Sposób użytkowania wagi elektronicznej w sklepie jest obwarowany licznymi przepisami. Najważniejszym z nich jest konieczność posiadania legalizacji tego urządzenia i wszystkich wymaganych oznaczeń, które zostały opisane w rozdziale „Oznaczenia wag”. W związku z tym podatnik użytkujący wagę sklepową może spodziewać się kontroli. Kwestię kompetencji organów państwowych w zakresie kontroli wag określa Ustawa z dnia 11 maja 2001 r. Prawo o miarach (Dz.U. 2001 Nr 63 poz. 636).

Zasadniczo podmiotami uprawnionymi do dokonywania kontroli są przede wszystkim okręgowe i obwodowe urzędy miar. Wynika to wprost z art. 16 g wspomnianej ustawy. Kontroli takiej mogą jednak dokonywać także inne jednostki administracji państwowej. Wśród nich można wymienić chociażby inspekcję sanitarną, inspekcję handlową czy urzędy górnicze. Jednak najczęściej możemy spotkać się z kontrolą ze strony pracowników Straży Miejskiej. W skrajnych przypadkach, takich jak stawianie oporu przed dokonaniem kontroli, pracownik administracji publicznej może wezwać do udzielenia wsparcia funkcjonariuszy policji.

Zgodnie z Art. 21 ust. 1 Prawa o miarach pracownik urzędu miar ma obowiązek przed przystąpieniem do kontroli okazać legitymację i pisemne upoważnienie. Zgodnie z przepisami kontroli nie może dokonywać jeden urzędnik czy pracownik administracji państwowej - muszą to być co najmniej dwie osoby.

Co sprawdza urzędnik?

Upoważniony pracownik kontroli sprawdzi przede wszystkim, czy użytkowany przez nas typ wagi sklepowej został zatwierdzony przez Główny Urząd Miar. W tej kwestii obawy możemy mieć jedynie wtedy, gdy kupiliśmy urządzenie z niezaufanego źródła. Wagi elektroniczne nabyte u autoryzowanego dealera jednego z legalnie działających na polskim rynku producentów na pewno posiadają takie zatwierdzenie. Na tabliczce znamionowej znajdziemy między innymi symbol CE oznaczający, że dane urządzenie spełnia dyrektywy Unii Europejskiej oraz numer jednostki notyfikowanej, czyli podmiotu uprawnionego do poddawania wag ocenie zgodności i legalizowania ich.

Drugą bardzo istotną sprawą podlegającą kontroli jest posiadanie przez wagi legalizacji. Legalizację wagi można odczytać z tabliczki znamionowej lub umieszczonych obok niej naklejek z hologramami poświadczającymi dokonanie tej czynności, ze wskazaniem daty. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w rozdziale „Legalizacja wag”. Pamiętajmy, że brak hologramów nie musi oznaczać braku legalizacji. Nowe wagi, wyprodukowane nie dawniej niż 3 lata temu, mogą wciąż posiadać ważną pierwotną legalizację, o której dowiadujemy się z symboli umieszczonych na tabliczce znamionowej. Oczywiście pracownik urzędu miar będzie miał taką świadomość, jednak już pracownicy innych organów administracji publicznej niekoniecznie. W praktyce zdarza się wypisywanie podatnikom niesłusznych mandatów, dlatego tak ważne jest, abyśmy byli na bieżąco z przepisami i znali swoją wagę sklepową.

Pracownik kontroli sprawdzi również prawidłowość ważenia. Nie musimy się jednak obawiać, że nasza waga nie waży perfekcyjnie. Jeśli urządzenie nie zostało uszkodzone i nie wykazuje jawnych odchyłów od normy, na pewno dokonuje pomiarów prawidłowych na tyle, że utrzymują się one w granicach błędu. Pracownik kontroli może także sprawdzić, czy stosujemy legalne jednostki miar i czy użytkujemy urządzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Należy przy tym podkreślić, że pracownik kontroli miar może sprawdzić nie tylko wagi użytkowane w obrocie w obecności klienta, ale także przechowywane poza sklepem w gotowości do użycia - na przykład wagi zapasowe. Oczywiście mamy tu na myśli tylko wagi, które zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt. 6 prawa o miarach podlegają prawnej kontroli metrologicznej. Nie dotyczy to na przykład wag platformowych czy innych wag używanych w celach niezwiązanych z obrotem handlowym.

Podczas takiej kontroli dokonuje się oględzin zewnętrznych wagi sklepowej, sprawdza właściwości metrologiczne i warunki właściwego stosowania oraz dokumenty, jeśli zostały wydane. Wszystkie te wytyczne znajdują się w przepisach art. 22 a Prawa o miarach.

Wysokość mandatów

Jak to zwykle bywa, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, pracownik kontroli może wypisać podatnikowi mandat. Zgodnie z art. 26 ust. 2 Prawa o miarach niewłaściwe użytkowanie wag elektronicznych podlega pod Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Natomiast art. 96 § 1 tego Kodeksu wskazuje na możliwość nałożenia na podatnika grzywny w wysokości nawet 500 zł.

W przypadku wykrycia rażących nieprawidłowości, takich jak brak legalizacji wagi czy znaczne odchyły od normy podczas ważenia towarów, pracownicy kontroli mogą zabezpieczyć urządzenie, tak aby nie można było użytkować go aż do czasu zakończenia procedur i doprowadzenia wagi do stanu używalności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zabezpieczenie takie może polegać na założeniu pieczęci lub osłon, przechowywanie u właściciela kasy w oddzielnym, zapieczętowanym pomieszczeniu, a nawet pobranie do urzędu miar za pokwitowaniem.

Użytkowanie wagi sklepowej zgodnie z przepisami i właściwe zachowanie podczas kontroli to sprawy bardzo istotne. Unikniemy kar, jeśli będziemy dbać o dokonywanie terminowych legalizacji ponownych i przeprowadzać stałą kontrolę nad prawidłowością funkcjonowania urządzenia.