Podstawa prawna

Obowiązek prowadzenie KPiR wyłącznie elektronicznie wynika ze zmian wprowadzonych mocą rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299). Nowe przepisy wejdą w życie od 1 stycznia 2026 r. i obejmą zdecydowaną większość podatników PIT.

 

KPiR – podstawowa forma uproszczonej księgowości

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to podstawowa forma uproszczonej księgowości. Podatnikom, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia ksiąg handlowych, KPiR pozwala na ewidencjonowanie operacji gospodarczych w uproszczonej formie, ustalenie dochodu, podstawy opodatkowania, a w konsekwencji także wysokości podatku za dany okres rozliczeniowy.

 

Elektroniczna KPiR – na czym polega zmiana?

Przepisy obowiązujące do końca 2025 r. dają podatnikom dużą dowolność w zakresie formy prowadzenia KPiR. Ważne, by zapisy zgadzały się z wytycznymi rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).

Wielu podatników stworzyło w tym celu szablony w arkuszach kalkulacyjnych, w których wprowadzają zapisy, ewidencjonują operacje gospodarcze i wyliczają podatek. Inni korzystają z prostych programów, często darmowych lub stworzonych przez programistę na konkretne potrzeby danej firmy.

Zdarzają się też firmy, które wciąż prowadzą KPiR „w zeszycie”. Tradycyjna forma papierowa wciąż jest dopuszczalna. Ta sytuacja zmieni się jednak od 1 stycznia 2026 r.

 

Elektroniczna KPiR od 1 stycznia 2026 r. musi odpowiadać strukturze logicznej w formacie XML, opublikowanej przez Ministerstwo Finansów – podobnie jak to ma miejsce w przypadku plików JPK.

 

Co więcej, program do prowadzenia KPiR musi posiadać funkcję cyklicznego przesyłania danych bezpośrednio do administracji skarbowej. Tylko oprogramowanie zintegrowane z systemami fiskusa spełniają nowe wymogi.

 

Komu potrzebna jest KPiR w wersji cyfrowej?

Elektroniczna KPiR od 1 stycznia 2026 r. będzie obowiązkowa zarówno dla przedsiębiorców, którzy wybrali ten rodzaj uproszczonej księgowości i zachowali do niego prawo, jak i biura rachunkowe, które obsługują takie firmy.

 

Przedsiębiorstwa na KPiR. Ustawodawca nie przewidział żadnych zwolnień z obowiązku prowadzenia księgi w formie elektronicznej. Firmy korzystające dziś z tradycyjnych lub autorskich rozwiązań będą musiały zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie. Co istotne, systemy takie jak Rachmistrz nexo czy Rachmistrz GT producenta InsERT są nie tylko gotowe na cyfrową KPiR, ale też na JPK, KSeF, a w przyszłości także na inne rozwiązania, jakie zaproponuje resort finansów.

 

Biura rachunkowe. Część biur rachunkowych już od jakiegoś czasu korzysta z cyfrowych, zautomatyzowanych rozwiązań. Jednak wielu księgowych wciąż woli tradycyjne metody, papierowe dokumenty i zapisy według własnego systemu. Takie biura rachunkowe będą musiały przestawić się z faktur papierowych na cyfrowe. Wymaga to wdrożenia procedur, które pozwolą klientom na przesyłanie dokumentów elektronicznie. Platformy komunikacyjne, takie jak Portal Biura i Portal Dokumentów, zintegrowane z programami księgowymi InsERT, znacznie to ułatwiają.

 

Ważne!
Cyfrowa KPiR będzie powiązana z danymi z JPK oraz innymi danymi fiskalnymi, np. deklaracjami PIT. Dziedziny te przestaną być niezależne wobec siebie. Każda zmiana w księdze będzie wpływać na inne dane – deklaracje, raporty itp. Dlatego to takie ważne, by wybrać zaawansowany program gotowy na pełną cyfryzację życia przedsiębiorców i biur rachunkowych.

 

Cyfrowa KPiR wspomoże urzędy, które dzięki możliwości uzyskania natychmiastowego wglądu w dane będą mogły szybciej rozliczać ulgi, dokonywać zwrotów z podatku i wykrywać ewentualne błędy.

Przedsiębiorcom natomiast pomoże utrzymać porządek w dokumentacji i usprawni komunikację z biurem rachunkowym.

 

Jak się przygotować do elektronicznej KPiR?

Postawmy sprawy jasno: od 1 stycznia 2026 r. Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie będzie można prowadzić ani w zeszycie, ani w excelu, ani w żadnym innym programie niezintegrowanym z systemem administracji skarbowej. Nawet aplikacje niegdyś popularne, ale długo nie aktualizowane, nie spełniają nowych wymogów.

 

Jeśli masz już program do KPiR sprawdź, czy jest on przygotowany na nowe przepisy. Jeśli nie jest, już teraz pomyśl o zakupie nowego oprogramowania.

Jeśli do tej pory prowadziłeś księgę w zeszycie lub w excelu, najlepszym wyborem będzie zakup programu gotowego na cyfrową KPiR.

 

Programy do prowadzenia KPiR

Aby oprogramowanie do uproszczonej księgowości spełniało wymogi od 2026 r., musi umożliwiać eksport KPiR w strukturze XML zgodnej z wzorem resortu finansów. Co więcej, musi być zintegrowane z systemem fiskusa, by cyklicznie przesyłać dane do administracji skarbowej.

 

Jeśli jesteś na etapie wyboru programu, dobrze przemyśl swoją decyzję. To odpowiedni czas, by pomyśleć o przyszłości firmy i wybrać rozwiązanie, które odpowie na jej rosnące potrzeby. Programy księgowe InsERT, takie jak Rachmistrz nexo czy Rachmistrz GT, od lat cieszą się popularnością wśród małych, średnich oraz mikroprzedsiębiorców.

 

Programy do uproszczonej księgowości Rachmistrz nexo i Rachmistrz GT są z dużym wyprzedzeniem aktualizowane pod kątem zmieniających się przepisów. Tak było na przykład z Jednolitym Plikiem Kontrolnym – na tę potężną rewolucję użytkownicy systemów InsERT byli gotowi znacznie wcześniej. Dzięki temu mogli przetestować nowe funkcje, dobrze się przygotować do czekającego ich obowiązku, szybciej wdrożyć dostępne rozwiązania i spełnić wymogi ustawodawcy.

 

Jeśli chcesz, aby tak samo gładko wejść w elektroniczną KPiR, wybierz jeden z programów do uproszczonej księgowości InsERT:

---

 

 

Rachmistrz nexo - ceniony za nowoczesny interfejs oraz intuicyjną obsługę, ten funkcjonalny program już od dawna pozwala podatnikom na prowadzenie elektronicznej KPiR. Korzystają też z niego biura rachunkowe. Programiści InsERT przygotowali ten system na zmiany od 2026 r.

Rachmistrze nexo posiada wszystkie funkcje potrzebne do kompleksowego prowadzenia ksiąg. W opcji dla biur rachunkowych pozwala na jednoczesną obsługę wielu podmiotów. Więcej...

 

 

 

 

---

 

 

Rachmistrz GT – starsza wersja popularnego programu, zachęca swoim klasycznym menu. Przypadnie więc do gustu użytkownikom przywiązanym do tradycyjnego interfejsu. Podobnie jak nexo, znajdziesz w nim wszystkie funkcje potrzebne do efektywnego, rzetelnego prowadzenia KPiR. Na tym systemie działają też biura rachunkowe.

Choć Rachmistrz GT jest wersją starszą, producent dba o dostosowywanie tego programu do zmian w przepisach. Z powodzeniem więc możesz wybrać go do prowadzenie elektronicznej KPiR gotowej na zmiany od 1 stycznia 2026 r. Więcej...

 

 

 

---

 

Zarówno Rachmistrz nexo, jak i Rachmistrz GT, zostały wyposażone w wiele funkcji ułatwiających pracę, automatyzujących powtarzalne czynności i skracających czasochłonne procesy. Wybierając je masz pewność, że zyskasz dodatkowy czas i pewność prawidłowych rozliczeń.

 

Możesz też korzystać z Portalu Biura i Portalu Dokumentów – platform do zdalnej komunikacji pomiędzy podatnikiem a biurem rachunkowym.

 

Aby przyśpieszyć wdrożenie programu do elektronicznej KPiR w swojej działalności, warto skorzystać ze wsparcia. Dzięki pomocy specjalisty pracownicy łatwiej wprowadzą zmiany w swoich codziennych obowiązkach i zrozumieją, jak czerpać korzyści z nowych funkcji programów. Dodatkowo wdrożeniowcy BUCHCOM są wyspecjalizowani w księgowości, dlatego najlepiej rozumieją potrzeby zarówno biur rachunkowych, jak i przedsiębiorców samodzielnie prowadzących swoją księgowość.

 

Kto skorzysta na cyfrowej KPiR?

Wprowadzenie obowiązkowej elektronicznej KPiR w założeniu ma ułatwić organom skarbowym bieżącą kontrolę prawidłowości rozliczeń. Dzięki temu, że każdy zapis w księdze będzie oznaczony datą, numerem dokumentu oraz kategorią przychodu lub kosztu, administracja podatkowa będzie miała bieżący wgląd w strukturę rozliczeń firmy.

 

Zniknie też obowiązek przekazywania ksiąg na wezwanie organu podatkowego. Zapowiedź kontroli jest dla przedsiębiorców stresujące i wymaga poświęcenia czasu na przygotowanie dokumentów. W nowym stanie prawnym fiskus sprawdzanie rozliczeń będzie wykonywane zdalnie, bez konieczności informowania o tym podatnika. Nawet jeśli wykryte zostaną błędy, przedsiębiorca zostanie powiadomiony jedynie o konieczności dokonania korekty. Poważniejsze działania obejmą poważne, najczęściej celowe nadużycia.

 

Czy jednak korzyści będą wyłącznie po stronie administracji podatkowej? Okazuje się, że nie. Choć początkowo dla wielu firm przejście na elektroniczne KPiR będzie wyzwaniem, ostatecznie dostrzegą zalety tego rozwiązania. Dostępne na rynku programy, takie jak opisane wcześniej Rachmistrz nexo i Rachmistrz GT, zostały zaprojektowane z myślą o potrzebach małych i średnich firm. Dzięki automatyzacji, zgodności z obowiązującymi przepisami i wsparciu sztucznej inteligencji przedsiębiorcy oszczędzą dużo czasu i zyskają pewność prawidłowo wykonanych rozliczeń.

 

Na zmiany warto przygotować się już teraz. Mamy bowiem do czynienia z całkowitą transformacją sposobu dokumentowania i raportowania działań polskich firm. Aby wdrożenie nowego systemu przebiegło najsprawniej i przyniosło działalności najwięcej korzyści, warto skorzystać z pomocy eksperta.

 

BUCHCOM to zespół wdrożeniowców wyspecjalizowanych w branży księgowej. Jesteśmy autoryzowanym Partnerem i Punktem Serwisowym InsERT. Zadzwoń lub napisz do nas – przygotujemy Twoją firmę na cyfrową KPiR!