Działający od początku 2023 roku, Krajowy System e-Faktur miał być przez pewien okres rozwiązaniem dobrowolnym, a po określonym czasie – obowiązkowym dla wszystkich przedsiębiorców. Pierwotnie czynni podatnicy VAT mieli wdrożyć system KSeF od 1 lipca 2024 r. Więcej czasu na wprowadzenie zmian dostali wówczas podatnicy zwolnieni z VAT – dla tej grupy przedsiębiorców ustalono termin 1 stycznia 2024 r.

Krytyczne błędy w systemie

Na początku 2024 r. ministerstwo finansów podało komunikat o błędach w systemie KSeF i konieczności odroczenia zapowiedzianych wcześniej terminów. Konieczne okazało się przeprowadzenie gruntownego audytu, którego wyniki stały się jasne w kwietniu 2024 r.

Audyt wykazał liczne nieprawidłowości, które wymagają nawet nie naprawy, ale zaplanowania od nowa całej struktury Krajowego Systemu e-faktur.

Polskiej gospodarce groził paraliż - powiedział minister finansów Andrzej Domański. - Wykryliśmy liczne nieprawidłowości, nasz raport pokazuje błędy. Niezbędne jest opracowanie nowej architektury systemu, co pozwoli na wytworzenie nowego oprogramowania. Zaczynamy niemalże od początku - dodał.

Nowe terminy dla KSeF

Już na początku roku wiadomo było, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Na tym etapie rząd nie podał jednak nowych dat.

Minister Finansów Andrzej Domański podał nowe terminy dla KSeF:

Od 1 lutego 2026 r. - podmioty, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł;

Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy

Jak widać, resort finansów zrezygnował z podziału na czynnych podatników VAT i nieVAT-owców. W pierwszej kolejności KSeF wdrożą największe podmioty, natomiast wszyscy pozostali – zaledwie dwa miesiące później.

KSeF w praktyce

Informacja o pierwotnych terminach wprowadzenia obowiązkowego KSeF podana została już jakiś czas temu. W związku z tym zarówno producenci oprogramowania, jak i same firmy zaczęli przygotowywać się do wdrożenia zmian.

W istocie zmiana systemu na poziomie struktury jest szczególnie kłopotliwa dla producentów oprogramowania, którzy już przygotowali swoje programu do nowych warunków. Co więcej, wiodące firmy, m.in. InsERT, rozpoczęły już proces edukowania swoich klientów w zakresie praktycznego wykorzystania KSeF. Nie wiadomo, jak system ten będzie wyglądał po „naprawach”. Niewykluczone, że konieczne staną się kolejne modyfikacje.

Zmianę w postaci obowiązkowego KSeF najbardziej odczują najmniejsze podmioty – wykorzystujące przestarzałe lub własne rozwiązania. Takie firmy będą musiały dostosować się do nowej rzeczywistości. Podstawowym sposobem będzie zakup odpowiedniego oprogramowania, zsynchronizowanego z KSeF, wdrożenie go i przeszkolenie pracowników.

Zobacz także: Kasa fiskalna online a brak internetu – co grozi? Czy mogę sprzedawać?