Kasy fiskalne, jak wszystkie inne urządzenia elektroniczne, nigdy nie są w stu procentach niezawodne - może się zdarzyć, że ulegną mniejszej lub większej awarii. Kasa może przestać działać także z innych przyczyn, takich jak np. przerwa w dostawie energii elektrycznej. Niezależnie od tego, z jakiego powodu kasa fiskalna nie działa, podatnik musi znać obowiązki, jakie w takiej sytuacji nakładają na niego przepisy.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorca niekorzystający ze zwolnienia z kasy fiskalnej ma obowiązek rejestrować za pomocą  tego urządzenia każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Wykonanie choćby jednej transakcji z pominięciem kasy może skutkować dotkliwymi karami - nawet do 35 tys. zł!

 

Gdy kasa fiskalna nie działa, podatnik ma obowiązek przede wszystkim sprawdzić, jaka jest przyczyna takiego stanu rzeczy. Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), to na właścicielu kasy spoczywa obowiązek weryfikacji poprawności jej pracy, a w razie potrzeby niezwłocznego informowania serwisu fiskalnego o zaistniałej usterce lub innej nieprawidłowości. Oczywiście zanim wezwiemy serwisanta, warto sprawdzić, czy przyczyną problemu nie jest np. wypięta wtyczka, zwarcie w instalacji elektrycznej czy brak prądu. Jeśli po takiej weryfikacji okaże się, że jednak kasa fiskalna uległa awarii, należy wezwać specjalistę - na podjęcie czynności serwisowych ma on 48 godzin od chwili zgłoszenia.

 

Ustawa o VAT ustala procedurę postępowania w przypadku awarii kasy fiskalnej:

Art. 111

(…)

3. Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

 

Należy przy tym podkreślić, że żadne przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku posiadania rezerwowej kasy fiskalnej. Jednak w przypadku, gdy kasa podstawowa z jakichś przyczyn przestanie działać, zastosowanie kasy rezerwowej jest warunkiem kontynuowania sprzedaży. Ani dokumentowanie transakcji fakturami, ani prowadzenie innych ewidencji nie będzie w takiej sytuacji prawidłowe. Przepisy dopuszczają wyłącznie ewidencjonowanie sprzedaży na kasie rezerwowej. Gdy nie ma kasy, nie można prowadzić sprzedaży.

 

Ważne!

Gdy Twoja kasa podstawowa ulegnie awarii, możesz kontynuować ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy rezerwowej. Jeśli nie masz kasy rezerwowej, nie możesz kontynuować sprzedaży!

 

Oczywiście w przypadku, gdy w sklepie czy punkcie usługowym są dwa stanowiska kasjerskie lub więcej, a jedna kasa ulegnie awarii, podatnik może dalej rejestrować sprzedaż za pomocą tej kasy, która pozostała sprawna.

 

Kasa fiskalna rezerwowa - czy już ją masz?

Najlepszą decyzją jest kupienie kasy fiskalnej rezerwowej od razu przy rozpoczęciu prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia fiskalnego (np. po utracie prawa do zwolnienia). Wtedy bowiem przysługuje podatnikowi ulga do 700 zł na każde urządzenie zgłoszone do urzędu skarbowego. Wystarczy tylko spełnić warunki, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzeniaMinistra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących ze zmianami (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 163):

 

§ 2. 1. Odliczenia kwoty, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy, zwanego dalej "odliczeniem", lub jej zwrotu można dokonać pod warunkiem:

1) złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania;

2) rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać, zwanym dalej "potwierdzeniem";

3) posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

 

Więcej o uldze na kasę fiskalną czytaj w Poradniku

 

Oczywiście podatnik, który nie kupił kasy rezerwowej przy rozpoczęciu ewidencjonowania, może to zrobić w każdej chwili. Choć na urządzenie zakupione w późniejszym czasie nie przysługuje już ulga, warto ponieść ten wydatek - dzięki niemu podatnik oszczędzi sobie kłopotów i stresu w sytuacji, gdy kasa podstawowa przestanie działać.

 

Kasa fiskalna rezerwowa może okazać się mniejszym wydatkiem, niż się wydaje. Urządzenie używane tylko w awaryjnych sytuacjach nie musi być bardzo skomplikowane i funkcjonalne. Warto jednak pomyśleć o kasie z wytrzymałym akumulatorem - szczególnie wtedy, gdy w miejscu prowadzenia sprzedaży często następują przerwy w dostawie energii elektrycznej. Wysokiej jakości kasy pracują nawet cały dzień bez konieczności podłączania do źródła zasilania. Jeśli w sklepie czy punkcie usługowym nie ma zbyt dużo miejsca na przechowywanie kasy fiskalnej rezerwowej o dużych gabarytach, warto pomyśleć o urządzeniu małym i mobilnym. Wśród kas godnych polecenia można wymienić chociażby prostą i funkcjonalną kasę Innova Presto, nowoczesną kasę Elzab K10 z ekranem dotykowym czy najmniejszą kasę na rynku Posnet Mobile HS EJ. Oczywiście wszystko zależy od potrzeb przedsiębiorcy, dlatego przy wyborze odpowiedniego urządzenia warto skorzystać z fachowej porady doświadczonego serwisanta.

 

Zobacz naszą ofertę kas fiskalnych

 

Należy jednak pamiętać, iż w przypadku kas rezerwowych na podatniku ciążą dokładnie takie same obowiązki, jak w przypadku wszystkich innych kas. Urządzenie musi więc zostać zgłoszone do urzędu skarbowego, zaprogramowane i zafiskalizowane. Podatnik ma też obowiązek zgłaszać kasę rezerwową do okresowych przeglądów technicznych w ustawowych terminach - jeśli spóźni się z przeglądem w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, straci prawo do ulgi! Warto więc znać swoje obowiązki i przestrzegać przepisów zarówno w odniesieniu do kas podstawowych, jak i rezerwowych.

 

Więcej o tym, co robić, gdy kasa nie działa, czytaj w Poradniku