Działalność nierejestrowaną mogą prowadzić osoby fizyczne, których przychód należny z tej działalności w każdym miesiącu nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia. Od 1 lipca 2024 r. płaca minimalna wynosi 4.300 zł brutto. Oznacza to, że limit do działalności nierejestrowanej wynosi 3.225 zł miesięcznie. Co ważne, może ją prowadzić wyłącznie osoba, która w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Kto musi mieć kasę fiskalną?

Obowiązek rejestrowania obrotu i kwot podatku za pomocą kasy fiskalnej spoczywa na podatnikach prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Taka zasada wynika wprost z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Co istotne, ustawa ta, w przeciwieństwie do ustawy o PIT, nie wprowadza żadnych szczegółowych przepisów dotyczących opodatkowania sprzedaży prowadzonej w ramach działalności nierejestrowanej.

W praktyce oznacza to, że osoba prowadząca działalność nierejestrowaną co do zasady jest podatnikiem podatku VAT. W praktyce oczywiście może korzystać ze zwolnienia z tego podatku – jeśli jej przychody w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczyły 200.000 zł.

Należy jednak podkreślić, że korzystanie ze zwolnienia z VAT nie jest równoznaczne ze zwolnieniem z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną ma prawo do takiej preferencji tylko wtedy, gdy spełnia warunki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2023 r. poz. 2605).

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana 2024 r.

Najpopularniejszym zwolnieniem z kasy fiskalnej jest zwolnienie podmiotowe, przysługujące ze względu na niskie obroty podatnika. Zgodnie z tym przepisem, urządzenia tego nie muszą stosować osoby, których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w poprzednim roku nie przekroczył 20.000 zł. W przypadku podatników rozpoczynających działalność wysokość tego limitu wylicza się w proporcji do okresu prowadzenia sprzedaży.

Rozporządzenie określa też m.in. zwolnienie z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej, zwolnienie dla usług z zapłatą na rachunek oraz szereg zwolnień przedmiotowych dla konkretnych czynności.

Z drugiej strony w § 4 rozporządzenia określa katalog czynności, które ze względu na swój charakter oraz ryzyko nadużyć muszą być rejestrowane na kasie fiskalnej już od pierwszej czynności – niezależnie od obrotu podatnika. Niezależnie też od tego, czy ma on zarejestrowaną firmę, czy prowadzić sprzedaż w ramach działalności nierejestowanej. Oprócz długiej listy towarów, w katalogu wyłączeń ze zwolnień z kas znalazły się też następujące usługi (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. a-m):

a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia,
g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia,
h) doradztwa podatkowego,
i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie:
- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz 
- usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
k) kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
l) związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Osoba wykonująca powyższe czynności musi mieć kasę fiskalną niezależnie od obrotu, nawet jeśli prowadzi działalność nierejestrowaną.

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej a numer NIP

Posługiwanie się kasą fiskalną wymaga wprowadzenia w pamięci urządzenia numeru NIP właściciela. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną zasadniczo nie muszą tego numeru posiadać. Jednak w przypadku konieczności rejestrowania sprzedaży na kasie będzie to konieczne.

Taki stan rzeczy potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 września 2018 r., nr 0111-KDIB3-3.4018.5.2018.2.MS. Czytamy w niej m.in.:

 „(…) Wnioskodawca świadcząc usługi kosmetyczne i kosmetologiczne na rzecz osób fizycznych w ramach działalności nierejestrowanej (spełniając warunki określone w ustawie – Prawo przedsiębiorców) prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym Wnioskodawca jest podatnikiem w rozumieniu tej ustawy. W konsekwencji w związku z tym, iż świadcząc usługi kosmetyczne i kosmetologiczne w ramach działalności nierejestrowanej Wnioskodawca będzie w rozumieniu przepisów ustawy o podatku VAT podatnikiem Wnioskodawca będzie zobowiązany wystąpić o nadanie numeru identyfikacji podatkowej – NIP”.

W celu uzyskania numeru NIP należy złożyć do urzędu skarbowego wniosek NIP-7 (w części A.4. trzeba zaznaczyć pkt 2: osoba podlegająca zarejestrowaniu jako podatnik podatku od towarów i usług lub będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług). Dopiero po uzyskaniu numeru NIP możliwa jest fiskalizacja kasy, a co za tym idzie możliwość prowadzenia sprzedaży wyłączonej ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Zobacz też: Kasa fiskalna online a brak internetu – co grozi? Czy mogę sprzedawać?