22 644 08 44
Dokumentowanie sprzedaży fakturami to jeden z podstawowych obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach dokonujących transakcji z innymi podmiotami gospodarczymi. Zasady w tej kwestii zostały ściśle uregulowane przepisami prawa podatkowego. Prawidłowe wystawianie faktur jest bardzo ważne – spełniając wymagania ustawodawcy podatnik nie naraża się na nieprzyjemności i konsekwencje finansowe w razie np. kontroli skarbowej.
Obecnie większość przedsiębiorców wystawia faktury za pomocą programów komputerowych. To najszybszy i najprostszy sposób na sporządzenie dokumentu sprzedaży. Funkcjonalne programy zapamiętują dane kontrahentów, asortymentu, historię operacji, pozwalają dokonywać rozliczeń, a nawet wykonywać skomplikowane analizy i sporządzać raporty.
Wielu podatników w celu wystawiania faktur używa także innych narzędzi informatycznych. Programy, które nie są ściśle dedykowane do faktur, takie jak edytory tekstów czy arkusze kalkulacyjne, pozwalają podatnikom samodzielnie sporządzić dokument. Istnieje także grupa przedsiębiorców, którzy wciąż trzymają się metod bardzo tradycyjnych – kupują bloczki faktur i wystawiają te dokumenty ręcznie. Choć sposób ten zajmuje o wiele więcej czasu i niesie dużo większe ryzyko popełniania błędu, niektórym trudno jest przekonać się do bardziej nowoczesnych rozwiązań.
Plik JPK od 2018 r. dla wszystkich
Obowiązek przekazywania danych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, zgodnie z art. 193a ustawy – Ordynacja podatkowa, dotyczy podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Od 1 stycznia 2018 r. wymóg comiesięcznego przekazywania ewidencji VAT w formie plików JPK_VAT zostanie nałożony na ostatnią grupę podatników – spełniających warunki dla zachowania statusu mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Podatnikom prowadzących dokumentację wyłącznie w formie papierowej mogłoby wydawać się, że ten nowy obowiązek nie obejmie ich od 1 stycznia 2018 r. – jako że nie prowadzą ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych. Pogląd ten jest jednak błędny. Należy bowiem wziąć pod uwagę inną zmianę, która od nowego roku zostanie wprowadzona w Ordynacji podatkowej.
Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 846) w art. 109 ustawy o VAT dodaje ustęp 8a w brzmieniu:
„Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.”.
Przepis ten wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2018 r. Oznacza on wprowadzenie wymogu prowadzenia ewidencji VAT za pomocą oprogramowania komputerowego. W nowym stanie prawnym prowadzenie rejestrów VAT w formie papierowej nie będzie możliwe dla podatników podatku VAT.
Co więcej, od 1 lipca 2018 r. przepisy zobowiążą podatników także do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Od tej daty bowiem wszystkich przedsiębiorców obejmie obowiązek przekazywania danych w formie JPK – na żądanie organu podatkowego. Wśród wymaganych plików znajdzie się także plik JPK_FA zawierający dane z faktur sprzedaży.
Zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej:
Art. 3. Ilekroć w ustawie jest mowa o:
(…)
4) księgach podatkowych - rozumie się przez to księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci;
Powyższy przepis wskazuje, iż prowadzenie ksiąg to także prowadzenie ewidencji VAT - skoro więc będzie obowiązek prowadzenia ich elektronicznie przez wszystkich podatników VAT, to wszyscy będą musieli na żądanie organów przekazywać pliki JPK z ksiąg, w tym również z wystawianych faktur sprzedaży.
Wprawdzie przepisy nie mówią tego wprost, ale spełnienie tego wymogu byłoby bardzo trudne, jeśli nie niemożliwe, dla podatników wystawiających faktury ręcznie. Z posiadanych danych będzie bowiem konieczne utworzenie pliku o określonej przez Ministerstwo Finansów, ujednoliconej strukturze JPK_FA. Trudno oczekiwać, by ktokolwiek podjął się stworzenia takiego pliku z „papierowych” danych.
Siłą rzeczy więc w 2018 r. wszyscy podatnicy będą musieli wystawiać faktury za pomocą programu komputerowego. Nie da się ukryć, iż najlepszym rozwiązaniem okazują się systemy dedykowane do wstawiania faktur. W przeciwieństwie do np. edytorów tekstów czy arkuszy kalkulacyjnych, dają one przedsiębiorcy wiele możliwości – prowadzenie kartotek kontrahentów czy cenników, automatyczny eksport danych do programu księgowego, a nawet praca z takim systemem na jednej bazie danych i wiele innych. Nowoczesne oprogramowanie sprzedażowe pozwala też w prosty sposób generować i przesyłać pliki JPK.
Centralny Rejestr Faktur – od kiedy?
Celem Ministerstwa Finansów jest nałożenie na wszystkich przedsiębiorców obowiązku nie tylko prowadzenia dokumentacji w formie cyfrowej, ale też wystawiania „prawdziwych” e-faktur – elektronicznych dokumentów, które nie są zwykłym skanem wydruku lub dokumentem tekstowym, ale zaawansowanym dokumentem pozwalającym m.in. na automatyczny odczyt danych. W tym celu ma powstać Centralny Rejestr Faktur (CRF) – teleinformatyczne repozytorium danych, do którego w czasie rzeczywistym trafiać będą wszystkie wystawiane faktury. Tym samym zakończy się możliwość wystawiania faktur „wstecz”.
Wprowadzenie CRF to kolejny krok rządu do wyeliminowania szarej strefy i zwiększenia wpływów z podatków do Skarbu Państwa. Zastosowane algorytmy przetwarzania danych mają umożliwić sprawne prowadzenie czynności sprawdzających, a co za tym idzie szybsze wykrywanie przez administrację skarbową przestępstw związanych z wyłudzeniami VAT.
Minister rozwoju i finansów zapowiedział powiązanie platformy do przyjmowania e-faktur z Centralnym Rejestrem Faktur oraz Repozytorium JPK. Pierwotnie zapowiadano wdrożenie CRF już od połowy 2017 roku. Podmiotem odpowiedzialnym za utworzenie CRF ma być powołana przez Skarb Państwa spółka celowa Aplikacje Krytyczne.
Wiadomo już, iż CRF nie zostanie wdrożony ani do końca 2017 roku, ani nawet do połowy 2018 r. Nie zostały jeszcze zakończone nawet prace koncepcyjne, a od ich przekazania spółce Aplikacje Krytyczne do stworzenia tego systemu minie przynajmniej 1 – 1,5 roku.
Ministerstwo zapowiedziało jednak, iż z wdrożenia tego narzędzia nie zrezygnowano, zostanie ono jednak odsunięte w czasie.
Pod koniec sierpnia 2017 r. na oficjalnej stronie resortu finansów pojawiła się informacja o zakończeniu postępowania kwalifikacyjnego w zakresie naboru na stanowisko Prezesa Zarządu Spółki Aplikacje Krytyczne. Być może decyzja ta przyspieszy prace nad Centralnym Rejestrem Faktur.
