Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty te swoją strukturą odpowiadają schematowi opublikowanemu przez Ministerstwo Finansów. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne dla wszystkich. Wybranie tego narzędzia ma swoje plusy – wiąże się m.in. z szybszym zwrotem VAT.

Od kiedy KSeF dla nievatowców?

Już od 1 lipca 2024 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT. Nowe przepisy obejmą wszystkie firmy – zarówno duże korporacje, jak i najmniejsze działalności. Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z tego podatku przedmiotowo mają nieco więcej czasu na wdrożenie faktury ustrukturyzowanej. KSeF dla nievatowców stanie się obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Czy oznacza to, że firmy zwolnione z VAT nie będą miały w ogóle styczności z systemem KSeF. Otóż nie. Zdecydowana większość z nich otrzymuje bowiem faktury za towary lub usługi wystawiane przez inne podmioty gospodarcze, które podatnikami VAT już są. Od 1 lipca 2024 r. zostanie na nie nałożony obowiązek korzystania z KSeF.

Nievatowcy mogą więc spodziewać się szeregu zapytań o możliwość przesłania faktury ustrukturyzowanej przez system KSeF. Jak wskazuje bowiem art. 160na ust. 2 ustawy o VAT, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymaga akceptacji odbiorcy.

Nievatowiec na e-fakturę może się nie zgodzić, ale co wtedy?

Oczywiście podatnik zwolniony z VAT może nie wyrazić zgody na przesłanie e-faktury. Co wtedy?  W takim wypadku sprzedawca ma obowiązek wystawić mu fakturę w KSeF, ale przesłać może ją w inny, uzgodniony przez strony sposób. W praktyce może np. wystawić fakturę w KSeF, a następnie zapisać ją w PDF i przesłać kontrahentowi mailem lub wydrukować i dostarczyć w formie papierowej. Co istotne, faktura taka nie musi zawierać informacji o numerze identyfikującym nadawanym przez KSeF.

Czy niechęć nievatowca do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF zniechęci potencjalnych kontrahentów do współpracy z taką osobą? Nie można tego wykluczyć. Z pewnością jednak dla obu stron wygodniejsze byłoby korzystanie z KSeF. Zautomatyzowanie procesu fakturowania i odbioru dokumentów skraca bowiem wiele procesów i porządkuje formalności w transakcjach pomiędzy firmami.

Odbiór faktury ustrukturyzowanej bez rejestracji do KSeF

Korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia. Podatnik potrzebuje do tego np. Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Nie dotyczy to pojedynczej faktury ustrukturyzowanej, którą odbiorca chce po prostu pobrać z KSeF. Taki wystawiony na swoją firmę dokument może bez konieczności uwierzytelnienia w systemie zapisać np. na dysku swojego komputera. Wystarczy, że zna numer identyfikujący takiej faktury. Z pewnością jest to opcja pożądana przez sprzedawcę, który nie musi dostarczać nabywcy dokumentu w uzgodniony sposób, inny niż pobranie z KSeF.

KSeF dla nievatowców okaże się o wiele łatwiejszy do wdrożenia, gdy podatnik taki korzysta z funkcjonalnego oprogramowania do zarządzania sprzedażą. Programy takie jak np. Subiekt nexo czy Subiekt 123 są na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się przepisów. Dla nievatowca, który już teraz wykorzystuje takie systemy w swojej działalności, wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie będzie rewolucją. Wymagać będzie uwierzytelnienia dokonanego przez przedsiębiorcę, jednak sam proces wystawiania i obsługi dokumentów nie będzie się znacząco różnił od tego, który z praktyki znamy obecnie.

Programy InsERT dla firm Warszawa – poznaj naszą ofertę!