Faktura ustrukturyzowana to rodzaj elektronicznej faktury zgody ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Tego typu dowody księgowe są wystawiane, przekazywane i przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur – zaawansowanym systemie teleinformatycznym prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową.

Faktura ustrukturyzowana dla konsumenta

Obowiązek korzystania z KSeF ma objąć wszystkie firmy. Od przedsiębiorców będzie to wymagało dostosowania obecnie wykorzystywanych rozwiązań do nowych wymogów. Podatnicy, którzy już teraz korzystają z nowoczesnego oprogramowania do zarządzania sprzedażą, takiego jak np. Subiekt nexo, mogą liczyć na bieżące aktualizacje tych systemów. W praktyce więc zmiany będą dla nich mniej dotkliwe niż dla tych firm, które wykorzystują przestarzałe lub własne rozwiązania.

Dotychczas obowiązujące przepisy uniemożliwiały wystawianie faktur ustrukturyzowanych dla konsumentów. Transakcje B2C miały być dokumentowane w inny sposób – za pomocą dowodów księgowych spoza KSeF. Ustawodawca przygotował jednak ułatwienia – nowe regulacje, które mają zmienić tę postać rzeczy.

W odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców, resort finansów ma dopuścić możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla konsumentów.

Jak wystawić fakturę B2C w KSeF?

Z oczywistych względów osoby fizyczne nieprowadzące firm nie będą mogły rejestrować się w KSeF. Jak zatem będzie można wystawić dla nich fakturę ustrukturyzowaną? Sprzedawca będzie miał dwie opcje:

• Wystawić fakturę online w KSeF, zarejestrować w systemie i udostępnić np. jako plik PDF z kodem QR lub wydruk

• Wystawię fakturę offline w KSeF korzystając z trybu offline24, a następnie udostępnić klientowi w formie wydruku lub PDF z dwoma kodami QR (faktury i certyfikatu wystawcy).

Oczywiście dalej możliwe będzie także tradycyjne wystawienie konsumentowi faktury na zasadach obowiązujących do tej pory.

Co ważne, wystawienie i rejestracja faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie będą wymagały zgody klienta będącego konsumentem. Takie przekazanie danych osobowych odbywać się będzie na podstawie przepisów prawa. Obowiązki podatkowe zostaną zachowane pomiędzy dwoma administratorami danych: przedsiębiorcą oraz Szefem Krajowej Administracji Skarbowej.

Korzyści z wystawiania faktur B2C w KSeF

Dzięki możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych także dla konsumentów firmy, które zdecydują się na korzystanie z KSeF dla wszystkich klientów, będą mogły zachować ujednolicony model dokumentowania transakcji. Pozwoli to oszczędzić czas, uprościć procedury, a także ograniczyć do minimum ryzyko popełnienia błędu.

Zobacz także: Obowiązkowy KSeF – od kiedy? Terminy już w 2026 r.