Cyfryzacja administracji publicznej oraz codzienności przedsiębiorców z roku na rok obejmuje coraz szerszy zakres działań. Komunikacja, która jeszcze kilkanaście lat temu wydawała się mniej pewną, dziś jest standardem wyróżniającym się najwyższym poziomem bezpieczeństwa.

Tym, co dla przedsiębiorców w wielu przypadkach okazuje się dość uciążliwe, jest komunikacja z organami podatkowymi. Podczas gdy droga elektroniczna byłaby najszybsza i najwygodniejsza, wielu rzeczy wciąż nie da się załatwić np. mailem. Problem ten mają rozwiązać e-Doręczenia.

 

e-Doręczenia – czym są i dlaczego je wprowadzono?

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Pod względem prawnym te dwie drogi komunikacji są równoważne. System ten zastępuje tradycyjne papierowe listy w komunikacji z instytucjami publicznymi, firmami i osobami prywatnymi.

Podstawą prawną wprowadzenia e-Doręczeń jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS). Na podstawie zawartych w nim regulacji w Polsce ogłoszono następujące akty prawne szczegółowo regulujące kwestę elektronicznych doręczeń:

• Ustawa z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1841)
• Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1002)
• Ustawa z dnia 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1135)
• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2320)

 

Opublikowano także szereg rozporządzeń, klauzule oraz Standard publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonej przez operatora wyznaczonego i kwalifikowanych dostawców usług.

 

Kogo obejmują obowiązkowe e-Doręczenia?

Docelowo obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie wszystkie podmioty publiczne oraz firmy zarejestrowane w CEIDG i KRS. Ustalono jednak harmonogram, zgodnie z którym w pierwszej kolejności obowiązkowe e-Doręczenia obejmą podmioty publiczne, zawody zaufania publicznego oraz nowe firmy.

 

Harmonogram e-Doręczeń

 

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie:

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy 
• Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
• Narodowy Fundusz Zdrowia
• Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
• Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy)
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza.
• Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r.
• Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG)

 

Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek ten obejmie jedną grupę:

• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.

 

Od 1 lipca 2025 r. natomiast e-Doręczenia będą musiały obowiązkowo wprowadzić:

• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.

 

Od 1 października 2026 r.:

• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.

 

Od 1 października 2029 r.:

• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej
• Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna

 

Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń?

e-Doręczenia to system powszechny – dostępny dla wszystkich obywateli i firm. Nie trzeba więc czekać na objęcie obowiązkiem, skrzynkę można założyć już od początku 2025 roku.

 

Założenie skrzynki do e-Doręczeń jest stosunkowo proste. Wystarczy:

1. Wejść na stronę mObywatel.gov.pl lub gov.pl.
2. Wypełnić wniosek o założenie skrzynki.

Kreator krok po kroku poprowadzi użytkownika przez cały proces.

 

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowane z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

 

Czy warto założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

e-Doręczenia to narzędzie, które z pewnością ułatwi życie zarówno organom podatkowym, jak i przedsiębiorcom, instytucjom oraz obywatelom. Trudno doszukiwać się tu minusów. Korzyści to przede wszystkim:

Oszczędność czasu i pieniędzy. e-Doręczenia są narzędziem bezpłatnym. Dzięki niemu nie musisz stać w kolejce na poczcie czy opłacać przesyłki. Nie musisz też dojeżdżać na pocztę, by odebrać lub wysłać list polecony.

Wygoda. Korespondencję odbierzesz w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. Nie musisz nic instalować, wystarczy komputer lub urządzenie mobilne z przeglądarką i dostępem do internetu.

Bezpieczeństwo. Komunikacja przez e-Doręczenia będzie chroniona poprzez najwyższe standardy zabezpieczeń. Podobnie jak przekazywane dane osobowe.

Szybkość komunikacji. Wiadomości będą od razu trafiały do docelowego adresata – bez zbędnego oczekiwania czy utrudnień. Nie ma też żadnych obaw, że pismo „zgubi się” po drodze.

Jak widać, korzystanie ze e-Doręczeń będzie dla przedsiębiorców i obywateli sporym ułatwieniem. Możemy się też spodziewać, że narzędzie to usprawni pracę organów administracji publicznej.

 

Zobacz też: Zmiany w limicie do ksiąg rachunkowych – już w 2025 roku