Ulga na każdą kasę

Podatnik może otrzymać ulgę za każdą kasę zakupioną przy rozpoczęciu ewidencjonowania. Oznacza to, że zwrot ten nie będzie przysługiwał za urządzenia fiskalne zakupione w terminie późniejszym. Podatnik, który planuje wzbogacić swój punkt sprzedażowy o kolejne stanowiska kasowe zrobi lepiej, jeśli zakupi i zafiskalizuje wszystkie kasy od razu. W późniejszym terminie bowiem nie będzie mógł skorzystać z prawa do ulgi w wysokości 700 zł za każde urządzenie.

Podobnie w przypadku osób, które zastanawiają się nad kupnem kasy zapasowej, aby w razie awarii kasy głównej nie być zmuszonym do zawieszenia sprzedaży. Jednorazowe kupno urządzenia za powiedzmy 1000 zł to dla przedsiębiorcy spory wydatek, jeśli jednak kwota ta kurczy się do 100 - 300 zł - pamiętajmy przecież, że czynni płatnicy VAT za zakup kasy fiskalnej mogą też odliczyć podatek - koszt ten okazuje się o wiele mniej dotkliwy.

Należy też podkreślić, że ulga przyznana z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów o podatkach dochodowych.

Warunki uzyskania ulgi

Regulacje dotyczące odliczania i zwracania kwot ulgi zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. z 30 grudnia 2010 r., nr 257, poz. 1733, z późn. zm.). Zgodnie z § 2. ust. 1 tego rozporządzenia podatnik, który chce skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, musi spełnić następujące warunki:

1. Przynajmniej na dzień przed rozpoczęciem ewidencjonowania - innymi słowy przed fiskalizacją dokonywaną przez uprawnionego serwisanta - należy złożyć we właściwym dla podatnika urzędzie skarbowym pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania. Czynność ta powinna być wykonana przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania. Jeśli podatnik planuje zarejestrować tylko jedną kasę bądź drukarkę fiskalną, może wypełnić formularz zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania. Jeśli w zgłoszeniu wskażemy mniejszą liczbę kas, niż w rzeczywistości zarejestrujemy.
2. Rozpoczęcie ewidencjonowania powinno odbyć się w obowiązującym terminie. Na przykład podatnik, który przekroczył limit uprawniający do zachowania zwolnienia z kasy fiskalnej 22 maja, musi rozpocząć ewidencjonowanie za pomocą urządzenia fiskalnego 1 sierpnia. Jeśli zrobi to 2 sierpnia, traci prawo do otrzymania ulgi. Ponadto kasa czy drukarka, przy pomocy której ma być rejestrowany obrót, musi być nabyta w okresie, w którym dane kasy były objęte ważnym potwierdzeniem ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Potwierdzenie to stanowi, że dane kasy spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, jak również kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać.
3. Konieczne jest posiadanie dowodu wpłaty całości należności za zakup kasy fiskalnej czy drukarki fiskalnej. Jeśli chcemy otrzymać ulgę, kasy nie możemy kupić na raty.

W praktyce przedsiębiorcy czasem obchodzą przepis z § 2. ust. 1 pkt 3 stanowiący o potrzebie posiadania dowodu zapłaty całości należności, kupując kasy na raty za pośrednictwem banku lub innych instytucji udzielającej pożyczek. W takiej sytuacji dowód zapłaty całości należności otrzymujemy od razu, a raty spłacamy do banku. Możemy więc od razu skorzystać z ulgi na zakup urządzenia fiskalnego. Natomiast w przypadku, gdy sprzedawca wystawi fakturę z odroczonym terminem zapłaty, będziemy mogli uzyskać zwrot dopiero po zapłaceniu całości należności. Istotne jest, iż nie wpłacenie całości należności od razu nie skutkuje utratą prawa do ulgi. Prawo to będziemy mieli po prostu dopiero wtedy, gdy uregulujemy należność. Przepisy nie wyznaczają żadnego krańcowego terminu, w którym można skorzystać z ulgi.

W terminie 7 dni od fiskalizacji kasy należy złożyć do urzędu skarbowego dokument „Zgłoszenie przez podatnika danych dotyczących kasy”. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 15 marca 2013 r., poz. 363) zgłoszenia tego dokonuje zarówno właściciel kasy, jak i serwis kas fiskalnych. Wzór tego dokumentu został określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Na podstawie tego zawiadomienia urząd nadaje kasie numer ewidencyjny, który należy nanieść na obudowę urządzenia. Niektórzy podatnicy zastanawiają się, czy - skoro jest to obowiązek podatnika przewidziany w rozporządzeniu w sprawie kas - nie złożenie zawiadomienia w terminie 7 dni skutkuje utratą prawa do otrzymania ulgi. Należy w tym miejscu podkreślić, że ani ustawa o VAT, ani rozporządzenie w sprawie odliczeń nie wymieniają tej czynności jako wymogu, którego niespełnienie skutkuje utratą prawa do ulgi. Mimo wszystko warto jednak dopełnić tego obowiązku.

Skoro wśród warunków wymienionych w § 2. ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń nie wymieniono złożenia „Zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy” w terminie 7 dni od fiskalizacji kasy, to nie złożenie tego dokumentu nie może być powodem utraty prawa do ulgi. Stanowisko to potwierdzają przedstawiciele organów podatkowych, między innymi Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 26 stycznia 2012 r., nr ITPP1/443-1489/11/AJ oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 25 listopada 2011 r., nr IBPP4/443-1384/11/KG. Aby jednak uniknąć jakichkolwiek nieprzyjemności czy wątpliwości ze strony urzędników, warto dołożyć starań, aby dopełnić wszelkich formalności związanych z rozpoczęciem ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej czy drukarki fiskalnej. Pamiętajmy, że obowiązują nas zarówno przepisy rozporządzenia w sprawie kas, jak i rozporządzenia w sprawie odliczeń.

Zaprzestanie sprzedaży dla osób prywatnych a prawo do ulgi

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy podatnik zobowiązany do instalacji kasy fiskalnej czy drukarki fiskalnej w konkretnym terminie, w celu uniknięcia tego obowiązku zaprzestaje sprzedaży dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, o której mówi art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Sytuacje takie miały miejsce szczególnie na przełomie lutego i marca 2013 roku, kiedy to podatnicy najpóźniej decydujący się na poszukiwanie odpowiedniego urządzenia rejestrującego spotkali się ze znacznym deficytem tych produktów na rynku. Przepisy nie precyzują, czy w takim przypadku podatnik będzie miał w przyszłości prawo do otrzymania ulgi. Wiele jednak można się dowiedzieć z indywidualnych interpretacji organów podatkowych.

Przede wszystkim należy podkreślić, że podatnik, który nie prowadzi sprzedaży dla osób prywatnych, nie ma obowiązku instalowania kasy fiskalnej. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży detalicznej jest bowiem uzależniony od wystąpienia sprzedaży, która podlega temu obowiązkowi. Stanowisko to potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 25 listopada 2011 r., nr IBPP4/443-1384/11/KG. W interpretacji tej Dyrektor Izby odniósł się także do kwestii prawa podatnika do skorzystania z ulgi na zakup kasy, gdy po okresie zaprzestania sprzedaży detalicznej zdecyduje się ją wznowić. Zdaniem organu podatkowego podatnik taki będzie miał prawo do skorzystania z ulgi, jeśli spełni wszystkie warunki określone w § 2. ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń, czyli złoży zawiadomienie do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem ewidencjonowania, rozpocznie ewidencjonowanie w terminie i będzie posiadał dowód zapłaty całości należności za urządzenie.

Wątpliwości wzbudza jednak kwestia spełnienia warunku zapisanego w § 2. ust. 1 pkt 2, wskazującego na konieczność rozpoczęcia ewidencjonowania nie później niż w obowiązującym terminie. Na przykład dla podatnika, który przekroczy limit uprawniający do zwolnienia 26 lipca, obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania jest 1 października. Należy jednak pamiętać, że dla podatnika, który zaprzestał prowadzenia sprzedaży dla osób prywatnych przed datą nastania tego obowiązku, termin utraty prawa do zwolnienia podmiotowego nie jest terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej. W takim przypadku musi zafiskalizować urządzenie najpóźniej w dniu dokonania pierwszej sprzedaży detalicznej po zarządzonej przerwie. Jeśli przed tą datą złoży zawiadomienie do urzędu skarbowego oraz spełni pozostałe warunki rozporządzenia w sprawie odliczeń, to przysługuje mu prawo do odliczenia ulgi.

Powyższe argumenty są jasne i logiczne, jednak ze względu na fakt, iż przepisy nie regulują kwestii prawa do ulgi po zaprzestaniu i wznowieniu sprzedaży detalicznej, musimy liczyć się z ewentualnymi problemami w skorzystaniu z tego prawa. Niejednokrotnie przecież zdarzało się, że różne organy skarbowe miały różne zdania w tych samych kwestiach. W związku z tym nasuwa się wniosek, że zaprzestanie sprzedaży dla osób prywatnych ze względu na możliwość uzyskania ulgi powinno być ostatecznością. Rozwiązania tego lepiej unikać i raczej starać się pilnować obowiązujących terminów.

Należy przy tym podkreślić, że przesunięcie terminu instalacji kasy fiskalnej jest możliwe tylko wtedy, gdy zaprzestaliśmy prowadzenia sprzedaży detalicznej przed datą powstania obowiązku. Przykładowo podatnik, który miał obowiązek zainstalować kasę lub drukarkę fiskalną najpóźniej 1 marca 2013 roku, ale nie zrobił tego i dalej prowadził sprzedaż, nie może w połowie marca 2013 roku zaprzestać sprzedaży i liczyć na uzyskanie ulgi - podatnik ten nie tylko utracił prawo do ulgi, ale też musi liczyć się z sankcjami za prowadzenie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej.

Zawieszenie działalności gospodarczej a prawo do ulgi

Podobne zasady odnoszą się do kwestii zawieszenia działalności przed powstaniem obowiązku rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku za pomocą kasy rejestrującej. Zgodnie bowiem z art. 14a ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.) w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać żadnych  czynności mających na celu osiągania bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Znakiem tego nie może też prowadzić sprzedaży dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, która to sprzedaż podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej.

Z drugiej strony w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej podatnik musi dopełniać wszelkich obowiązków nakazanych przepisami prawa, w tym przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem. Jednak jeśli chodzi o rozpoczęcie ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej zastosowanie mają te same zasady, co w przypadku zaprzestania prowadzenia sprzedaży detalicznej. Podatnik, który zawiesił działalność gospodarczą, nie prowadzi sprzedaży dla osób prywatnych, w związku z tym nie występuje wobec niego obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży. Nie można bowiem ewidencjonować sprzedaży, której nie ma. Powtórzmy: obowiązek ewidencjonowania sprzedaży detalicznej jest uzależniony od wystąpienia sprzedaży, która podlega temu obowiązkowi.

Kwestia zakupu kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej nie została uregulowana ani w przepisach ustawy o VAT, ani w rozporządzeniu w sprawie kas. Jednak nawet jeśli czynny podatnik VAT kupi kasę w okresie zawieszenia działalności, nie ma prawa do uzyskania ulgi, ponieważ musiałby ją rozliczyć w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za ten okres rozliczeniowy, w którym rozpoczął ewidencjonowanie. Skoro - jak wynika z ustawy o swobodzie działalności - ewidencjonowania tego nie można rozpocząć w trakcie zawieszenia, nie można też odliczyć ulgi.

Stanowisko to potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 21 kwietnia 2011 r., nr IPPP2/443-87/11-2/JW. Urządzenie rejestrujące można kupić, jednak nie można go zafiskalizować w okresie zawieszenia działalności gospodarczej. W związku z tym powyższe zasady dotyczą także podatników zwolnionych z podatku VAT, mimo iż nie składają oni deklaracji podatkowej za poszczególne okresy rozliczeniowe. Podatnicy zwolnieni - podobnie jak czynni płatnicy VAT - nie mogą rozpocząć ewidencjonowania w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, więc nie mogą też otrzymać ulgi.

W praktyce zawieszenie działalności gospodarczej przed powstaniem obowiązku rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy pozwala niektórym podatnikom na przesunięcie terminu tego powstania, a co za tym idzie możliwość uzyskania ulgi na zakup urządzenia po wznowieniu działalności. Oczywiście uzyskanie zwrotu po wznowieniu również jest uwarunkowane spełnieniem wszystkich wymogów określonych w § 2. ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń.

Wniosek o odroczenie terminu

W szczególnych przypadkach podatnik może złożyć do właściwego sobie urzędu skarbowego wniosek o odroczenie terminu instalacji kasy fiskalnej. Prawo to wynika z art. 48 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). W myśl tego przepisu w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika istnieje możliwość odroczenia obowiązujących terminów podatkowych. Przepisy nie precyzują, co może być takim „ważnym interesem podatnika”, a rozstrzygnięcie tej kwestii leży w gestii urzędnika rozpatrującego wniosek. Należy jednak przyznać, że do takich ważnych interesów z pewnością można zaliczyć niemożność zakupienia kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej odpowiedniej dla specyfiki działalności podatnika.

Istnieje jednak ważny warunek uzyskania odroczenia terminu instalacji kasy - wniosek musi być złożony przed powstaniem obowiązku rozpoczęcia ewidencjonowania. Przepisy nie dają urzędnikom żadnej możliwości rozpatrzenia takiego wniosku, jeśli został złożony po terminie. Terminu rozpoczęcia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących nie można też przywrócić, ponieważ jest to termin prawa materialnego, który nie podlega przywróceniu.

Złożenie wniosku o odroczenie terminu instalacji kasy fiskalnej daje podatnikowi możliwość późniejszego rozpoczęcia ewidencjonowania, a co za tym idzie także uzyskania ulgi w późniejszym terminie. Prawo to przysługuje jednak tylko wtedy, gdy wniosek zostanie złożony przed obowiązującym terminem i zostanie pozytywnie rozpatrzony.