Obecnie w obrocie funkcjonują dwa rodzaje faktur: tradycyjny dokument papierowy oraz faktura elektroniczna. Od 1 stycznia 2022 r. firmy mają zyskać kolejną możliwość: wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

Czym jest Krajowy System E-faktur – KSeF?

Rządowy projekt przewiduje zmiany w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 685). Zgodnie z planowanymi przepisami, faktura ustrukturyzowana ma być fakturą elektroniczną, wystawianą zgodnie ze strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Elektroniczny wzór dokumentu ma zostać zamieszczony na elektronicznej platformie usług administracji publicznej e-PUAP.

E-faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać i otrzymywać za pośrednictwem Krajowego Systemu E-faktur KSeF. System ten, znany też jako Centralny Rejestr Faktur CRF lub Centralna Baza Faktur, będzie m.in. automatycznie przydzielał numery identyfikujące faktury, weryfikował zgodność dokumentu z wzorem udostępnionym przez resort finansów, a także je przechowywał.

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na ten model fakturowania, nie będzie już przesyłał dokumentów bezpośrednio do swojego kontrahenta. Najpierw dokument taki „przejdzie” przez Krajowy System E-faktur. Tu otrzyma numer i zostanie zweryfikowany. Kontrahent otrzyma e-fakturę z systemu.

Korzyści z Krajowego Systemu E-faktur

Jak podkreśla resort finansów, Centralny Rejestr Faktur ma przynieść przedsiębiorcom liczne korzyści. Przede wszystkim na system zostanie przerzucone archiwizowanie dokumentów. Wszystkie wystawione faktury będą w nim przechowywane aż przez 10 lat. Przedsiębiorca nie będzie już musiał tego robić.

Co więcej, organy podatkowe nie będą już miały podstaw do żądania okazania faktur – wszystkie dokumenty będą bowiem znajdowały się w bazie. Zniknie też obowiązek przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.

Krajowy System E-faktur ma też zwiększyć bezpieczeństwo transakcji handlowych i zmniejszyć liczbę błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Zautomatyzowanie czynności związanych z obrotem fakturami ma oszczędzić czas pracowników i zredukować koszty prowadzenia przedsiębiorstwa.

Dla kogo wybór, dla kogo obowiązek

Póki co dla większości podatników korzystanie z e-faktur ustrukturyzowanych ma być dobrowolne. Jednakże projekt nowelizacji ustawy przewiduje preferencje dla tych, którzy się na tę opcję zdecydują i spełnią określone warunki. To m.in. szybszy zwrot podatku VAT naliczonego.

Nowe przepisy przewidują też wyznaczenie grupy podatników obowiązkowo wystawiających wyłącznie faktury ustrukturyzowane.

Nie da się zaprzeczyć, iż scentralizowany system wymiany e-faktur niesie ze sobą pewne korzyści dla przedsiębiorców. Jednakże dla wielu firm oznacza to spore zmiany. Na rynku wciąż działa wiele podmiotów, których pracownicy przyzwyczajeni są do tradycyjnych rozwiązań, takich jak m.in. papierowe faktury i klasyczna księgowość. Należy spodziewać się, iż z czasem ustawodawca będzie dożyć do całkowitego zastąpienia obecnego systemu e-fakturami ustrukturyzowanymi. Dla przedsiębiorców korzystających z tradycyjnych rozwiązań będzie to wymagało wielu zmian w prowadzonej działalności.

Zobacz też: Portal Biura – innowacyjne narzędzie w e-księgowości