Obowiązkowe faktury elektroniczne to tak naprawdę faktury ustrukturyzowane – szczególny rodzaj e-faktury, o jednolitej strukturze opublikowanej przez Ministerstwo Finansów. W przeciwieństwie do tradycyjnych e-faktur, jakie znaliśmy do tej pory, mają one określony format. Dzięki temu ich przetwarzanie może być całkowicie zautomatyzowane. Dotyczy to nie tylko procesu weryfikacji i kontroli przez system fiskusa, ale też m.in. opracowywanie przez dział księgowości.

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne dla każdego

Na początku 2022 roku uruchomiony został Krajowy Rejestr e-Faktur – to właśnie ten system informatyczny ma za zadanie sprawdzanie poprawności e-faktury, nadawanie jej numeru identyfikacyjnego, ale też przechowywanie i zapewnienie dostępu za każdym razem, gdy podatnik będzie tego potrzebował.

Faktura ustrukturyzowana w latach 2022-2023 stanowi dobrowolną alternatywę dla tradycyjnych faktur elektronicznych (np. przesyłanych pomiędzy przedsiębiorcami w formacie PDF) oraz faktur papierowych. Od 1 stycznia 2024 r. stanie się jednak obowiązkowa dla wszystkich. To wyzwanie nie tylko dla przedsiębiorców, ale też dla producentów oprogramowania do zarządzania sprzedażą, którzy muszą dostosować swoje system do nowych wymogów resortu finansów.

Wprowadzenie faktury elektronicznej ustrukturyzowanej i systemu KSeF ma w założeniu uszczelnić system podatkowy w Polsce i zapobiegać poważnym nadużyciom. Jak można się domyślić, nie obejdzie się bez kar dla tych podatników, którzy o nowych przepisach zapomną lub nie będą ich realizować we właściwy sposób.

Faktury elektroniczne – kary za tradycyjne fakturowanie

Kary za niewystawianie faktur ustrukturyzowanych lub wystawianie ich błędnie wiązać się będzie z sankcjami, i to wcale nie małymi.

Przedsiębiorca, który nie wystawi faktury ustrukturyzowanej lub wystawi ją w nieodpowiedniej postaci, zostanie obarczony karą pieniężną w wysokości do 100% wysokości VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem. Przy czym sankcja nie będzie mogła wynosić mniej niż 1000 zł (!).

Nieco „łagodniej” fiskus potraktuje podatnika, u którego nieprzesłanie faktury będzie wynikało z awarii KSeF. W takich okolicznościach na dopełnienie obowiązku będzie miał 7 dni. Jeśli po upływie tego terminu nie prześle e-faktury, sankcja wyniesie nie mniej niż 500 zł.

Kary za tradycyjne fakturowanie lub inne błędy zostaną nałożone, gdy podatnik:

• Pominie system KSeF pomimo obowiązku
• Udokumentuje transakcję fakturą bez wykazanego podatku
• Wystawi fakturę niezgodnie z obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej
• Nie prześle faktury ustrukturyzowanej w terminie

Przepisy dotyczące powyższych sankcji nie zostaną wprowadzone od razu. Rząd przewidział półroczny okres ochronny, który ma pozwolić przedsiębiorcom przygotować się i wdrożyć w nowej rzeczywistości. Faktura ustrukturyzowana stanie się obowiązkowa od 1 stycznia 2024 r. Jednak za błędy ustawodawca będzie karał dopiero od 1 lipca 2024 r.

Zobacz też: Faktura ustrukturyzowana w praktyce