ustrukturyzowana jest tak naprawdę kolejnym wariantem faktury elektronicznej. Można ją będzie wystawiać i otrzymywać za pośrednictwem Centralnej Bazy Faktur tzw. Krajowego Systemu E-faktur KSeF. System będzie m.in. automatycznie przydzielał numery identyfikujące, weryfikował zgodność dokumentu ze wzorem udostępnionym przez resort finansów, a także je archiwizował. Czy nowa forma dokumentacji sprzedaży zastąpi dotychczasowe rodzaje faktur, które są w obiegu? 

Trzecia opcja dokumentowania transakcji

Ustawodawca nie przewiduje na ten moment wprowadzenia powszechnego obowiązku przekazywania dokumentów za pośrednictwem KSeF, a faktura ustrukturyzowana będzie formą dodatkową i opcjonalną. Pozostałe warianty faktur – papierowa i elektroniczna – wciąż pozostaną w obiegu. W przyszłości możemy się jednak spodziewać zmiany – uruchomienie systemu i e-faktury ustrukturyzowanej jest pierwszym krokiem w stronę globalnej centralizacji wymiany dokumentów sprzedaży.

Czy bać się nowego?

Przestawienie się na korzystanie z faktur ustrukturyzowanych i systemu KSeF może stanowić kłopot zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy dotychczas wystawiali wyłącznie faktury papierowe. Spore zmiany czekają też firmy korzystające z nietypowych rozwiązań.

Najłatwiej będzie użytkownikom popularnych systemów finansowo-księgowych np. takich jak Subiekt nexo czy Rachmistrz nexo dostosowywanych przez producenta do bieżących wymogów ustawodawcy. Dla tych użytkowników zmiany nie będą się wiązać z dodatkowymi obciążeniami. W praktyce przedsiębiorca będzie sporządzał fakturę w wybranym dla swojej działalności systemie finansowo-księgowym – na takiej samej zasadzie, jak dotychczas.

Ustawodawca nie zmusza, ale zachęca

Chociaż wystawianie faktur ustrukturyzowanych nie będzie na razie obligatoryjne, ustawodawca zapowiedział przywileje, które mają zachęcić podatników do wyboru właśnie tej formy. Między innymi mogą oni liczyć na szybszy zwrot podatku VAT w terminie nie 60, a 40 dni. Istotną zaletą Krajowego Systemu E-faktur KSeF jest bezpieczna archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej. Zastąpi ona tradycyjne przechowywanie faktur dla podatników, którzy będą z niego korzystać.  

Zobacz też: Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom