Zgodnie z § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących: „Podatnik stosujący kasy korzysta wyłącznie z serwisu prowadzonego przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas”.

Rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej wiąże się z wyborem serwisu, który będzie nam towarzyszył od zakupu kasy aż do odczytu pamięci urządzenia. Zasady prowadzenia serwisu kas fiskalnych zostały określone w rozdziale 3 rozporządzenia w sprawie kas. Zgodnie z § 18 ust. 1 tego aktu prawnego za organizację i prowadzenie serwisu kas odpowiedzialny jest serwis główny. Definicja serwisu głównego została zapisana w § 2 pkt 14 rozporządzenia i brzmi następująco:

„Podmiocie prowadzącym serwis główny - rozumie się przez to:

a) producenta krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis,

b) podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis,

c)podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy, o której mowa w § 29;”

Zgodnie z § 20 rozporządzenia podmiot prowadzący serwis główny może zlecić wykonywanie serwisu innemu podmiotowi posiadającemu odpowiednie uprawnienia. Pomiędzy serwisem głównym a serwisantem kas zawierana jest pisemna umowa. O firmie, która ma podpisaną taką umowę, mówi się, że jest autoryzowanym serwisem kas. Większość podatników korzysta z usług właśnie takich serwisów. Serwisant musi posiadać ważny identyfikator, którego wzór określa załącznik nr 6 do rozporządzenia.

Poniższe omówienie obowiązków serwisu fiskalnego wskazuje na czynności, które musi wykonać serwisant, aby urządzenie rejestrujące działało prawidłowo i aby podatnik mógł je użytkować zgodnie z przepisami. Należy jednak pamiętać, odpowiedzialność za wykonywanie czynności określonych w przepisach, takich jak fiskalizacja, okresowe przeglądy techniczne czy odczyt pamięci kasy ponosi podatnik będący właścicielem urządzenia, a nie serwisant. Pracownik serwisu wykonuje wszystkie obowiązkowe czynności na wniosek podatnika i nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne spóźnienia czy niedopełnienie obowiązków właściciela kasy.

Na początek fiskalizacja

Podstawowym obowiązkiem serwisu kas rejestrujących jest dokonanie fiskalizacji, o której mowa w § 13 ust. 1 pkt. 2 rozporządzenia. Ta jednorazowa i niepowtarzalna czynność inicjuje pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, a co za tym idzie umożliwia kasie pracę w trybie fiskalnym. Definicja fiskalizacji znajduje się w § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas. Każdy uprawniony serwis kas fiskalnych świadczy takie usługi.

Proces fiskalizacji zakończony jest wydrukiem raportu dobowego. Od tej pory podatnik może zgodnie z przepisami ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej. Serwis kas fiskalnych nie ma obowiązku dokonania fiskalizacji nieodpłatnie, choć dobre serwisy nie pobierają opłaty za tę usługę.

Serwis główny, czyli na przykład producent lub importer urządzeń danego typu ma obowiązek wydania podatnikowi książki kasy fiskalnej, do której będą wpisywane daty przeglądów technicznych i inne niezbędne informacje. W przypadku ewentualnej kradzieży lub zgubienia kasy, serwis powinien otrzymać od nas kopię zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego i w ciągu kilku dni wydać nową książkę z oznaczeniem „duplikat”. Zgodnie z § 17 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia kasa lub drukarka fiskalna odzyskana po kradzieży musi zostać poddana przeglądowi technicznemu - dopiero następnego dnia po dokonaniu przeglądu przez serwisanta urządzenie może być ponownie użyte do prowadzenia ewidencji.

Przegląd techniczny

Obowiązkiem serwisu kas fiskalnych jest wykonywanie regularnych przeglądów technicznych urządzeń rejestrujących. Pamiętajmy jednak, że w myśl § 14 ust. 1 pkt 4 wspomnianego rozporządzenia to podatnik, a nie serwisant jest odpowiedzialny za terminowe zgłaszanie kas fiskalnych do obowiązkowych przeglądów. Należy więc pilnować obowiązujących terminów. Zgodnie z § 33 ust. 1 i 3 rozporządzenia okresowe przeglądy techniczne należy wykonywać nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego przeglądu liczymy od dnia fiskalizacji.

Serwisant zobligowany jest do terminowego wykonania zlecenia i przeprowadzenia przeglądu. Zgodnie z § 33 ust. 4 rozporządzenia obowiązkiem serwisu jest wykonanie przeglądu technicznego w ciągu 5 dni od otrzymania zgłoszenia przez podatnika.

Po dokonaniu przeglądu konieczne jest wprowadzenie odpowiedniego zapisu do książki serwisowej. Zgodnie z § 34 ust. 2 rozporządzenia konieczne jest dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii faktury lub innego dokumentu poświadczającego wykonanie przeglądu.

Serwisant nie ma prawa do ingerencji w dane zapisane w pamięci kasy fiskalnej.

Interwencja na wezwanie

Serwis kas fiskalnych ma obowiązek interweniowania na wezwanie użytkownika kasy fiskalnej w ciągu 48 godzin od zgłoszenia awarii. Obowiązek ten nakłada na serwis przepis §31 ust. 1 rozporządzenia. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pomiędzy podatnikiem a serwisantem ustalono inny termin, dogodny dla obu stron.

Serwis ma także obowiązek niezwłocznej interwencji na każde zgłoszenie naczelnika urzędu skarbowego, zgodnie z § 31 ust. 2 rozporządzenia. Usługa w tym ostatnim przypadku musi być wykonana przez serwisanta kas fiskalnych nieodpłatnie. Żądanie urzędu może dotyczyć sposobu używania danej kasy bądź czynności serwisowych.

Urzędy skarbowe prowadzą i na bieżąco aktualizują spis uprawnionych serwisantów.

Odczyt pamięci fiskalnej

Udział serwisanta jest też niezbędny przy sporządzaniu odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej przy likwidacji urządzenia lub wymianie modułu fiskalnego. Procedurę postępowania w przypadku dokonywania odczytu pamięci fiskalnej regulują przepisy § 15 rozporządzenia.

Zgodnie z § 15 ust. 1 pkt 4 tego aktu prawnego odczyt pamięci fiskalnej odbywa się z udziałem serwisanta, właściciela kasy fiskalnej i pracownika urzędu skarbowego.

Po dokonaniu odczytu sporządza się protokół zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia – w trzech egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Wzór tego protokołu został określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

Serwisant nie ma obowiązku wykonywania odczytu pamięci fiskalnej bezpłatnie. Ma prawo pobrać za swoją usługę opłatę, której wysokość została ustalona między stronami.