Krajowy System e-Faktur to zaawansowany system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty te stanowią wariant e-faktury, tworzony zgodnie z określoną strukturą logiczną.

Oczywiście system KSeF nie służy wyłącznie wygodzie podatników. Stanowi kolejne narzędzie kontroli fiskusa nad działaniami przedsiębiorców. W założeniu ma wykrywać poważne nadużycia podatkowe i zapobiegać im. Zmiana ma zwiększyć wpływy z podatków do budżetu państwa i zachęcić firmy do uczciwego rejestrowania sprzedaży.

Krajowy System e-Faktur przechowa dokumenty

W obecnym stanie prawnym podatnicy muszą przechowywać dokumenty przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. Archiwizacja taka może odbywać się tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej.

W praktyce przedsiębiorca nie musi mieć np. wszystkich papierowych rachunków czy faktur. Wystarczy, że przechowuje w formie cyfrowej ich skany lub czytelne zdjęcia. Trzeba jednak przyznać, że każda z tych dwóch form archiwizacji dokumentów – papierowa i elektroniczna – wiąże się z dodatkowymi obowiązkami i ryzykiem. Cyfrowy dokument nie wyblaknie, ale może np. zostać niechcący skasowany lub utracony w wyniku awarii sprzętu lub działania wirusa.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma zakończyć tę niedogodność raz na zawsze. Wszystkie wystawione dokumenty są w nim przechowywane nie przez 5, ale przez 10 lat. Archiwizacja dokumentów zostanie zapewniona przez administrację. Za taką usługę przedsiębiorca nic nie zapłaci.

Korzyści z faktur ustrukturyzowanych

Archiwizacja dokumentów w systemie KSeF to nie tylko większe bezpieczeństwo, ale też wygoda. Przedsiębiorca ma do nich dostęp w każdej chwili. Nie musi przekopywać dziesiątek segregatorów w poszukiwaniu dokumentu sprzed kilku lat. Wraz z wprowadzeniem obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej zniknie też obowiązek przekazywania pliku JPK_FA na żądanie organu podatkowego. Stanie się to zbędne, ponieważ administracja skarbowa będzie miała bieżący dostęp do wszystkich wystawianych faktur.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur będzie się też wiązało z krótszym czasem oczekiwania na zwrot z VAT. Obecnie podstawowy termin to 60 dni. Od 1 lipca 2024 r. okres ten zostanie skrócony do 40 dni.

Więcej na: E-faktury ustrukturyzowane obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., ale nie dla wszystkich!