czwartek, 30 czerwiec 2016 07:47

E-kontrole; Co to jest Jednolity Plik Kontrolny - JPK? - przepisy Wyróżniony

Oceń ten artykuł
(10 głosów)

Nowe przepisy dotyczÄ…ce e-kontroli wywoÅ‚aÅ‚y wÅ›ród przedsiÄ™biorców spore poruszenie – ustawodawca wprowadziÅ‚ nowe, szczegółowe wytyczne dotyczÄ…ce udostÄ™pniania urzÄ™dom skarbowym danych finansowo-ksiÄ™gowych oraz handlowych w formie elektronicznej. Zmiany w przepisach wejdÄ… w życie 1 lipca 2016 r. dokonane mocÄ… dwóch aktów prawych: ustawy z dnia 10.09.2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1649) oraz ustawy z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 846).

 

W zrozumieniu pojęć e-kontroli i Jednolitego Pliku Kontrolnego, a co za tym idzie obowiÄ…zków wynikajÄ…cych z nowych regulacji, pomocne okażą siÄ™ obowiÄ…zujÄ…ce przepisy i oficjalne definicje. 

 

Kontrola podatkowa polega przede wszystkim na poszukiwaniu przez pracowników organów skarbowych podatku VAT odliczonego niesÅ‚usznie bÄ…dź nieprawidÅ‚owe naliczanie VAT od sprzedaży, niezadeklarowanego przychodu lub kosztów, które podatnik nielegalnie odlicza od przychodu, wykazujÄ…c zaniżony dochód a tym samy mniejszy podatek, w podmiotach, które skarbówka podejrzewa o uchylanie siÄ™ od zobowiÄ…zaÅ„ podatkowych.

 

Prawo do dokonywania kontroli przysługuje organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej na mocy art. 155 Ordynacji podatkowej:

Art. 155. § 1. Organ podatkowy może wezwać stronÄ™ lub inne osoby do zÅ‚ożenia wyjaÅ›nieÅ„, zeznaÅ„, przedÅ‚ożenia dokumentów lub dokonania okreÅ›lonej czynnoÅ›ci osobiÅ›cie, przez peÅ‚nomocnika lub na piÅ›mie, w tym także w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbÄ™dne dla wyjaÅ›nienia stanu faktycznego lub rozstrzygniÄ™cia sprawy.

§ 2. Jeżeli osoba wezwana nie może stawić siÄ™ z powodu choroby, kalectwa lub innej ważnej przyczyny, organ podatkowy może przyjąć wyjaÅ›nienie lub zeznanie albo dokonać czynnoÅ›ci w miejscu pobytu tej osoby.

 

Natomiast szczegółowe wytyczne dotyczące uprawnień kontrolującego zostały zamieszczone w art. 286 tego aktu prawnego:

Art. 286. Â§ 1. KontrolujÄ…cy, w zakresie wynikajÄ…cym z upoważnienia, sÄ… w szczególnoÅ›ci uprawnieni do:

1) wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;

2) wstÄ™pu do lokali mieszkalnych w przypadku, o którym mowa w art. 276 § 1;

3) żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;

4) żądania udostÄ™pniania akt, ksiÄ…g i wszelkiego rodzaju dokumentów zwiÄ…zanych z przedmiotem kontroli oraz do sporzÄ…dzania z nich odpisów, kopii, wyciÄ…gów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;

5) zbierania innych niezbÄ™dnych materiałów w zakresie objÄ™tym kontrolÄ…;

6) zabezpieczania zebranych dowodów;

7) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamoÅ›ci, jeżeli jest to niezbÄ™dne dla potrzeb kontroli;

8) żądania przeprowadzenia spisu z natury;

9) przesÅ‚uchiwania Å›wiadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w art. 287 § 4;

10) zasięgania opinii biegłych.

§ 2. Kontrolujący może zażądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem:

1) próbek towarów;

2) akt, ksiÄ…g i dokumentów, o których mowa w Â§ 1 pkt 4:

a) w razie powziÄ™cia uzasadnionego podejrzenia, że sÄ… one nierzetelne, lub

b) gdy podatnik nie zapewnia kontrolujÄ…cym warunków umożliwiajÄ…cych wykonywanie czynnoÅ›ci kontrolnych zwiÄ…zanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególnoÅ›ci nie udostÄ™pnia kontrolujÄ…cym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

§ 3. Przeglądanie akt postępowania przygotowawczego i sądowego, akt spraw sądowych, a także dokumentów zawierających informacje niejawne lub stanowiące tajemnicę zawodową oraz sporządzanie z nich odpisów i notatek następuje z zachowaniem właściwych przepisów.

 

Wspomniana na wstępie ustawa z 10.09.2016 wprowadziła zmiany w art. 287 Ordynacji podatkowej. W art. 1 tejże ustawy nowelizacyjnej czytamy:

Art. 1. W ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) wprowadza siÄ™ nastÄ™pujÄ…ce zmiany:

161)
w art. 287:

a) w Â§ 1:

- wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziaÅ‚ajÄ…ca z kontrolowanym sÄ… obowiÄ…zani umożliwić wykonywanie czynnoÅ›ci, o których mowa w art. 286, w szczególnoÅ›ci:",

- w pkt 2 kropkÄ™ zastÄ™puje siÄ™ Å›rednikiem i dodaje siÄ™ pkt 3 w brzmieniu:

"3) przekazać, za pomocÄ… Å›rodków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym noÅ›niku danych, wyciÄ…g z ksiÄ…g podatkowych oraz dowodów ksiÄ™gowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadajÄ…cej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, jeżeli kontrolowany prowadzi ksiÄ™gi podatkowe przy użyciu programów komputerowych; przepis art. 168 § 3a pkt 1 stosuje siÄ™ odpowiednio.",

 

Od 1 lipca 2016 r. art. 287 Ordynacji podatkowej zyskał więc następujące brzmienie:

Art. 287. Â§ 1. Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziaÅ‚ajÄ…ca z kontrolowanym sÄ… obowiÄ…zani umożliwić wykonywanie czynnoÅ›ci, o których mowa w art. 286, w szczególnoÅ›ci:

1) umożliwić, nieodpÅ‚atnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagraÅ„ dźwiÄ™kowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocÄ… innych noÅ›ników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym noÅ›niku może stanowić dowód lub przyczynić siÄ™ do utrwalenia dowodu w sprawie bÄ™dÄ…cej przedmiotem kontroli;

2) przedstawić, na żądanie kontrolujÄ…cego, tÅ‚umaczenie na jÄ™zyk polski sporzÄ…dzonej w jÄ™zyku obcym dokumentacji dotyczÄ…cej spraw bÄ™dÄ…cych przedmiotem kontroli;

3) przekazać, za pomocÄ… Å›rodków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym noÅ›niku danych, wyciÄ…g z ksiÄ…g podatkowych oraz dowodów ksiÄ™gowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadajÄ…cej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, jeżeli kontrolowany prowadzi ksiÄ™gi podatkowe przy użyciu programów komputerowych; przepis art. 168 § 3a pkt 1 stosuje siÄ™ odpowiednio.

 

Powyższy przepis ustala ogólną zasadę, zgodnie z którą organy podatkowe i organy kontroli skarbowej mają prawo dokonywać e-kontroli.

 

Co to jest e-kontrola?

E-kontrola jest pojÄ™ciem technicznym, które okreÅ›la sposób dziaÅ‚ania organów skarbowych majÄ…cych na celu wykorzystanie w trakcie kontroli podatkowej lub skarbowej u podatnika zaawansowanych narzÄ™dzi informatycznych do analizowania danych finansowych, które pochodzÄ… m.in. z systemu finansowo-ksiÄ™gowego podatnika. Kontrola taka odbywa siÄ™ bez koniecznoÅ›ci fizycznej obecnoÅ›ci kontrolujÄ…cego u podatnika. Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania komputerowego umożliwia organom skarbowym objÄ™cie kontrolÄ… wiÄ™kszego zakresu badanych danych a także iloÅ›ci zagadnieÅ„ podatkowych, które można poddać weryfikacji.

 

Ustawa nowelizacyjna z 10.09.2016 wprowadza obowiązek udostępniania danych dla potrzeb kontroli podatkowych w postaci elektronicznej, łatwej do odczytania - Jednolitego Pliku Kontrolnego, czyli wyciągu z ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, faktur itd. przygotowanego wg określonych przepisami struktur i formatów.

 

Dnia 1 lipca 2016 r. do przepisów Ordynacji podatkowej dodano art. 193a, w którym mowa o Jednolitym Pliku Kontrolnym:

Art. 193a. Â§ 1. W przypadku prowadzenia ksiÄ…g podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania caÅ‚oÅ›ci lub części tych ksiÄ…g oraz dowodów ksiÄ™gowych za pomocÄ… Å›rodków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych noÅ›nikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadajÄ…cej strukturze logicznej, o której mowa w Â§ 2, wskazujÄ…c rodzaj ksiÄ…g podatkowych oraz okres, którego dotyczÄ….

§ 2. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiÄ…g podatkowych oraz dowodów ksiÄ™gowych, z uwzglÄ™dnieniem możliwoÅ›ci wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiÄ™biorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostÄ™pna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzÄ™du obsÅ‚ugujÄ…cego ministra wÅ‚aÅ›ciwego do spraw finansów publicznych.

§ 3. Minister wÅ‚aÅ›ciwy do spraw finansów publicznych okreÅ›li, w drodze rozporzÄ…dzenia, sposób przesyÅ‚ania za pomocÄ… Å›rodków komunikacji elektronicznej ksiÄ…g podatkowych, części tych ksiÄ…g oraz dowodów ksiÄ™gowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych noÅ›ników danych, na których ksiÄ™gi, części tych ksiÄ…g oraz dowody ksiÄ™gowe mogÄ… być zapisane i przekazywane, uwzglÄ™dniajÄ…c potrzebÄ™ zapewnienia bezpieczeÅ„stwa, wiarygodnoÅ›ci i niezaprzeczalnoÅ›ci danych zawartych w ksiÄ™gach oraz potrzebÄ™ ich ochrony przed nieuprawnionym dostÄ™pem.

 

Z kolei ustawa nowelizacyjna z 13 maja 2016 r. dodaje art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej – przepis ten nakÅ‚ada na te podmioty obowiÄ…zek przesyÅ‚ania urzÄ™dom skarbowym rejestrów VAT bez wezwania organu podatkowego – do 25. dnia każdego miesiÄ…ca za miesiÄ…c poprzedni: 

Art. 82.

(…)

§ 1b. Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemajÄ…ce osobowoÅ›ci prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzÄ…ce ksiÄ™gi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, sÄ… obowiÄ…zane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocÄ… Å›rodków komunikacji elektronicznej, ministrowi wÅ‚aÅ›ciwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usÅ‚ug, w postaci elektronicznej odpowiadajÄ…cej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, na zasadach dotyczÄ…cych przesyÅ‚ania ksiÄ…g podatkowych lub ich części okreÅ›lonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3, za okresy miesiÄ™czne w terminie do 25. dnia miesiÄ…ca nastÄ™pujÄ…cego po każdym kolejnym miesiÄ…cu, wskazujÄ…c miesiÄ…c, którego ta informacja dotyczy.

 

Definicja JPK zamieszczona na stronie internetowej Ministerstwa Finansów:

Jednolity Plik Kontrolny (JPK, ang. Standard Audit File-Tax – SAF-T) jest zbiorem danych, tworzonym z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpoÅ›redni eksport danych. Zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiada ustandaryzowany ukÅ‚ad i format (schemat XML), który umożliwia jego Å‚atwe przetwarzanie.

 

Innymi słowy, JPK to plik o ujednoliconej strukturze i określonym formacie, przekazywany do urzędu skarbowego na żądanie w ramach e-kontroli lub każdego miesiąca bez wezwania w przypadku ewidencji VAT. Resort finansów na swojej stronie internetowej określił siedem struktur raportowych JPK przygotowanych z wykorzystaniem języka XML:

Struktura 1 – księgi rachunkowe – JPK_KR

Struktura 2 – wyciąg bankowy – JPK_WB

Struktura 3 – magazyn – JPK_MAG

Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT

Struktura 5 – faktury VAT – JPK_FA

Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

Struktura 7 – ewidencja przychodów – JPK_EWP

 

Przekazywanie plików JPK odbywa siÄ™ za pomocÄ… Å›rodków komunikacji elektronicznej. W ramach e-kontroli istnieje też możliwość przekazania plików na informatycznym noÅ›niku danych (pÅ‚yta CD, DVD, pendrive). W obu przypadkach przekazywanie odbywa siÄ™ z uwzglÄ™dnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeÅ„stwa, wiarygodnoÅ›ci i niezaprzeczalnoÅ›ci danych zawartych w ksiÄ™gach.

 

Celem wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego jest przede wszystkim usunięcie bariery przekazywaniu danych elektronicznych. W stanie prawnym sprzed 1 lipca 2016 r. podatnicy mogli przesyłać dane do e-kontroli w dowolnym formacie, co często bardzo utrudniało lub wręcz uniemożliwiało sprawne dokonanie kontroli za pomocą systemu informatycznego. Ujednolicenie w tej kwestii ma skrócić czas kontroli i zmniejszyć jej uciążliwość oraz obniżyć koszty. Administracja podatkowa zyska narzędzie, dzięki któremu będzie mogła szybko ustalić nieprawidłowości, a co za tym idzie przeciwdziałać wyłudzeniom VAT czy unikaniu opodatkowania. Wprowadzenie JPK umożliwi urzędnikom dokonywanie precyzyjnej kontroli ksiąg i dowodów księgowych podmiotów, ale też wykorzystanie tych danych do zaawansowanych kontroli krzyżowych.

 

Nowe przepisy przyniosą też korzyści podatnikom. Resort finansów podkreśla, iż w wielu przypadkach przekazanie pliku JPK do e-kontroli oszczędzi podatnikowi wizyty urzędników w firmie. Ponadto wprowadzenie JPK pozwoli na lepszą kontrolę wewnętrzną działalności i umożliwi monitorowanie pracy zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych działów księgowych. Zestawiania faktur w postaci pliku XML będą mogły być automatycznie przekazywane między podmiotami, dzięki czemu księgowanie dokumentów będzie mogło stać się prostsze i zautomatyzowane.

 

Jednolity Plik Kontrolny to narzędzie, które sprawdziło się w wielu państwach Unii Europejskiej, m.in. Austrii, Belgii, Danii, Holandii, Niemczech, Słowenii, Litwy, Luxemburgu, Szwecji czy Portugalii. W krajach tych zanotowano nawet kilkunastoprocentowy wzrost ściągalności podatków. Resort finansów szacuje, iż nowe przepisy już w przyszłym roku przyniosą nawet 15 mld wpływów do budżetu państwa.

 

Wprowadzenie obowiÄ…zku przekazywania danych w formie plików JPK wymaga od podatników dokonania istotnych zmian w wykorzystywanych systemach finansowo-ksiÄ™gowych. WiodÄ…cy producenci oprogramowania (np. InsERT) już dostosowali swoje programy do nowych wymogów ustawodawcy. Użytkownicy takich aplikacji muszÄ… jedynie zaktualizować systemy i przeszkolić pracowników z obsÅ‚ugi nowych modułów. W gorszej sytuacji sÄ… podmioty wykorzystujÄ…ce programy od różnych producentów lub niestandardowe rozwiÄ…zania – w ich przypadku konieczne jest dokonanie audytu posiadanych systemów finansowo-ksiÄ™gowych, magazynowych i sprzedażowych pod kÄ…tem zgodnoÅ›ci z poszczególnymi strukturami raportowymi JPK. NastÄ™pnie należy przyporzÄ…dkować poszczególne struktury do konkretnych elementów systemów IT w firmie, zaktualizować oprogramowanie do wersji umożliwiajÄ…cej generowanie plików JPK, a na koniec sprawdzić spójność i zgodność wygenerowanych danych z wymaganymi strukturami. Konieczne jest również przeszkolenie pracowników, którzy zajmujÄ… siÄ™ obsÅ‚ugÄ… programów, tak aby tworzone przez nich pliki byÅ‚y prawidÅ‚owe, zawieraÅ‚y wszystkie dane okreÅ›lone przez ustawodawcÄ™. CaÅ‚y taki proces trwa nawet kilka miesiÄ™cy, wymaga wiedzy, doÅ›wiadczenia oraz znajomoÅ›ci aktualnych przepisów. Z tego wzglÄ™du wielu podatników zdecydowaÅ‚o siÄ™ powierzyć wdrożenie JPK w dziaÅ‚alnoÅ›ci specjalistom.

 

Sprawdź, kogo i od kiedy dotyczy obowiązek przekazywania JPK

Czytany 6393 razy Ostatnio zmieniany wtorek, 30 sierpień 2016 14:00

Artykuły powiązane

  • Za bÅ‚Ä…d w pliku JPK_VAT zapÅ‚acisz 500 zÅ‚ Za bÅ‚Ä…d w pliku JPK_VAT zapÅ‚acisz 500 zÅ‚

    Zdyscyplinowanie podatników – taki cel postawiło sobie Ministerstwo Finansów w związku z pomyłkami w przesyłanych Jednolitych Plikach Kontrolnych z ewidencjami VAT. Każdy błąd w ewidencji będzie narażał przedsiębiorcę na karę finansową w wysokości 500 zł. Sprawdź, kiedy wejdą w życie nowe przepisy.

  • Sprawozdanie finansowe za 2018 r. – jak sporzÄ…dzić w 2019 r.? Sprawozdanie finansowe za 2018 r. – jak sporzÄ…dzić w 2019 r.?

    Na stronie resortu finansów pojawiły się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przedsiębiorców zobowiązanych do przesyłania sprawozdania finansowego. Obecnie można tego dokonać tylko drogą elektroniczną w formie plików JPK. Sprawdź, jakie wyjaśnienia znalazły się na stronie Ministerstwa.

  • Jak sporzÄ…dzić sprawozdanie finansowe JPK za 2018 r. w 2019 r. Jak sporzÄ…dzić sprawozdanie finansowe JPK za 2018 r. w 2019 r.

    W związku z wejściem w życie przepisów, które wprowadziły obowiązek przekazywania sprawozdania finansowego wyłącznie drogą elektroniczną w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, Ministerstwo Finansów na swojej oficjalnej stronie internetowej opublikowało odpowiedzi na najczęściej zadawane przez przedsiębiorców pytania.

  • Sprawozdania finansowe w formie plików JPK od 1 października 2018 r. Sprawozdania finansowe w formie plików JPK od 1 października 2018 r.

    Wkrótce podmioty zobowiązane do składania sprawozdań finansowych będą wysyłać dokumenty w formie plików JPK. Sprawdź, dla których sprawozdań finansowych resort finansów opublikował struktury logiczne Jednolitego Pliku Kontrolnego w Biuletynie Informacji Publicznej, a które należy wysyłać w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.

  • Jak wprowadzić dane do JPK_VAT; WyjaÅ›nienia Ministerstwa Finansów Jak wprowadzić dane do JPK_VAT; WyjaÅ›nienia Ministerstwa Finansów

    Resort finansów na swojej oficjalnej stronie internetowej zamieścił kolejne wyjaśnienia dotyczące prawidłowego tworzenia plików JPK_VAT. Informacje te skierowane są m.in. do podatników biorących udział w transakcjach objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia. Podano także wskazówki, z których skorzystać mogą wszyscy przedsiębiorcy – mają one związek z prawidłowym wprowadzeniem do JPK_VAT danych z faktur.