O wprowadzeniu Centralnego Rejestru Faktur, czyli teleinformatycznego repozytorium danych, do którego w czasie rzeczywistym trafiać będą wszystkie wystawiane faktury, mówi się już od wielu miesięcy. Ten zaawansowany system informatyczny ma być kolejnym krokiem rządu w kierunku wyeliminowania nadużyć podatkowych i zwiększenia wpływów do budżetu państwa.

Korzyść mają odnieść wszyscy uczciwi przedsiębiorcy – nie tylko ze względu na polepszenie warunków dla uczciwej konkurencji, ale też w związku z upowszechnieniem dzięki CRF elektronicznych faktur. Nie będą to jednak zwykłe skany ani pliki tekstowe, lecz zaawansowane dokumenty umożliwiające m.in. automatyczny odczyt danych. Rozwiązanie to znacznie usprawni procesy wewnętrzne w firmach – programy sprzedażowe i księgowe będą mogły wykonywać czynności, które obecnie zajmują pracownikom wiele czasu.

 

Centralny Rejestr Faktur – kiedy?

Według początkowych założeń resortu finansów już w połowie 2017 r. miała zostać wdrożona pilotażowa wersja rejestru. Tymczasem Ministerstwo Finansów dopiero jest na etapie planowania, jak Centralny Rejestr Faktur miałby wyglądać.

Po zakończeniu prac koncepcyjnych projekt zostanie przekazany spółce Aplikacje Krytyczne, która zacznie pracować nad ostatecznym kształtem systemu. Od rozpoczęcia działań aż do ostatecznego uruchomienia CRF minie co najmniej 1 - 1,5 roku. Oznacza to, iż najwcześniej system ruszy dopiero pod koniec 2018 r.

 

Centralny Rejestr Faktur pozwoli w czasie rzeczywistym kontrolować proces wystawiania tych dokumentów. Tym samym skończy się praktyka wystawiania faktur „wstecz”. Łatwiej też będzie wychwycić i wyeliminować sytuacje takie jak np. wystawienie pustych faktur – chociażby poprzez wstrzymanie zwrotu podatku tam, gdzie ryzyko oszustwa jest podwyższone.

 

Co wprowadzenie rejestru faktur oznacza dla podatników

Uruchomienie Centralnego Rejestru Faktur niewątpliwie przyniesie korzyść uczciwym przedsiębiorcom. Jednak zanim odczują oni pozytywne skutki zmian, będą musieli dostosować swoje działalności do nowych wymogów. Najprostsze będzie to dla tych podatników, którzy w swojej pracy wykorzystują nowoczesne programy komputerowe do prowadzenia sprzedaży. W wypadku bowiem tych użytkowników to producenci oprogramowania zadbają o dostosowanie swoich systemów do wymogu przekazywania danych do CRF. Od podatnika będzie to wymagało jedynie dokonania aktualizacji programu oraz ewentualnego szkolenia w zakresie nowych procedur.

 

Trudniej będzie tym przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury za pomocą innych narzędzi informatycznych, np. arkuszy kalkulacyjnych czy edytorów tekstów. Najprawdopodobniej będą oni musieli albo całkowicie zmienić stosowane w firmie praktyki, albo zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie sprzedażowe.

 

Centralny Rejestr Faktur oraz wymogi prawne, które zaczną obowiązywać od 2018 r., położą kres praktyce wciąż stosowanej w wielu firmach – wystawianiu dokumentów sprzedażowych odręcznie na drukach z bloczków faktur.

 

Faktury w 2018 r. – tylko w wersji elektronicznej

O ile nie wiemy jeszcze dokładnie, jak będą wyglądały przepisy dotyczące przekazywania danych do CRF, o tyle znamy regulacje dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego, które zaczną obowiązywać już w 2018 r. A z tych jasno wynika, iż rok 2017 jest ostatnim rokiem, w którym praktyka wystawiania faktur ręcznie ma rację bytu.

 

Od 1 stycznia 2018 r. w przepisach ustawy – Ordynacja podatkowa, w art. 109 ustawy o VAT zostanie dodany ustęp 8a, który wskazuje na obowiązek prowadzenia ewidencji VAT wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Ponadto, od 1 lipca 2018 r. wszystkich podatników obejmie obowiązek przekazywania na żądanie organu podatkowego plików JPK, w tym pliku JPK_FA zawierającego szczegółowe dane z faktur sprzedaży.

 

Wymóg przekazywania plików JPK dotyczy podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej księgi podatkowe to także ewidencje VAT. Skoro więc będzie istniał wymóg prowadzenia ich w formie elektronicznej przez podatników VAT, to wszyscy oni będą też musieli na żądanie organów przekazywać pliki JPK z ksiąg, w tym również z wystawianych faktur sprzedaży.

 

Stworzenie pliku JPK_FA z danych zawartych na fakturach papierowych byłoby bardzo trudne, o ile nie niemożliwe. Należy więc z całą pewnością stwierdzić, iż w 2018 r. wszyscy podatnicy VAT będą musieli wystawiać faktury w formie elektronicznej – niezależnie od tego, czy Centralny Rejestr Faktur zostanie uruchomiony do końca 2018 r., czy nie.

 

Doświadczenia europejskie

Rejestr faktur to nie nowość w Unii Europejskiej. Centralne bazy do przechowywania faktur, kontrola w czasie rzeczywistym oraz e-fakturowanie zostały z powodzeniem wprowadzone m.in. w Portugalii, Czechach i na Słowacji. Wkrótce z systemu takiego zaczną korzystać także podatnicy z Hiszpanii.

 

Komisja Europejska w „Zielonej Księdze VAT” zarekomendowała stworzenie rejestru faktur już w 2010 roku. Zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, Polska ma obowiązek zbudować platformę do przyjmowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych do 27 listopada 2018 r. Natomiast do 1 listopada 2020 r. państwo będzie musiało wprowadzić obowiązek składania elektronicznych faktur przez przedsiębiorców wykonujących zamówienia publiczne.

 

Więcej w Poradniku: Centralny Rejestr Faktur. Jak wystawić fakturę w 2018 r.