sobota, 30 grudzień 2023 11:36

Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT. Przygotuj się na KSeF!

Oceń ten artykuł
(0 głosów)

Już na pół roku czynni podatnicy VAT obowiązkowo rozpoczną korzystanie z KSeF. Choć termin ten może wydawać się odległy, warto już teraz przygotować się na zmiany. Korzystasz z programów takich jak Subiekt GT, Subiekt nexo czy Subiekt 123? Sprawdź, jak będzie wyglądać faktura ustrukturyzowana w programach InsERT!

Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa już od dłuższego czasu. Obecnie firmy mogą korzystać z tego narzędzia dobrowolnie – zachętą Ministerstwa Finansów dla tych podmiotów jest m.in. szybszy zwrot VAT. Jednak już wkrótce wszyscy przedsiębiorcy bez wyjątku będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane. Od 1 lipca 2024 r. obowiązek ten obejmie czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 r. – przedsiębiorców zwolnionych z tego podatku.

 

Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT

Ustawodawca przewidział dwie możliwości korzystania z systemu KSeF:

  • Bezpłatne narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów
  • Komercyjne programy do zarządzania sprzedażą i gospodarką magazynową

Przedsiębiorcom, którzy obecnie pracują na systemach sprzedażowych, najwygodniej będzie przy nich pozostać. Muszą jednak sprawdzić, czy wykorzystywane rozwiązania zostały dostosowane do wymogów faktury ustrukturyzowanej. Warto zweryfikować to już teraz, by w razie potrzeby mieć czas na wprowadzenie zmian w firmie. W wielu przypadkach będzie to wymagało zmiany dostawcy oprogramowania.

 

Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT działa już teraz. Jeśli korzystasz z oprogramowania sprzedażowego Subiekt nexo, masz pewność, że od 1 lipca 2024 r. lub 1 stycznia 2025 r. bez przeszkód dostosujesz się do wymogów ustawodawcy. Aktualizacje programów pod kątem wymagań faktury ustrukturyzowanej w programach InsERT zostały wprowadzone także w starszej wersji Subiekt GT oraz przeglądarkowej – Subiekt 123.

 

Co zmieni się po wdrożeniu faktury ustrukturyzowanej?

W nowej rzeczywistości wystawianie, odbieranie i weryfikowanie faktur będzie o wiele bardziej sformalizowane. Przede wszystkim faktury ustrukturyzowane będą musiały odpowiadać strukturze logicznej określonej przez resort finansów, w formacie XML. Zasadniczo dla przedsiębiorcy wystawiającego faktury ustrukturyzowane w programach InsERT nie będzie to miał większego znaczenia. Systemy te są na bieżąco aktualizowane – nawet jeśli ustawodawca wprowadzi zmiany w strukturze, producent oprogramowania dostosuje swoje systemy do tych zmian.

Fakturę ustrukturyzowaną wystawisz w programie Subiekt. Stąd zostaną one wysłane do KSeF, gdzie ze zwracanego urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) z powrotem do programu zostanie wczytany numer identyfikujący – nadawany przez KSeF każdego zweryfikowanej fakturze ustrukturowanej.

Odbiorca pobierze wystawioną fakturę z KSeF. Oczywiście możesz też taki dokument np. wydrukować i wręczyć nabywcy lub pobrać i wysłać mailem, jednak w świetle prawa nie będzie on miał większego znaczenia. Liczyć się będą wyłącznie dokumenty przekazywane przez KSeF.

Z systemu tego możesz też pobrać dokumenty wystawione na Twoją firmę.

 

Do pewnych zmian podatnicy będą musieli się przyzwyczaić, m.in. do poniższych faktów:

  • Datą wystawienia faktury będzie data jej rejestracji w KSeF, a nie data nadana przez podatnika. Zniknie więc możliwość wystawienia dokumentu wstecz.
  • Nie będzie można „poprawiać” danych na fakturach (choć zasadniczo teraz też nie można, służy do tego korekta lub nota korygująca. Wiadomo jednak, że podatnicy w różny sposób radzą sobie obecnie z pomyłkami)
  • Za niedopełnienie obowiązków przewidziano kary. Zaczną one obowiązywać od 1 stycznia 2025 r.

 

Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT zostanie wprowadzona możliwie najmniej „boleśnie” dla podatników. Mimo to z nauką nowych zasad i wdrożeniem KSeF nie warto czekać do ostatniej chwili. Czym wcześniej firma przygotuje się do faktury ustrukturyzowanej, tym lepiej odnajdzie się w nowej rzeczywistości.

 

Zobacz też: Jak nadać uprawnienia do KSeF pracownikowi biura rachunkowego?

Czytany 147 razy Ostatnio zmieniany wtorek, 02 styczeń 2024 11:43

Artykuły powiązane

  • KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 r. Rząd przesuwa terminy KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 r. Rząd przesuwa terminy

     

     System KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku – taką informację podał w styczniu Minister Finansów Andrzej Domański. Przyczyną mają być krytyczne błędy systemu i konieczność przeprowadzenia zewnętrznego audytu. Na kiedy rząd przesunie obowiązkową fakturę ustrukturyzowaną? Sprawdź, co już wiemy o terminach i jak ta zmiana wpłynie na przedsiębiorców!

     

  • KSeF dla nievatowców – od kiedy obowiązkowy? KSeF dla nievatowców – od kiedy obowiązkowy?

    KSeF dla nievatowców stanie się obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2025 r. Nie oznacza to, że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT w pewnych okolicznościach nie będą musieli korzystać z rządowego systemu do wystawiania i odbierania faktur. Sprawdź, z czym wiąże się KSeF dla nievatowców i jak wpłyną na nich zmiany od 1 lipca 2024 r.

  • Jak nadać uprawnienia do KSeF pracownikowi biura rachunkowego? Jak nadać uprawnienia do KSeF pracownikowi biura rachunkowego?

    Podatnicy, którzy wystawianie faktur zlecają zewnętrznym podmiotom, będą mogli zachować tę praktykę także po wprowadzeniu obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej. Do Krajowego Systemu e-Faktur dostęp może mieć np. biuro rachunkowe, które zajmuje się Twoimi rozliczeniami. Sprawdź, jak nadać uprawnienia do KSeF.

  • Krajowy System e-Faktur przechowa Twoje dokumenty. Sprawdź, jak długo! Krajowy System e-Faktur przechowa Twoje dokumenty. Sprawdź, jak długo!

    Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania to dla wielu przedsiębiorców stresująca zmiana. Jednak przepisy, które nakładają na podatników nowy wymóg, wiążą się też z korzyściami. Jedną z nich jest zniesienie obowiązku archiwizowania faktur przez 5 lat. Krajowy Rejestr e-Faktur przechowa dokumenty w formie elektronicznej przez znacznie dłuższy okres!

  • E-faktury ustrukturyzowane obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., ale nie dla wszystkich! E-faktury ustrukturyzowane obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., ale nie dla wszystkich!

    Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowe e-faktury ustrukturyzowane. Wiemy już, że nowy wymóg obejmie czynnych podatników VAT już od 1 lipca 2024 r. Jednak dla niektórych przedsiębiorców przewidziano dłuższy termin na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Sprawdź, jak zmiany te wpłyną na Twoją firmę!