Wszystko o fakturowaniu od 1 stycznia 2014 r.

 

Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług ma istotny wpływ na sposób wystawiania faktur przez podatników. Zmiany obejmą nie tylko płatników VAT, ale również podatników zwolnionych z podatku. Regulacje dotyczące faktur zostały przeniesione z rozporządzenia w sprawie faktur do art. 106a - 106q ustawy o VAT. 

Jako uzupełnienie przepisów z ustawy 09 grudnia 2013 r. zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013, poz. 1485), które także wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.

Warto już dzisiaj zapoznać się z nowymi przepisami, aby od 1 stycznia 2014 roku prowadzić swoją działalność zgodnie ze wszystkimi wymogami ustawodawcy.

 

Wystawianie faktur

Zgodnie z art. 106g ust. 1 znowelizowanej ustawy o VAT, faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi pozostaje w dokumentacji sprzedawcy.

W wyjątkowych przypadkach, o których mowa w art. 106c ustawy fakturę wystawia się w trzech egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, drugi dłużnik, a trzeci pozostaje w dokumentacji u podatnika będącego sprzedawcą. Zasada ta została zapisana w art. 106g ust. 2 ustawy.

Przepis art. 106g ust. 3 ustawy reguluje kwestię przesyłania faktur elektronicznych:
3. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast przepis art. 106g ust. 4 ustawy reguluje kwestię wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 4 ustawy. W takim przypadku podatnik przesyła kopię wystawionej faktury lub dane w niej zawarte do wyznaczonej jednostki, o której mowa w art. 97 ust. 17 ustawy - w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy.

  

Nowe definicje

Nowością jest zdefiniowanie w dodanym punkcie 31 art. 2 ustawy pojęcia „faktura”:

Art. 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
(…)
31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

Z kolei przepis art. 2 pkt 32 ustawy  zawiera definicję faktury elektronicznej:

32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

Zarówno faktura w formie papierowej, jak i faktura elektroniczna, muszą zawierać elementy wymagane ustawą, o których powiemy dalej. Należy przy tym podkreślić, iż faktura może zostać uznana za elektroniczną, jeśli została wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym. Wybór tego formatu jest dowolny i należy do podatnika. Ważne jest jednak, iż taka faktura nie może zostać w żaden sposób wprowadzona do obrotu w formie papierowej, np. wydrukowana i przesłana pocztą. Jeśli tak się stanie, faktura taka nie będzie już fakturą elektroniczną.

Zdefiniowanie pojęcia faktury w ustawie o VAT może pomóc wielu podatnikom upewnić się, iż faktury elektroniczne są tak samo ważnymi i wiążącymi dokumentami księgowymi, jak faktury papierowe. Ustawodawca dał podatnikom dużą dowolność w wyborze systemu przesyłania faktur elektronicznych. Należy jednak pamiętać o powyższej zasadzie, która wynika z art. 2 pkt 32 ustawy.

 

Wymogi formalne

Katalog danych, które muszą znaleźć się na fakturze, został zamieszczony w art. 106e znowelizowanej ustawy o VAT. W tym aspekcie nie musimy spodziewać się rewolucji - przepisy ustawy od 1 stycznia 2014 r. w zasadzie powielają regulacje § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur… (Dz.U. 2011 nr 68 poz. 360 ze zm.), które obowiązuje do 31 grudnia 2013 r.

Przepisy ustawy wskazują:

Art. 106e. 1. Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem;

 

Dodatkowe dane na fakturach

Dodatkowe oznaczenia na fakturach wystawianych przez niektórych podatników zawarte są w punktach 16 – 24 ust. 1 w art. 106e ustawy o VAT. Mowa o nich poniżej.

Istotnym zmianom ulegną regulacje dotyczące stosowania na fakturze oznaczenia „metoda kasowa”, które znajdują się w punkcie 16 art. 106e ust. 1 ustawy. Od 1 stycznia 2014 r. oznaczenie to będzie stosowane - jak dotychczas - w przypadku czynności wykonywanych przez małych podatników rozliczających się metodą kasową,  co do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy. Ponadto będzie ono stosowane także w przypadku czynności, dla których obowiązek podatkowy będzie powstawał z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu, zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy.

Zasadą jest, że faktury wystawia sprzedawca towarów lub usług. Istnieje jednak możliwość, aby faktury były wystawiane w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez nabywcę towarów lub usług. Od 01.01.2014 r. zgodnie z nowym art. 106d ustawy o VAT, podmiot będący nabywcą towarów lub usług od podatnika, może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury w przypadkach określonych w art. 106d ust 1, jeżeli zawarta została umowa między tymi stronami. Taka faktura zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 17 musi zawierać określenie „samofakturowanie”.

Pkt 18 art. 106e ust 1 mówi o konieczności zawarcia zwrotu „odwrotne obciążenie” w przypadku wystawiania faktur, dla których obowiązanym  do rozliczenia podatku VAT jest nabywca zarówno towaru jak i usługi.

 

Pamiętaj!

Jeżeli  dostawa towaru lub świadczenie usługi jest zwolnione od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 oraz przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 19 konieczne jest wskazanie na fakturze:

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Punkty 20 – 24 ust. 1 w art. 106e dotyczą danych na fakturach wystawianych przez:  organy egzekucyjne, przedstawiciela podatkowego w imieniu i na rzecz podatnika, przy wewnątrzwspólnotowej dostawie nowych środków transportu, w przypadku wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (wystawiane przez podatnika drugiego w kolejności) w przypadku procedury uproszczonej, podatników zarejestrowanych na potrzeby VAT UE dokonujących WDT lub świadczących usługi na rzecz podmiotu z UE, który ma obowiązek rozliczenia podatku od tej transakcji.

Ust. 2 art. 106e mówi o fakturach dot. świadczenia usług turystyki, gdzie do ustalenia podstawy opodatkowania bierzemy pod uwagę art. 119 ust. 1, tj. kwotę marży. Faktura taka powinna zawierać dane określone w ust. 1 pkt 1-8 i 15-17, a także wyrazy "procedura marży dla biur podróży".

Jeśli podatnik sprzedaje towary używane, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie i antyki, co do których podstawę opodatkowania określa art. 120 ust. 4 i 5, tj. wartość marży, w fakturze wg ust. 3 z art. 106e powinny się znaleźć dane wymienione w ust. 1 pkt 1-8 i 15-17, a także odpowiednio określenie "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki".

 

Faktury do paragonów

Sprzedaż rejestrowaną przy zastosowaniu kasy fiskalnej można dokumentować również fakturą - na przykład na żądanie nabywcy. Regulacje dotyczące wystawiania faktur do paragonów znajdują się w art.  106h ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika będącego sprzedawcą dołącza się oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego daną sprzedaż. W takim przypadku paragonu nie wydajemy nabywcy - pozostaje on w dokumentacji podatnika.

Powyższa zasada nie dotyczy przypadków, gdy faktura emitowana jest przez kasę rejestrującą, a wartość sprzedaży i kwota podatku zostają zapisane na raporcie dobowym drukowanym przez to urządzenie.

Zgodnie z art. 106h ust. 3 ustawy paragon należy pozostawić w dokumentacji wraz z danymi identyfikującymi fakturę, jeżeli została ona wystawiona w formie elektronicznej.

W przypadku, gdy paragon fiskalny zostanie uznany za fakturę uproszczoną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, przepis wspomnianego art. 106h ust. 1 tego aktu prawnego nie znajduje zastosowania.

 

Niektóre regulacje dotyczące fakturowania nie ulegną jednak zmianie.

W art. 106e ust. 11 zachowano dotychczasowy sposób wykazywania i zaokrąglania kwoty podatku.

Od 1 stycznia 2014 roku w dalszym ciągu nie będzie obowiązku umieszczania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturach dokumentujących nabycie paliw.

 

Faktury zaliczkowe

W przypadku otrzymania całości lub części należności przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę. Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2014 r., fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę. Natomiast przepis art. 106i ust. 7 ustawy wskazuje, że faktura taka nie może być wystawiona wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem zapłaty.

Należy jednak pamiętać, że niezależnie od daty wystawienia faktury zaliczkowej, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki, przedpłaty itp.

W niektórych przypadkach podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej. Dotyczy to wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - mowa o tym w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, oraz przypadków, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy.

W przepisie tym wymienione są usługi, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu:

a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
b) świadczenia usług:
- telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

W wyżej wymienionych przypadkach nie ma obowiązku wystawiania faktury dokumentującej otrzymanie zapłaty na poczet wykonania usługi, tj. zaliczki.

 

Faktury uproszczone

Nowe przepisy w dalszym ciągu umożliwiają podatnikom wystawianie tak zwanych faktur uproszczonych, w przypadku, gdy kwota zapłaty nie przekroczy 450 zł lub 100 euro, jeśli kwota określona jest w tej walucie. Regulacje dotyczące faktur uproszczonych znajdują się w art. 106 ust. 5 i 6 znowelizowanej ustawy o VAT.

W art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy czytamy:
5. Faktura może nie zawierać:
(…)
3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Oznacza to, iż faktura uproszczona musi zawierać jedynie dane wymienione w art. 106e ust. 1 pkt 1, 2, 4 - 7 oraz 10 i 15 ustawy:

1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
15) kwotę należności ogółem;

Faktur uproszczonych nie wystawia się:

- dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej
- oraz w przypadkach, o których mowa w art. 106e ust. 6 ustawy:
- dla sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju
- dla sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany jest numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 5 (numer NIP)
- dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
- dla sprzedaży towarów i świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt. 2 lit. A ustawy

Należy przy tym podkreślić, że od 1 stycznia 2014 roku podatnik przy transakcji w kwocie do 450 zł w dalszym ciągu ma wybór, czy wystawi fakturę uproszczoną, czy zwykłą - z pełnym zakresem danych.

 

Faktury wewnętrzne

Przepisy znowelizowanej ustawy o VAT nie zawierają szczegółowych wytycznych dotyczących transakcji, które mogą być dokumentowane fakturą wewnętrzną. To istotna zmiana, ponieważ obowiązujące do 1 stycznia 2014 roku rozporządzenie fakturowe wyznaczało katalog czynności, które mogły być taką fakturą dokumentowane.  Wśród tych czynności znajdowały się m.in. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, świadczenie usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca czy udokumentowanie zwróconych kwot dotacji, subwencji itp. Brak takich regulacji w ustawie obowiązującej od 1 stycznia 2014 roku oznacza, iż podatnik może czynności tego typu dokumentować w dowolny sposób bez wystawiania faktury wewnętrznej.

 

Faktury korygujące

Zasady wystawiania faktur korygujących zasadniczo w 2014 roku nie ulegną zmianie. Ustawodawca przewidział jednak wprowadzenie nowego ważnego obowiązku - zgodnie z art. 106j ust. 2 znowelizowanej ustawy w dokumencie trzeba będzie wskazać przyczynę dokonania korekty.

Ponadto, przy dokonywaniu korekty mającej wpływ na wysokość podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, konieczne będzie podanie odpowiednio kwoty korekty podstawy opodatkowania lub kwoty korekty podatku należnego z podziałem na stawki podatkowe i sprzedaż zwolnioną od podatku.

 

Noty korygujące

Przepisy art. 106k znowelizowanej ustawy o VAT regulują kwestię wystawiania faktur zwanych notami korygującymi. Notę taką wystawia nabywca w przypadku otrzymania faktury z błędnymi danymi, takimi jak np. nazwa, adres, NIP nabywcy, data dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi czy nazwa towaru lub usługi.

Dane, jakie powinna zawierać nota korygująca, zapisane są w art. 106k ust. 3 ustawy:

3. Faktura, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać:
1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";
2) numer kolejny i datę jej wystawienia;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest
zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Tak sporządzona nota korygująca musi zostać zaakceptowana, czyli podpisana, przez wystawcę faktury, która została wystawiona błędnie.

Istotne jest, iż noty korygującej nie wystawia się w przypadku pomyłek w zakresie danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy, czyli m.in. ilości towarów, ceny, kwoty podatku czy kwoty należności ogółem - do faktury zawierających tego typu pomyłki sprzedawca wystawia fakturę korygującą.

Noty korygującej nie można też wystawić do faktury, która została wystawiona na podatnika innego niż faktyczny nabywca towaru bądź usługi. Notą taką można skorygować np. błędnie zapisane nazwisko, nieprawidłowy numer NIP czy błąd w adresie nabywcy, nie można natomiast skorygować danych nabywcy całkowicie, czyli wystawić noty korygującej do faktury, która została błędnie wystawiona na innego kontrahenta.

 

Duplikaty faktur

Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2014 r., w przypadku zagubienia lub zniszczenia faktury, należy wystawić ją ponownie. Taka ponownie wystawiona faktura powinna zawierać oznaczenie „DUPLIKAT” oraz datę wystawienia tego duplikatu.

Duplikat faktury wystawia podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia:

• - na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi w fakturze posiadanej przez podatnika
• - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

W przypadkach, o których mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, duplikat faktury może wystawić nabywca:

• - na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy
• - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

Duplikat faktury może również wystawić podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy (organ egzekucyjny lub komornik sądowy):

• - na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu
• - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

 

Faktury z mniejszą ilością danych

W niektórych przypadkach przepisy dopuszczają wystawianie faktur z mniejszą ilością danych. Ustawa o VAT wskazuje na możliwość wystawiania tak zwanych faktur uproszczonych. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 oraz art. 106e ust. 6 ustawy fakturę uproszczoną można wystawić w przypadku, gdy łączna kwota transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro.

Inne przypadki, w których można wystawić fakturę z mniejszą ilością danych, niż te określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, znajdujemy w nowym Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 9 grudnia 2013, poz. 1485). Rozporządzenie to wchodzi w życie 1 stycznia 2014 r., zostało wydane na podstawie przepisów art. 106o-106q ustawy o VAT i stanowi ich uzupełnienie. Przypadki, w których rozporządzenie przewiduje możliwość wystawiania faktur z mniejszą ilością danych, zostały opisane w § 3 tego aktu prawnego.

 

Towary i usługi zwolnione z VAT

Przepisy § 3 pkt 1 - 3 rozporządzenia fakturowego obowiązującego od 1 stycznia 2014 r. wskazują, iż węższy zakres danych mogą zawierać faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z VAT. W przepisach tych czytamy:

1) Faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy powinna zawierać:
a) datę wystawienia,
b) numer kolejny,
c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
d) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
e) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
f) cenę jednostkową towaru lub usługi,
g) kwotę należności ogółem,
h) wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn.
zm.) lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku;

2) Faktura dokumentująca świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy powinna zawierać:
a) dane, o których mowa w pkt 1 lit. a i b,
b) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
c) nazwę usługi,
d) kwotę, której dotyczy dokument;

3) Faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy powinna zawierać dane, o których mowa w pkt 1 lit. a-g;

Bilety jednorazowe i faktury za przejazd autostradą

Kolejny przypadek, w którym faktura dokumentująca świadczenie usług może zawierać zakres danych węższy niż ten określony w art. 106e ust. 1 pkt 1 - 15 ustawy o VAT, został opisany w § 3 pkt 4 rozporządzenia fakturowego z 3 grudnia 2013 r. W przepisie czytamy, iż faktura dokumentująca:

4) przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:
a) numer i datę wystawienia,
b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
e) kwotę podatku,
f) kwotę należności ogółem;

Kontrola i nadzór ruchu lotniczego

Ostatni przypadek wymieniony w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur obowiązującym od 1 stycznia 2014 r. dotyczy pobierania opłat trasowych przez uprawnione do tego jednostki. W § 3 pkt. 5 rozporządzenia czytamy, iż faktura dokumentująca:

5) świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, z wyjątkiem usług opodatkowanych stawką podatku w wysokości 0%, wystawiana za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, powinna zawierać:
a) dane, o których mowa w pkt 4,
b) określenie nabywcy usług,
c) informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

 

Faktury VAT RR - bez zmian w 2014 r.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, który nabywa produkty rolne od rolnika ryczałtowego, jest zobowiązany wystawić do tej transakcji fakturę w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje dostawca, natomiast kopię - nabywca. Przepisy dotyczące wystawiania faktur VAT RR znajdują się w art. 116 ustawy. Artykuł ten nie uległ zmianie od nowego roku. Faktury dokumentujące dostawę towaru od rolnika ryczałtowego wystawia się na takich samych zasadach, jak przed 1 stycznia 2014 r.

Rolnicy ryczałtowi korzystają ze zwolnienia z podatku na mocy art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy (z wyjątkiem grup, które zobowiązane są odrębnymi przepisami do prowadzenia ksiąg rachunkowych). Zgodnie w art. 117 pkt 1 ustawy rolnicy ryczałtowi są też zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur.

Zgodnie z art. 116 ust. 2 i 3 ustawy, każda faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego powinna zawierać oznaczenie „Faktura VAT RR” oraz oświadczenie rolnika dokonującego dostawy towaru w brzmieniu:

"Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.”

Oświadczenie takie, zgodnie z art. 116 ust. 4 ustawy, może być także sporządzone jednorazowo w formie dokumentu - w przypadku, gdy między nabywcą a dostawcą zawarta jest umowa kontraktacji lub inna umowa o podobnym charakterze.

Faktura VAT RR wg art. 116 ust. 2 ustawy musi zawierać następujące dane:

1) imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2) numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy;
3) numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;
4) datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury;
5) nazwy nabytych produktów rolnych;
6) jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów;
7) cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
8) wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
9) stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;
10) kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych;
11) wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku;
12) kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;
13) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Istotny jest również sposób rozliczania podatku wynikającego z faktury VAT RR. Przepis art. 116 ust. 6 ustawy wskazuje, iż podatnik będący nabywcą produktów rolnych wypłaca dostawcy będącemu rolnikiem ryczałtowym zryczałtowany zwrot podatku z tytułu nabywania niektórych środków produkcji dla rolnictwa, opodatkowanych tym podatkiem. Nabywca nie wypłaca jednak tego zwrotu z własnej kieszeni, ponieważ kwota zwrotu staje się u nabywcy podatkiem naliczonym, który podlega odliczeniu. Podatnik może dokonać odliczenia w rozliczeniu za miesiąc lub kwartał, w którym dokonał zapłaty.

Musi jednak spełnić warunki określone we wspomnianym przepisie:

1) nabycie produktów rolnych jest związane z dostawą opodatkowaną;
2) zapłata należności za produkty rolne, obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego nie później niż 14. dnia, licząc od dnia zakupu, z wyjątkiem przypadku, gdy rolnik zawarł umowę z podmiotem nabywającym produkty rolne określającą dłuższy termin płatności;
3) w dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty należności za produkty rolne zostaną podane numer i data wystawienia faktury potwierdzającej nabycie tych produktów albo na fakturze potwierdzającej zakup produktów rolnych podano dane identyfikacyjne dokumentu stwierdzającego dokonanie zapłaty.

 

Podmioty  obowiązane do wystawienia faktury

Przepisy § 4 obecnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur… (Dz.U. 2011 nr 68 poz. 360 ze zm.) określają grupy podatników zobowiązanych do wystawiania faktur.

Są nimi:

- Zarejestrowany podatnik VAT czynny
- Podatnik, o którym mowa w art. 16 ustawy, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu
- Zarejestrowany podatnik VAT zwolniony

Powyższe przestaje obowiązywać z końcem roku 2013.

 

UWAGA !

Od nowego roku przepisy o fakturowaniu  znajdziemy  w nowych art. 106a-106q ustawy o VAT.

 

Wg art. 106b ustawy od 1 stycznia 2014 roku fakturę ma obowiązek wystawić podatnik.

 

Przepis art. 106b ust. 1 znowelizowanej ustawy wskazuje, jakie czynności należy dokumentować fakturami od 1 stycznia 2014 r.:

Art. 106b. 1. Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

 

Pamiętaj !

Nie będzie jednak obowiązku dokumentowania fakturami czynności zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy.

W znowelizowanej ustawie wprowadzono jednak przepis art. 106b ust. 3 pkt 2, który obliguje podatników do wystawienia faktury dla sprzedaży zwolnionej z VAT, jeśli nabywca zgłosi takie żądanie. Nabywca może zażądać wystawienia takiej faktury w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonano usługę lub dokonano zapłaty w całości lub w części.

Obowiązek wystawienia faktury dla sprzedaży zwolnionej na żądanie nabywcy nie dotyczy rolników ryczałtowych dostarczających produkty rolne i świadczących usługi rolnicze, ponieważ grupa ta jest zwolniona z obowiązku wystawiania faktur na mocy art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy.

 

Art. 106c ustawy mówi o wystawiających faktury w imieniu i na rzecz dłużnika organach egzekucyjnych i komornikach sądowych, a art. 106d ust. 1 o możliwości wystawiania faktur przez nabywcę po spełnieniu warunków określonych w tym przepisie i ust. 2 przez upoważnioną przez podatnika osobę trzecią.

  

Terminy wystawiania faktur

Dotychczasowa zasada ogólna mówiąca, że fakturę wystawia się nie później niż 7-ego dnia od wydania towaru lub wykonania usługi traci swój byt prawny z dniem 31.12.2013 r. Wynika ona z obowiązującego do końca 2013 r. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur… (Dz. U. 2011 nr 68 poz. 360 ze zm.)

Nowością od 01.01.2014 r. wg dodanego do ustawy art. 106i jest możliwość wystawienia faktury nawet 30 dni przed dokonaniem dostawy, ale także do 15 dni po zakończeniu miesiąca, w którym dostawa została dokonana lub usługa wykonana.

Okres, w którym mamy obowiązek od 01.01.2014 r. wystawić fakturę przedstawia poniższy schemat

 

Jedna z najbardziej rewolucyjnych zmian znowelizowanej ustawy o VAT dotyczy terminów wystawiania faktur. Od 1 stycznia 2014 roku fakturę będzie można wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonana została usługa, zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy. Faktury nie będzie można wystawić wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, zgodnie z art. 106i ust. 7 tego aktu prawnego.

 

Przykład:

Jeżeli wydanie towaru następuje w dniu 02 kwietnia, to czas na wystawienie faktury zawiera się w okresie od 03 marca do dnia 15 maja . W tym przypadku na wystawienie faktury mamy  aż 74 dni.

 

 

 

 

WAŻNE:

Wystawienie faktury przed lub po dostawie nie przenosi nam jednak obowiązku podatkowego, tak jak to było dotychczas w przypadku 7 dni od wykonania czynności, na dzień wystawienia faktury. Od 01.01.2014 r. obowiązek podatkowy powstanie zawsze z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi.

W przypadku otrzymania części zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, podatnik do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał tę kwotę, będzie miał obowiązek wystawić fakturę zaliczkową, zgodnie z art. 106i ust. 2 znowelizowanej ustawy.   Zgodnie z art. 106i ust. 7 tego aktu prawnego faktury zaliczkowej nie będzie można wystawić wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem części zapłaty na poczet dostawy towaru lub wykonania usługi.  Ta sama zasada dotyczy nie tylko części zapłaty, ale także przypadku kiedy uregulowano całość należności przed dokonaniem czynności.

 

WAŻNE:

Wystawienie faktury zaliczkowej przed lub po otrzymaniu należności nie przenosi nam obowiązku podatkowego na dzień wystawienia faktury. Tak jak to jest obecnie, również od 01.01.2014 r. obowiązek podatkowy powstanie zawsze z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty na poczet dostawy lub usługi niezależnie od momentu wystawienia faktury.

 

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 znowelizowanej ustawy podatnik nie będzie zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej dla zapłaty, która będzie dotyczyć wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy:

• • - dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
    - świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych,
    - najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
    - usług związanych z nieczystościami, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
    - ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
    - stałej obsługi prawnej i biurowej,
    - dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

 

Uwaga !

W odniesieniu do niektórych czynności od 1 stycznia 2014 r. obowiązują szczególne terminy wystawiania faktur. Zostały one określone w art. 106i ust. 3, 4 i 5 znowelizowanej ustawy o VAT.

 

Zgodnie z tymi regulacjami, faktury wystawia się nie później niż:

30. dnia od dnia wykonania usługi - usługi budowlane lub budowlano-montażowe

60. dnia od dnia wydania towarów - dostawa książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1)

90. dnia od dnia wykonania czynności - drukowanie książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których będzie stosowany art. 28b, stanowiących import usług

Z upływem terminu płatności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, tj.

a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
b) świadczenia usług:

- telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), jeśli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw

7. dnia od dnia określonego w umowie zwrotu opakowania - w przypadku, gdy nabywca nie zwróci objętego kaucją opakowania zwrotnego

60. dnia od dnia wydania opakowania, jeśli w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu, a nabywca nie dokona zwrotu opakowania zwrotnego objętego kaucją

wg zasad określonych w art. 106i ust. 1 i 2, jeśli żądanie wystawienia faktury, o którym mowa w art. 106b ust. 3, zgłoszone zostało do końca miesiąca, w którym wykonano usługę, dostarczono towar albo otrzymano zaliczkę, przedpłatę itp.

15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar  lub wykonano usługę

Nabywca może zażądać wystawienia takiej faktury (na żądanie) w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonano usługę lub dokonano zapłaty w całości lub w części. Mówi  o tym:

Art. 106b ust. 3. Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

 

Wcześniej niż na 30. dni przed wykonaniem usługi, zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy,  będzie można wystawić fakturę dokumentującą czynności wymienione w art. 19a ust. 3, 4 i 5 pkt 4 tego aktu prawnego, czyli:

ust. 3. Usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.

ust. 4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio do dostawy towarów, z wyjątkiem dostawy towarów, o której mowa w art. 7 ust. 1 pkt 2.

ust. 5. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą:

(…)

pkt 4:

a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
b) świadczenia usług:

- telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Wystawienie faktury w takim wcześniejszym terminie będzie dopuszczalne w przypadku, gdy będzie ona zawierała informację o okresie, którego dotyczy.

Wszystkie powyższe zasady obowiązują od 1 stycznia 2014 roku. Konieczna jest znajomość aktualnych przepisów, aby wystawiać faktury zgodnie z bieżącymi regulacjami.