środa, 15 wrzesień 2021 20:48

Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom

Oceń ten artykuł
(0 głosów)

Zmiana modelu współpracy biznesowej wymuszona trwającą od 2020 r. pandemią sprawiła, iż wielu przedsiębiorców przekonało się do elektronicznego obiegu dokumentów oraz ogólnie zdalnych kontaktów. Firmy, które kontynuowały działalność nawet w trudnych dla gospodarki miesiącach, musiały m.in. dostosować się do rządowych wytycznych podczas kontaktu ze swoim księgowym. Zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe przekonały się, jak praktyczna jest w dzisiejszych czasach e-księgowość. Jakie korzyści przyniosła obu stronom?

E-księgowość to model kontaktu z biurem rachunkowym, który opiera się o nowoczesne narzędzia IT. Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest stworzony przez InsERT Portal Biura – system przeglądarkowy, za pomocą którego przedsiębiorca przesyła dokumenty do swojego księgowego. W odpowiedzi uzyskuje informacje zwrotne, m.in. o wysokości wynagrodzeń, podatku do zapłaty, składek, ale też zbliżających się terminach podatkowych czy konieczności poprawienia jakiegoś dokumentu.

 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów

W tradycyjnym modelu księgowości przedsiębiorca każdego miesiąca (a nierzadko częściej, szczególnie w przypadku dużej liczby faktur) musiał dostarczać do biura rachunkowego dokumenty w formie papierowej. Wymagało to m.in. drukowania faktur i umów, które firma otrzymała od swojego kontrahenta drogą elektroniczną.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przekazywanie ich w formacie cyfrowym. Wystarczy dodać pliki na portalu w formacie PDF lub innym. Jeśli dla przedsiębiorcy jest to wygodne, może nawet zrobić zdjęcie telefonem i zapisać od razu w aplikacji.

Księgowy uzyskuje dostęp do wgranych plików w czasie rzeczywistym. Na ich podstawie oblicza m.in. podatek do zapłaty. Posługuje się przy tym funkcjonalnym programem księgowym, takim jak np. Rachmistrz nexo (dla uproszczonej księgowości) lub Rewizor nexo (dla ksiąg handlowych). W taki sposób elektroniczny obieg dokumentów oszczędza czas zarówno księgowego, jak i pracowników firmy. Dzięki wyeliminowaniu konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu zminimalizowana zostaje liczba popełnianych błędów.

 

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Systemy takie jak Portal Biura umożliwiają nie tylko komunikację z księgowym, ale też przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Należy podkreślić, iż taka forma archiwizacji jest zgodna z aktualnymi przepisami, dozwolona i bezpieczna. Dokumenty w formie cyfrowej są nie tylko lepiej chronione niż te papierowe, które mogą np. wyblaknąć czy ulec zalaniu, ale też zdecydowanie łatwiejsze do szybkiego odszukania.

W Portalu Biura przedsiębiorca ma dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca – wystarczy, że zaloguje się na stronie internetowej. To znaczenie ułatwia prowadzenie firmy, szczególnie gdy jej właściciel często wyjeżdża i zarządza przedsiębiorstwem zdalnie.

 

Księgowy już niepotrzebny?

Elektroniczny obieg dokumentów, e-księgowość oraz wiążące się z nimi zautomatyzowanie wielu czynności związanych z rozliczeniami podatkowymi nie oznacza, iż księgowi przestaną być potrzebni. Przeciwnie – rozliczenia mogą być wykonywane prawidłowo tylko wtedy, gdy czuwa nad nimi doświadczony specjalista.

Rzeczywista e-księgowość to coś więcej niż narzędzie, za pomocą którego przedsiębiorca sam prowadzi swoje rozrachunki. To nowoczesny kanał komunikacji, z gwarancją rzetelnego, prawidłowego i terminowego działania księgowego. W razie potrzeby specjalista z biura rachunkowego zapewnia swojemu klientowi wsparcie także inną drogą, np. telefonicznie lub na osobistym spotkaniu.

 

Zobacz też: Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury?

Czytany 115 razy

Artykuły powiązane

  • Księgowość w bankowości internetowej – na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy Księgowość w bankowości internetowej – na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy

    W dobie powszechnej cyfryzacji księgowość internetowa wzbudza wśród przedsiębiorców oraz większe zainteresowanie. Jedną z dostępnych, szeroko reklamowanych opcji jest księgowość w bankowości internetowej. Właścicieli rachunków firmowych kusi nie tylko wygodą, ale też bardzo atrakcyjną ceną. Zanim jednak zdecydujesz się na tego typu rozwiązanie, przyjrzyj się dokładnie umowie, jaką przy korzystaniu z takiej oferty zawierasz z bankiem.

  • E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana? E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana?

    Faktury elektroniczne już od kilku lat sprawnie funkcjonują w dokumentacji pomiędzy przedsiębiorcami. W tradycyjnym rozumieniu e-faktura to dokument w formacie cyfrowym, np. PDF, spełniający wszystkie wymogi określone dla faktur. Od 1 stycznia 2022 r. w obrocie pojawi się jednak zupełnie nowy rodzaj dokumentów – to faktury ustrukturyzowane, sporządzane według wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów.

  • Krajowy System E-faktur już od 1 stycznia 2022 r. – co oznacza dla przedsiębiorcy? Krajowy System E-faktur już od 1 stycznia 2022 r. – co oznacza dla przedsiębiorcy?

    O wprowadzeniu globalnego systemu wystawiania i otrzymywania e-faktur o ujednoliconej strukturze, za pośrednictwem systemu administracji skarbowej, mówi się już od kilku lat. W założeniu ma ułatwić przedsiębiorcom funkcjonowanie. W praktyce będzie oczywiście kolejnym narzędziem kontroli nad prawidłowością rozliczeń i odprowadzania podatków w prawidłowej wysokości.

  • Portal Biura – innowacyjne narzędzie w e-księgowości Portal Biura – innowacyjne narzędzie w e-księgowości

    E-księgowość z miesiąca na miesiąc zyskuje coraz większą popularność. Perspektywa przesyłania online wszystkich danych do księgowego i otrzymywania tą samą drogą informacji zwrotnych kusi nowoczesnych przedsiębiorców. Narzędziem od InsERT, które usprawnia komunikację pomiędzy biurem rachunkowym a klientem jest Portal Biura. Sprawdź, dlaczego warto z niego korzystać!

  • Programy do e-księgowości – który wybrać? Programy do e-księgowości – który wybrać?

    Księgowość internetowa z miesiąca na miesiąc zyskuje sobie coraz większą popularność. Niewątpliwie przyczyniły się do tego kolejne lockdowny, które znacząco ograniczyły bezpośrednie kontakty usługodawców z ich klientami. E-księgowość jest znacznie wygodniejsza od tradycyjnej obsługi biura rachunkowego. Ale czy tańsza? Sprawdź, z jakiego programu do e-księgowości warto korzystać.