środa, 30 listopad 2022 22:12

Faktura ustrukturyzowana w praktyce

Oceń ten artykuł
(3 głosów)

Faktura ustrukturyzowana stanie się obowiązkowa od początku 2024 roku. Do tego czasu można dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur – obecne przepisy tego nie wymagają. Sprawdź, jak w praktyce wygląda nowy system fakturowania, czego wymaga od przedsiębiorcy i czy niesie ze sobą jakieś korzyści.

Krajowy System e-Faktur, a waz z nim faktura ustrukturyzowana, zostaÅ‚y wprowadzone mocÄ… ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usÅ‚ug oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Ważnym aktem prawnym w tej tematyce jest też rozporzÄ…dzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481).

 

Czym jest faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to wariant e-faktury, wystawiany zgodnie ze wzorem struktury logicznej opublikowanym w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych – CRWDE na platformie ePUAP.

Dokumentów tego typu nie przesyła się bezpośrednio pomiędzy kontrahentami (chyba, że dodatkowo, jako rodzaj poinformowania o wystawieniu), lecz przez Krajowy System e-Faktur. System ten weryfikuje poprawność dokumentu i kontroluje prawidłowość działań przedsiębiorców.

W praktyce faktury ustrukturyzowane wystawiamy za pomocą posiadanych systemów finansowo-księgowych – w zasadzie tak samo, jak ma to miejsce w przypadku innych faktur. Każda faktura ustrukturyzowana ma taki sam schemat, format oraz wygląd. Dzięki temu możliwe jest automatycznie odczytanie i odtworzenie znajdujących się w niej danych.

 

Obieg faktur ustrukturyzowanych – jak to wygląda w praktyce

Z programu sprzedażowego e-faktura trafia do KSeF. Tam zostaje automatycznie zweryfikowana pod kątem zgodności struktury logicznej FA(1). Po pomyślnej weryfikacji otrzymuje kolejny numer identyfikacyjny i zostaje przesłana do odbiorcy. Datą wystawienia dokumentu jest data nadania numeru.

A co wtedy, gdy system odrzuci wystawioną fakturę ustrukturyzowaną? Nie zostaje ona wysłana. Przedsiębiorca ma czas na jej poprawienie i ponowną wysyłkę do KSeF. Gdy przejdzie weryfikację pozytywnie, zostanie jej nadany numer identyfikacyjny i zostanie przesłana do kontrahenta. Datą wystawienia w tym wypadku jest data nadania numeru.

Moment automatycznego udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy jest momentem, w którym uznaje się jej dostarczenie i otrzymanie. Co istotne, w KSeF nie wystawia się duplikatów faktur. Dokumenty są cały czas dostępne dla nabywcy. Nie będzie on mógł też twierdzić, że fakturę zgubił lub jej nie otrzymał. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych i usprawnia kontakty pomiędzy kontrahentami.

 

Weryfikacja podmiotów

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych wymaga uzyskania zgody kontrahenta. Obie strony muszą zarejestrować się w systemie. Muszą też posiadać narzędzia weryfikujące tożsamość, np. Profil Zaufany, Podpis Kwalifikowany, Pieczęć Kwalifikowaną itp.

Uprawnionymi do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z tego podatku, a także podatnicy posiadający polski numer NIP zidentyfikowani do szczególnej procedury unijnej OSS. Z KSeF może też skorzystać np. osoba fizyczna, o ile zostanie wskazana przez podatnika jako uprawniona do odbioru e-faktur w zawiadomieniu ZAW-FA (Zawiadomienie o nadawaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).

Aby dana osoba mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane, trzeba nadać jej uprawnienia. Konieczne jest też pozytywne przejście autoryzacji.

 

Korekty ustrukturyzowane w KSeF

Raz wysłanej faktury ustrukturyzowanej nie da się ani cofnąć, ani poprawić. Oczywiście to techniczne ograniczenie nie pozbawia podatnika do dokonania korekty sprzedaży. W tym celu musi on jednak wystawić fakturę korygującą – również w formie ustrukturyzowanej. Taki dokument zawiera numer faktury pierwotnej.

W systemie nie wystawimy natomiast faktur RR, faktur pro-forma, a także not korygujących.

Pozytywny przebieg procesu wystawienia i wysyłki faktury ustrukturyzowanej skutkuje nadaniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

 

O korzyściach z faktur ustrukturyzowanych przeczytasz w tym artykule

Czytany 815 razy Ostatnio zmieniany czwartek, 01 grudzień 2022 13:19

Artykuły powiązane

  • ObowiÄ…zkowe e-fakturowanie już w 2026 r. - kogo obejmie? Kiedy wejdzie w życie? ObowiÄ…zkowe e-fakturowanie już w 2026 r. - kogo obejmie? Kiedy wejdzie w życie?

    Obligatoryjne e-fakturowanie pierwotnie miało wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Już wiemy, że zostało przesunięte w czasie. Dokładnie 9 maja 2024 roku uchwalono ustawę, która przekłada obowiązkowe stosowanie faktur ustrukturyzowanych na 2026 rok. To ważna zmiana dla wielu polskich przedsiębiorców. Dowiedz się, z czym to się wiąże oraz na co trzeba się przygotować.

  • Nowe terminy dla KSeF – rzÄ…d podaÅ‚ ustalenia! Nowe terminy dla KSeF – rzÄ…d podaÅ‚ ustalenia!

    Problemy dotyczące kodu systemu, jego wydajności i funkcjonalności wykryte na początku 2024 roku okazały się drobnostką w porównaniu z nieprawidłowościami, jakie wykazał audyt systemu KSeF. Konieczne okazało się zaprojektowanie jego struktury od podstaw. Rząd podał nowe terminy dla KSeF, tym razem bez podziału na czynnych podatników VAT i nieVAT-owcow.

  • KSeF nie bÄ™dzie obowiÄ…zkowy w 2024 r. RzÄ…d przesuwa terminy KSeF nie bÄ™dzie obowiÄ…zkowy w 2024 r. RzÄ…d przesuwa terminy

     

     System KSeF nie bÄ™dzie obowiÄ…zkowy w 2024 roku – takÄ… informacjÄ™ podaÅ‚ w styczniu Minister Finansów Andrzej DomaÅ„ski. PrzyczynÄ… majÄ… być krytyczne bÅ‚Ä™dy systemu i konieczność przeprowadzenia zewnÄ™trznego audytu. Na kiedy rzÄ…d przesunie obowiÄ…zkowÄ… fakturÄ™ ustrukturyzowanÄ…? Sprawdź, co już wiemy o terminach i jak ta zmiana wpÅ‚ynie na przedsiÄ™biorców!

     

  • Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT. Przygotuj siÄ™ na KSeF! Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT. Przygotuj siÄ™ na KSeF!

    Już na pół roku czynni podatnicy VAT obowiązkowo rozpoczną korzystanie z KSeF. Choć termin ten może wydawać się odległy, warto już teraz przygotować się na zmiany. Korzystasz z programów takich jak Subiekt GT, Subiekt nexo czy Subiekt 123? Sprawdź, jak będzie wyglądać faktura ustrukturyzowana w programach InsERT!

  • KSeF dla nievatowców – od kiedy obowiÄ…zkowy? KSeF dla nievatowców – od kiedy obowiÄ…zkowy?

    KSeF dla nievatowców stanie się obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2025 r. Nie oznacza to, że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT w pewnych okolicznościach nie będą musieli korzystać z rządowego systemu do wystawiania i odbierania faktur. Sprawdź, z czym wiąże się KSeF dla nievatowców i jak wpłyną na nich zmiany od 1 lipca 2024 r.