Krajowy System e-Faktur, a waz z nim faktura ustrukturyzowana, zostały wprowadzone mocą ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Ważnym aktem prawnym w tej tematyce jest też rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481).

 

Czym jest faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to wariant e-faktury, wystawiany zgodnie ze wzorem struktury logicznej opublikowanym w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych – CRWDE na platformie ePUAP.

Dokumentów tego typu nie przesyła się bezpośrednio pomiędzy kontrahentami (chyba, że dodatkowo, jako rodzaj poinformowania o wystawieniu), lecz przez Krajowy System e-Faktur. System ten weryfikuje poprawność dokumentu i kontroluje prawidłowość działań przedsiębiorców.

W praktyce faktury ustrukturyzowane wystawiamy za pomocą posiadanych systemów finansowo-księgowych – w zasadzie tak samo, jak ma to miejsce w przypadku innych faktur. Każda faktura ustrukturyzowana ma taki sam schemat, format oraz wygląd. Dzięki temu możliwe jest automatycznie odczytanie i odtworzenie znajdujących się w niej danych.

 

Obieg faktur ustrukturyzowanych – jak to wygląda w praktyce

Z programu sprzedażowego e-faktura trafia do KSeF. Tam zostaje automatycznie zweryfikowana pod kątem zgodności struktury logicznej FA(1). Po pomyślnej weryfikacji otrzymuje kolejny numer identyfikacyjny i zostaje przesłana do odbiorcy. Datą wystawienia dokumentu jest data nadania numeru.

A co wtedy, gdy system odrzuci wystawioną fakturę ustrukturyzowaną? Nie zostaje ona wysłana. Przedsiębiorca ma czas na jej poprawienie i ponowną wysyłkę do KSeF. Gdy przejdzie weryfikację pozytywnie, zostanie jej nadany numer identyfikacyjny i zostanie przesłana do kontrahenta. Datą wystawienia w tym wypadku jest data nadania numeru.

Moment automatycznego udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy jest momentem, w którym uznaje się jej dostarczenie i otrzymanie. Co istotne, w KSeF nie wystawia się duplikatów faktur. Dokumenty są cały czas dostępne dla nabywcy. Nie będzie on mógł też twierdzić, że fakturę zgubił lub jej nie otrzymał. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych i usprawnia kontakty pomiędzy kontrahentami.

 

Weryfikacja podmiotów

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych wymaga uzyskania zgody kontrahenta. Obie strony muszą zarejestrować się w systemie. Muszą też posiadać narzędzia weryfikujące tożsamość, np. Profil Zaufany, Podpis Kwalifikowany, Pieczęć Kwalifikowaną itp.

Uprawnionymi do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z tego podatku, a także podatnicy posiadający polski numer NIP zidentyfikowani do szczególnej procedury unijnej OSS. Z KSeF może też skorzystać np. osoba fizyczna, o ile zostanie wskazana przez podatnika jako uprawniona do odbioru e-faktur w zawiadomieniu ZAW-FA (Zawiadomienie o nadawaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).

Aby dana osoba mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane, trzeba nadać jej uprawnienia. Konieczne jest też pozytywne przejście autoryzacji.

 

Korekty ustrukturyzowane w KSeF

Raz wysłanej faktury ustrukturyzowanej nie da się ani cofnąć, ani poprawić. Oczywiście to techniczne ograniczenie nie pozbawia podatnika do dokonania korekty sprzedaży. W tym celu musi on jednak wystawić fakturę korygującą – również w formie ustrukturyzowanej. Taki dokument zawiera numer faktury pierwotnej.

W systemie nie wystawimy natomiast faktur RR, faktur pro-forma, a także not korygujących.

Pozytywny przebieg procesu wystawienia i wysyłki faktury ustrukturyzowanej skutkuje nadaniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

 

O korzyściach z faktur ustrukturyzowanych przeczytasz w tym artykule