Krajowy System e-Faktur to długo zapowiadane, ogólnopolskie rozwiązanie teleinformatyczne, które służy do wystawiania, przekazywania i przechowywania dokumentów o ujednoliconej strukturze logicznej. Obecnie dobrowolne, stanie się obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. Data ta dotyczy czynnych podatników VAT. Przedsiębiorcy zwolnieni z tego podatku będą musieli korzystać z systemu KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

 

Jak nadać uprawnienia do KSeF?

Osobą z zasady uprawnioną do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest podatnik. Może on jednak powierzyć wystawianie i dostęp do faktur ustrukturyzowanych pracownikowi lub osobie z zewnątrz.

 

Jak nadać uprawnienia do KSeF? Można to zrobić na dwa sposoby:

Elektronicznie za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl). Zgodnie z danymi wskazanymi przez podatnika, uprawnienia można nadać, zmienić lub odebrać.

Tradycyjnie w formie papierowej na druku ZAW-FA. Złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur to opcja dla podatników i podmiotów nieposiadających elektronicznej pieczęci.

 

Zgodnie z art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, w przypadku Krajowego Systemu e-Faktur można nadać następujące uprawnienia:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych;
• wystawianie faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

 

Komu można nadać uprawnienia do systemu KSeF?

Uprawnienia do systemu KSeF mają:

• Podatnik
• Osoba fizyczna lub podmiot wskazane przez podatnika
• Osoba fizyczna wskazana przez podmiot wskazany przez podatnika

 

Uprawnienia do systemu KSeF można więc nadać zarówno konkretnemu pracownikowi biura rachunkowego, np. księgowemu obsługującemu naszą firmę, jak i całemu podmiotowi. W drugim przypadku przedsiębiorca nie musi każdorazowo nadawać uprawień, gdy np. obsługująca go na co dzień osoba jest na urlopie, a jej zadania przejmie ktoś inny. Podatnik ma wybór, w jaki sposób te uprawnienia nadać.

 

Jak wskazano w § 2 ust. 1 rozporządzenia:

• § 2.1. Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:
  
  1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  
  2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
  
  3) wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą", będących fakturami ustrukturyzowanymi.

 

Oznacza to, że biuro rachunkowe może mieć pełny dostęp do faktur przedsiębiorcy. Może zajmować się ich rozliczeniami, ale też wystawianiem, jeśli taki zwyczaj ma firma. Oczywiście wszystkie powyższe zasady dotyczą nie tylko biur rachunkowych, ale też każdego innego zewnętrznego podmiotu lub osoby, które współpracują z podatnikiem.

 

Zobacz też: Krajowy System e-Faktur przechowa Twoje dokumenty. Sprawdź, jak długo!