środa, 15 wrzesień 2021 20:48

Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom

Oceń ten artykuł
(1 głos)

Zmiana modelu współpracy biznesowej wymuszona trwającą od 2020 r. pandemią sprawiła, iż wielu przedsiębiorców przekonało się do elektronicznego obiegu dokumentów oraz ogólnie zdalnych kontaktów. Firmy, które kontynuowały działalność nawet w trudnych dla gospodarki miesiącach, musiały m.in. dostosować się do rządowych wytycznych podczas kontaktu ze swoim księgowym. Zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe przekonały się, jak praktyczna jest w dzisiejszych czasach e-księgowość. Jakie korzyści przyniosła obu stronom?

E-księgowość to model kontaktu z biurem rachunkowym, który opiera się o nowoczesne narzędzia IT. Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest stworzony przez InsERT Portal Biura – system przeglądarkowy, za pomocą którego przedsiębiorca przesyła dokumenty do swojego księgowego. W odpowiedzi uzyskuje informacje zwrotne, m.in. o wysokości wynagrodzeń, podatku do zapłaty, składek, ale też zbliżających się terminach podatkowych czy konieczności poprawienia jakiegoś dokumentu.

 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów

W tradycyjnym modelu księgowości przedsiębiorca każdego miesiąca (a nierzadko częściej, szczególnie w przypadku dużej liczby faktur) musiał dostarczać do biura rachunkowego dokumenty w formie papierowej. Wymagało to m.in. drukowania faktur i umów, które firma otrzymała od swojego kontrahenta drogą elektroniczną.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przekazywanie ich w formacie cyfrowym. Wystarczy dodać pliki na portalu w formacie PDF lub innym. Jeśli dla przedsiębiorcy jest to wygodne, może nawet zrobić zdjęcie telefonem i zapisać od razu w aplikacji.

Księgowy uzyskuje dostęp do wgranych plików w czasie rzeczywistym. Na ich podstawie oblicza m.in. podatek do zapłaty. Posługuje się przy tym funkcjonalnym programem księgowym, takim jak np. Rachmistrz nexo (dla uproszczonej księgowości) lub Rewizor nexo (dla ksiąg handlowych). W taki sposób elektroniczny obieg dokumentów oszczędza czas zarówno księgowego, jak i pracowników firmy. Dzięki wyeliminowaniu konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu zminimalizowana zostaje liczba popełnianych błędów.

 

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Systemy takie jak Portal Biura umożliwiają nie tylko komunikację z księgowym, ale też przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Należy podkreślić, iż taka forma archiwizacji jest zgodna z aktualnymi przepisami, dozwolona i bezpieczna. Dokumenty w formie cyfrowej są nie tylko lepiej chronione niż te papierowe, które mogą np. wyblaknąć czy ulec zalaniu, ale też zdecydowanie łatwiejsze do szybkiego odszukania.

W Portalu Biura przedsiębiorca ma dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca – wystarczy, że zaloguje się na stronie internetowej. To znaczenie ułatwia prowadzenie firmy, szczególnie gdy jej właściciel często wyjeżdża i zarządza przedsiębiorstwem zdalnie.

 

Księgowy już niepotrzebny?

Elektroniczny obieg dokumentów, e-księgowość oraz wiążące się z nimi zautomatyzowanie wielu czynności związanych z rozliczeniami podatkowymi nie oznacza, iż księgowi przestaną być potrzebni. Przeciwnie – rozliczenia mogą być wykonywane prawidłowo tylko wtedy, gdy czuwa nad nimi doświadczony specjalista.

Rzeczywista e-księgowość to coś więcej niż narzędzie, za pomocą którego przedsiębiorca sam prowadzi swoje rozrachunki. To nowoczesny kanał komunikacji, z gwarancją rzetelnego, prawidłowego i terminowego działania księgowego. W razie potrzeby specjalista z biura rachunkowego zapewnia swojemu klientowi wsparcie także inną drogą, np. telefonicznie lub na osobistym spotkaniu.

 

Zobacz też: Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury?

Czytany 507 razy

Artykuły powiązane

  • Jak zwiększyć konkurencyjność biura księgowego – poznaj innowacyjne narzędzie! Jak zwiększyć konkurencyjność biura księgowego – poznaj innowacyjne narzędzie!

    Zmiana – nieodłączny element zawodu księgowego. Zmiany w prawie, aktualizacje przepisów, nowe technologie – bycie na bieżąco oznacza nieustanne i intensywne szkolenia. Trzeba przyznać, że w ostatnich latach proces ten galopuje, stawiając biura rachunkowe przed ciągłymi wyzwaniami, m.in. w obszarze oprogramowania i zdalnej komunikacji. Otwartość na innowacje przekłada się jednak na konkretne efekty – zwiększenie konkurencyjności firmy i lepszą pozycję na rynku. Poznaj narzędzia, które pozwalają to osiągnąć!

  • Przygotuj swoje biuro rachunkowe na cyfrową księgowość! Przygotuj swoje biuro rachunkowe na cyfrową księgowość!

    Pliki JPK, elektroniczna ewidencja, faktury ustrukturyzowane – cyfryzacja na dobre zagościła w życiu współczesnego polskiego przedsiębiorcy. Aby zachować konkurencyjność na rynku, biuro księgowe musi dziś nie tylko rzetelnie świadczyć swoje usługi, ale też wychodzić naprzeciw potrzebom klienta, który chce wszystko załatwić szybko i najlepiej elektronicznie. Dowiedz się, jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość!

  • Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu? Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu?

    Czym jest nowoczesna księgowość? Dziś to zdecydowanie nie pilnowanie, by faktury były równo ułożone w segregatorze. Nowoczesna księgowość to cyfrowa księgowość – skupiona na ścisłej współpracy na linii: właściciel firmy – biuro rachunkowe. Proaktywne działanie, natychmiastowa wymiana informacji – takie cele stawia sobie innowacyjna e-księgowość.

  • Fakturowanie w Windows – zintegrowane z e-księgowością! Fakturowanie w Windows – zintegrowane z e-księgowością!

    Dostosowany do potrzeb działalności, praktyczny program do wystawiania faktur znacząco ułatwia pracę firmy. Pomimo coraz większego wyboru aplikacji mobilnych, wciąż największą popularnością cieszy się fakturowanie w Windows. Jaki program wybrać, by pozwalał jednocześnie na sprawne zarządzanie e-księgowością?

  • Portal Biura – jak usprawnić księgowość w Biurach Rachunkowych? Portal Biura – jak usprawnić księgowość w Biurach Rachunkowych?

    Na pozór wydaje się, że księgowość w małej firmie jest sprawą prostą. Jednak wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym już na starcie. Właściciele niedużych biznesów wolą zapłacić za usługę i mieć pewność, że rozrachunki, wyliczenia podatku czy obowiązkowych składek są przeprowadzane prawidłowo. Inny powód to oszczędność czasu – czasu, który można poświęcić na rozwijanie sprzedaży, zamiast na śledzenie przepisów i bieżących zmian w regulacjach podatkowych. Portal Biura to program, która pozwala jeszcze bardziej usprawnić prowadzenie księgowości  – zarówno od strony podatnika, jak i biura rachunkowego.