Przepisy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397, z późn. zm.) oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) wskazują, iż podatnicy nie mogą wliczyć w koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na tak zwaną reprezentację. Wyłączenie to w szczególności dotyczy usług gastronomicznych, żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W związku z brakiem legalnej definicji słowa „reprezentacja” organy podatkowe na przestrzeni lat wydawały różne interpretacje dotyczące kwestii, jakie wydatki tego typu można, a jakich nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Niektóre z tych interpretacji różniły się tak bardzo, że Minister Finansów zdecydował się na wydanie interpretacji ogólnej.

Minister w interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 powołał się na wyrok NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, w którym podkreślono potrzebę indywidualnej oceny każdej sprawy dotyczącej kwalifikowania kosztów jako kosztów reprezentacji. Niemniej określił kilka zasad, którymi należy się kierować przy ocenie możliwości zakwalifikowania tego typu wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Minister podkreślił, że wymienienie w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof wydatków takich jak usługi gastronomiczne, żywność oraz napoje, w tym alkoholowe, jako przykład kosztów reprezentacji nie oznacza, że tego typu wydatki zawsze muszą być wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Każdy taki przypadek wymaga indywidualnej oceny.

Na ocenę taką nie może mieć wpływu miejsce świadczenia usług czy wydawania poczęstunków. Nie bierze się pod uwagę również kryteriów wytworności, wystawności czy okazałości poczęstunków, ponieważ nie da się ustalić w tym względzie jednolitego sposobu oceny tych cech dla wszystkich podmiotów gospodarczych.

Aby wydatek na zakup żywości, usług gastronomicznych, napojów itp. można było zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, musi on spełniać wymogi przepisów art. 15 ust. 1 updop lub art. 22 ust. 1 updof, czyli być poniesionym w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, iż wydatki poniesione na zakup napojów, drobnych poczęstunków, a także różnego rodzaju posiłków - obiadów, lunchy itp. mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli podawane są podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Ważne!

Wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym napojów alkoholowych, można wliczyć w koszty uzyskania przychodów, jeśli celem ich poniesienia jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Natomiast wydatki, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika - dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań itp. należy potraktować jako koszty reprezentacji, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof.

Ważne!

Wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych, nie można wliczyć w koszty uzyskania przychodów, jeśli dominującym celem ich poniesienia jest budowanie wizerunku firmy, marki itp.