środa, 15 wrzesień 2021 20:48

Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom

Oceń ten artykuł
(2 głosów)

Zmiana modelu współpracy biznesowej wymuszona trwającą od 2020 r. pandemią sprawiła, iż wielu przedsiębiorców przekonało się do elektronicznego obiegu dokumentów oraz ogólnie zdalnych kontaktów. Firmy, które kontynuowały działalność nawet w trudnych dla gospodarki miesiącach, musiały m.in. dostosować się do rządowych wytycznych podczas kontaktu ze swoim księgowym. Zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe przekonały się, jak praktyczna jest w dzisiejszych czasach e-księgowość. Jakie korzyści przyniosła obu stronom?

E-księgowość to model kontaktu z biurem rachunkowym, który opiera się o nowoczesne narzędzia IT. Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest stworzony przez InsERT Portal Biura – system przeglądarkowy, za pomocą którego przedsiębiorca przesyła dokumenty do swojego księgowego. W odpowiedzi uzyskuje informacje zwrotne, m.in. o wysokości wynagrodzeń, podatku do zapłaty, składek, ale też zbliżających się terminach podatkowych czy konieczności poprawienia jakiegoś dokumentu.

 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów

W tradycyjnym modelu księgowości przedsiębiorca każdego miesiąca (a nierzadko częściej, szczególnie w przypadku dużej liczby faktur) musiał dostarczać do biura rachunkowego dokumenty w formie papierowej. Wymagało to m.in. drukowania faktur i umów, które firma otrzymała od swojego kontrahenta drogą elektroniczną.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przekazywanie ich w formacie cyfrowym. Wystarczy dodać pliki na portalu w formacie PDF lub innym. Jeśli dla przedsiębiorcy jest to wygodne, może nawet zrobić zdjęcie telefonem i zapisać od razu w aplikacji.

Księgowy uzyskuje dostęp do wgranych plików w czasie rzeczywistym. Na ich podstawie oblicza m.in. podatek do zapłaty. Posługuje się przy tym funkcjonalnym programem księgowym, takim jak np. Rachmistrz nexo (dla uproszczonej księgowości) lub Rewizor nexo (dla ksiąg handlowych). W taki sposób elektroniczny obieg dokumentów oszczędza czas zarówno księgowego, jak i pracowników firmy. Dzięki wyeliminowaniu konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu zminimalizowana zostaje liczba popełnianych błędów.

 

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Systemy takie jak Portal Biura umożliwiają nie tylko komunikację z księgowym, ale też przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Należy podkreślić, iż taka forma archiwizacji jest zgodna z aktualnymi przepisami, dozwolona i bezpieczna. Dokumenty w formie cyfrowej są nie tylko lepiej chronione niż te papierowe, które mogą np. wyblaknąć czy ulec zalaniu, ale też zdecydowanie łatwiejsze do szybkiego odszukania.

W Portalu Biura przedsiębiorca ma dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca – wystarczy, że zaloguje się na stronie internetowej. To znaczenie ułatwia prowadzenie firmy, szczególnie gdy jej właściciel często wyjeżdża i zarządza przedsiębiorstwem zdalnie.

 

Księgowy już niepotrzebny?

Elektroniczny obieg dokumentów, e-księgowość oraz wiążące się z nimi zautomatyzowanie wielu czynności związanych z rozliczeniami podatkowymi nie oznacza, iż księgowi przestaną być potrzebni. Przeciwnie – rozliczenia mogą być wykonywane prawidłowo tylko wtedy, gdy czuwa nad nimi doświadczony specjalista.

Rzeczywista e-księgowość to coś więcej niż narzędzie, za pomocą którego przedsiębiorca sam prowadzi swoje rozrachunki. To nowoczesny kanał komunikacji, z gwarancją rzetelnego, prawidłowego i terminowego działania księgowego. W razie potrzeby specjalista z biura rachunkowego zapewnia swojemu klientowi wsparcie także inną drogą, np. telefonicznie lub na osobistym spotkaniu.

 

Zobacz też: Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury?

Czytany 788 razy

Artykuły powiązane

  • Nowe technologie w biurze rachunkowym – postaw na sprawdzone narzędzia Nowe technologie w biurze rachunkowym – postaw na sprawdzone narzędzia

    Postęp technologiczny nieustannie zmienia codzienność – wpływa na nasze życie prywatne i zawodowe. Cyfryzacja firm z jednej strony stanowi usprawnienie, z drugiej wiąże się z wyzwaniami dla przedsiębiorców, w tym także dla biur rachunkowych. Wydaje się jednak, że nowe technologie są nieuniknione, jeśli nie chcemy zostać w tyle i stale świadczyć usługi na poziomie oczekiwanym przez klientów.

  • Portal Biura w biurze rachunkowym. Czy rzeczywiście warto? Portal Biura w biurze rachunkowym. Czy rzeczywiście warto?

    W dobie przymusowej cyfryzacji wielu dziedzin życia polskiego przedsiębiorcy wprowadzanie zmian jest nieuniknione. Wykorzystanie nowych technologii pozwala księgowym utrzymać się na rynku, nawet pomimo dużej konkurencji. Jakie rozwiązania rzeczywiście przynoszą korzyści biurom, a jakie są jedynie naciąganiem na kolejne zakupy? Pod lupę wzięliśmy Portal Biura w biurze rachunkowym – system InsERT do komunikacji na linii biuro-klient.

  • Faktura ustrukturyzowana usprawni księgowość dla firm Faktura ustrukturyzowana usprawni księgowość dla firm

    Wprowadzona od 1 stycznia faktura ustrukturyzowana obecnie jest dla polskich przedsiębiorców wyborem, nie przymusem. Rząd wprowadzi jednak obowiązek jej stosowania – i to już od 2024 roku. Choć jak każda zmiana przeraża podatników, dla biur rachunkowych może być dużym odciążeniem. Sprawdź, jak system KSeF i faktura ustrukturyzowana usprawnią księgowość dla firm.

  • Portal Biura – teraz także dla linii InsERT GT Portal Biura – teraz także dla linii InsERT GT

    Innowacyjne narzędzie usprawniające komunikację pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym – Portal Biura – teraz działa także w linii InsERT GT! Poznaj funkcjonalność tego rozwiązania i dowiedz się, dlaczego warto w pełni wykorzystać potencjał e-księgowości! Portal Biura dla linii InsERT GT.

  • Jak zwiększyć konkurencyjność biura księgowego – poznaj innowacyjne narzędzie! Jak zwiększyć konkurencyjność biura księgowego – poznaj innowacyjne narzędzie!

    Zmiana – nieodłączny element zawodu księgowego. Zmiany w prawie, aktualizacje przepisów, nowe technologie – bycie na bieżąco oznacza nieustanne i intensywne szkolenia. Trzeba przyznać, że w ostatnich latach proces ten galopuje, stawiając biura rachunkowe przed ciągłymi wyzwaniami, m.in. w obszarze oprogramowania i zdalnej komunikacji. Otwartość na innowacje przekłada się jednak na konkretne efekty – zwiększenie konkurencyjności firmy i lepszą pozycję na rynku. Poznaj narzędzia, które pozwalają to osiągnąć!