Obowiązek instalacji kasy fiskalnej w 2015 r. objął bardzo szerokie grono podatników. Wszystko za sprawą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544), które weszło w życie 1 stycznia 2015 r. i będzie obowiązywać do 31 grudnia 2016 r.

 

Nowe przepisy wprowadziły obowiązkowe kasy fiskalne m.in. dla sprzedających perfumy i wody toaletowe, lekarzy, prawników, mechaników, fryzjerów, doradców podatkowych, księgowych, kosmetyczek oraz podatników świadczących usługi związane z wyżywieniem. Wszystko za sprawą rozszerzenia katalogu czynności, wobec których nie można w ogóle stosować zwolnień z kas.

 

Czynności dodane do katalogu wyłączeń ze zwolnień z kas znajdujemy w § 4 pkt 1 lit. o oraz pkt 2 lit. c - j tegoż rozporządzenia:

4. Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku:
1) dostawy:
(…)
o) perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

2) świadczenia usług:
(…)
c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,
h) doradztwa podatkowego,
i) związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
– świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
– usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering),
j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych

 

Dla większości podatników świadczących wyżej wymienione usługi terminem instalacji kasy jest 1 marca 2015 r. Aby ułatwić przedsiębiorcom wprowadzenie tego urządzenia w działalności, ustawodawca dał im możliwość skorzystania z ulgi - nawet 700 zł za każdą kasę zgłoszoną do urzędu skarbowego.

 

Dowiedz się więcej o terminach instalacji kasy w 2015 r.

 

 

Ulga na kasę fiskalną od 2015 r. - komu przysługuje?

 

Prawo do korzystania z ulgi na kasę fiskalną przysługuje podatnikom na mocy art. 111 ust. 4 ustawy o VAT. W przepisie tym czytamy:

4. Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

 

Ulga taka przysługuje więc każdemu podatnikowi rozpoczynającemu pracę z kasą fiskalną, jeśli tylko spełni on warunki wymienione w powyższym przepisie oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kasy rejestrującej ze zmianami (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 163), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie odliczania”.

 

Ulga na kasę fiskalną wynosi do 90% ceny zakupu netto urządzenia, nie więcej jednak niż 700 zł. W przypadku większości urządzeń kwota takiego odliczenia wynosi właśnie 700 zł. Ulgę można otrzymać za każde urządzenie zgłoszone przy rozpoczęciu ewidencjonowania. Jeśli więc podatnik zdecyduje się kupić np. dwie kasy - główną i rezerwową, otrzyma nawet 1.400 zł ulgi. Warto o tym pomyśleć na etapie rozpoczęcia ewidencjonowania, ponieważ w późniejszym czasie takie odliczenie już nie przysługuje.

 

Aby otrzymać ulgę na kasę fiskalną od 2015 r., trzeba spełnić warunki określone w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania:

2. 1. Odliczenia kwoty, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy, zwanego dalej "odliczeniem", lub jej zwrotu można dokonać pod warunkiem:

1) złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania;

2) rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać, zwanym dalej "potwierdzeniem";

3) posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

 

Przyjrzyjmy się po kolei wymienionym w tym fragmencie punktom:

 

Ad. 1. Wzór druku Zawiadomienia o liczbie kas rejestrujących i miejscach (adresie) ich używania znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”. Zgłoszenie to należy wypełnić wskazując w nich wszystkie kasy, na które chcemy otrzymać zwrot ulgi i złożyć w urzędzie skarbowym przynajmniej na dzień przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Termin rozpoczęcia ewidencjonowania wynika z przepisów wspomnianego na początku rozporządzenia w sprawie zwolnień. Dla wielu podatników wprowadzających kasy fiskalne w związku z utratą prawa do zwolnienia w 2015 r. terminem instalacji kasy jest 1 marca 2015 r. Aby zachować prawo do ulgi na kasę, należy złożyć zgłoszenie w urzędzie skarbowym przed tym terminem.

 

Ad. 2. Z instalacją kasy fiskalnej nie można się spóźnić. Jeśli dla podatnika to 1 marca 2015 r. jest terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, tego dnia urządzenie powinno być już zgłoszone w urzędzie, zafiskalizowane i gotowe do ewidencjonowania sprzedaży. Kasa, za pomocą której mamy zamiar prowadzić ewidencję sprzedaży, musi posiadać ważną homologację. Podatnik nie musi jednak zawracać sobie głowy tym wymogiem - wystarczy, że kupi urządzenie w autoryzowanym serwisie fiskalnym - serwisy nie mogą sprzedawać kas bez ważnej homologacji, podatnik może więc spokojnie wybierać wśród dostępnego asortymentu.

 

Ad. 3. Jeśli chcemy otrzymać ulgę, musimy zapłacić należność za kasę fiskalną. Posiadanie dowodu uregulowania całej należności jest warunkiem otrzymania ulgi. Podatnik musi więc najpierw uregulować zobowiązanie wobec serwisu fiskalnego - dopiero wtedy będzie miał prawo do ulgi.

 

Zgodnie z § 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas, kolejnym ważnym obowiązkiem podatnika jest złożenie w urzędzie skarbowym Zgłoszenia danych dotyczących kasy - w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji. Wzór tego dokumentu znajdujemy w załączniku nr 2 do tegoż rozporządzenia. Należy jednak podkreślić, iż dopełnienie tego obowiązku nie jest warunkiem otrzymania ulgi. Nie wskazują na to żadne przepisy - ani rozporządzenia w sprawie odliczania, ani ustawy o VAT. Co nie oznacza oczywiście, że można sobie ten obowiązek bagatelizować. Na podstawie złożonego zgłoszenia urząd skarbowy nadaje kasie numer ewidencyjny, który trzeba w sposób czytelny i trwały zapisać na obudowie urządzenia. Podatnik ignorujący ten wymóg narażałby się na przykre konsekwencje w razie kontroli skarbowej.

 

 

Ulga na kasę fiskalną od 2015 r. - jak i kiedy ją uzyskać ?

 

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania, ulgę można odliczyć w deklaracji VAT za okres, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy kolejne. Przepisy nie przewidują końcowego terminu odliczenia ulgi. Jeśli więc podatnik jeszcze z niej nie skorzystał, mimo iż spełnił warunki do dokonania odliczenia lub wnioskowania o zwrot, może to zrobić w każdej chwili.

Sposób skorzystania z ulgi na kasę fiskalną w 2015 roku uzależniony jest od tego, czy właściciel urządzenia jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z tego podatku.

 

Czynny podatnik VAT - jak rozlicza ulgę na kasę?

Zasady odliczania ulgi na kasę fiskalną przez czynnego podatnika VAT określone zostały w § 3 rozporządzenia w sprawie odliczania. Zgodnie z tymi wytycznymi, podatnik taki rozlicza kwotę ulgi na kasę fiskalną w deklaracji VAT za miesiąc bądź kwartał, w którym rozpoczął prowadzenie ewidencji za pomocą tego urządzenia (wystawił pierwszy paragon fiskalny). Może to zrobić także w rozliczeniu za okresy kolejne.

Odliczenia można dokonać do kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a naliczonego. Jeśli różnica ta wynosi 700 zł lub więcej (w przypadku dokonywania odliczenia za jedną kasę), podatnik może za jednym razem rozliczyć całą ulgę. Natomiast w przypadku mniejszej różnicy w podatku, w danej deklaracji rozlicza się jedynie część ulgi (do wysokości podatku do zapłaty), natomiast resztę w deklaracjach za kolejne miesiące lub kwartały - aż do całkowitego wykorzystania przysługującej kwoty ulgi.

 

A co z podatnikami, którzy wykazują nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym? Sposób postępowania w takiej sytuacji reguluje § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczania:

3. W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

1) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

2) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

 

Należy przy tym podkreślić, iż żadne przepisy nie zmuszają podatnika do wnioskowania o zwrot ulgi na rachunek bankowy w takim przypadku. Jeśli w danym miesiącu lub kwartale występuje nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, można po prostu nie wykazywać ulgi w deklaracji za ten okres. Nie spowoduje to utraty prawa do niej. Jak wspomnieliśmy, przepisy nie określają końcowego terminu dokonania tego odliczenia, nie ma też limitu deklaracji podatkowych, w których można rozliczać ulgę.

 

Podatnik zwolniony z VAT - jak otrzyma ulgę?

Oczywiście ulgę mogą otrzymać także podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT. W takim wypadku składają oni w urzędzie skarbowym wniosek o zwrot kwot wydatkowanych na zakup kasy rejestrującej. O tym, jak przebiega procedura uzyskiwania ulgi w takim przypadku, czytamy w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT:

5. W przypadku gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty określonej w ust. 4 na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

 

Przepisy nie określają ujednoliconego wzoru wniosku o zwrot ulgi na kasę. W § 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie odliczania znajdujemy jednak wytyczne co do danych, jakie wniosek taki powinien zawierać oraz dokumentów, które należy do niego dołączyć:

2. Wniosek powinien zawierać: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi - dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, należy dołączyć:

1) dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej;

2) oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą;

3) informacje o numerze rachunku bankowego podatnika lub jego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu;

4) fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą - w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi.

 

Jeśli wniosek zostanie złożony poprawnie i ze wszystkimi wymaganymi dokumentami, podatnik może spodziewać się zwrotu na rachunek bankowy lub rachunek w SKOK - w ciągu 25 dni od dnia złożenia wniosku. Podobnie jak w przypadku rozliczania ulgi w deklaracji podatkowej, przepisy nie ustalają końcowego terminu na wnioskowanie o zwrot. Jeśli więc podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT rozpoczął ewidencjonowanie na kasie już jakiś czas temu, spełnił warunki z § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania, ale nie wnioskował jeszcze o zwrot, może to zrobić w każdej chwili.

 

 

Jak nie stracić prawa do ulgi na kasę fiskalną?

 

Choć ulga na kasę fiskalną jest jednorazowym, nieopodatkowanym, bezzwrotnym wsparciem dla podatnika, w pewnych okolicznościach prawo do tego odliczenia można stracić - nawet do 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania. O tym, w jakich okolicznościach podatnik zobowiązany jest do zwrócenia odliczonej bądź otrzymanej kwoty, czytamy w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT oraz w § 6 rozporządzenia w sprawie odliczania.

 

Nieterminowy przegląd techniczny

Dokonywanie okresowych przeglądów technicznych urządzenia fiskalnego jest ważnym obowiązkiem podatnika. Przepisy ściśle określają, w jakich terminach należy dokonywać takiego przeglądu. Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, spóźnienie z przeglądem skutkuje utratą prawa do ulgi na kasę, jeśli nastąpiło w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania:

Art. 111 ust. 6 ustawy o VAT:

6. Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 1 i 2.

 

Zgodnie z § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, urządzenie fiskalne należy zgłaszać do obowiązkowego przeglądu technicznego nie rzadziej niż co 2 lata. Natomiast w myśl § 31 ust. 4 tegoż rozporządzenia, serwisant od otrzymania zgłoszenia ma 5 dni na dokonanie przeglądu. Warto więc pilnować terminów i dokładać starań, aby odpowiednio wcześniej zgłaszać urządzenie do przeglądu.

Nawet jednodniowe spóźnienie z przeglądem technicznym skutkuje utratą prawa do ulgi na kasę fiskalną. Podatnik w takim przypadku ma obowiązek zwrócić do urzędu całą kwotę ulgi uzyskanej na tę kasę, z której przeglądem się spóźnił.

 

Zaprzestanie używania kasy a ulga

W zacytowanym powyższej art. 111 ust. 6 ustawy o VAT wspomniano również o utracie prawa do ulgi w przypadku zaprzestania używania kasy. Nie chodzi o chwilową przerwę w sprzedaży, wynikłą np. z powodu awarii urządzenia czy nawet zawieszenia działalności gospodarczej. Przepis ten wskazuje na definitywne zaprzestanie używania kasy. Taka sytuacja będzie miała miejsce na przykład przy zamknięciu działalności gospodarczej. Ulgę będzie musiał zwrócić także podatnik, który podejmie decyzję o całkowitej rezygnacji ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Utrata prawa do ulgi dotyczy sytuacji, gdy zaprzestanie używania kasy fiskalnej nastąpi w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania.

Podatnik, który zaprzestaje używania kasy fiskalnej, musi pamiętać o ciążących na nim obowiązkach związanych z likwidacją kasy - niezależnie od tego, po jakim czasie od rozpoczęcia ewidencjonowania przestanie używać kasę, ma obowiązek dokonać odczytu pamięci fiskalnej.

 

Dowiedz się więcej o odczycie pamięci fiskalnej

 

Naruszenie warunków związanych z odliczeniem

Na początku poradnika zacytowaliśmy § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania, w którym określono warunki do dokonania odliczenia ulgi na kasę fiskalną. W art. 111 ust. 6 ustawy wspomniano, iż skorzystanie z ulgi pomimo niespełnienia tych warunków również skutkuje utratą prawa do odliczenia. Gdyby na przykład czynny podatnik VAT spóźnił się z wprowadzeniem kasy w działalności lub nie złożył zawiadomienia do urzędu skarbowego w terminie, a mimo to wykazałby kwotę ulgi w deklaracji podatkowej, zrobiłby to wbrew obowiązującym zasadom. Nawet jeśli początkowo urząd skarbowy nie zakwestionowałby prawidłowości wykazania ulgi w złożonej deklaracji (lub nawet dokonał zwrotu ulgi na rachunek podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT) w późniejszym czasie naruszenie warunków związanych z odliczeniem mogłoby zostać wykryte, a podatnik musiałby oddać ulgę.

A co zrobić, jeśli podatnik początkowo nie był świadomy, że naruszył warunki do dokonania odliczenia, i po pewnym czasie zorientował się, że nie miał prawa do skorzystania z ulgi? Najlepiej dokonać zwrotu do urzędu skarbowego od razu, zanim kontrola wykryje zaistniały błąd.

 

Likwidacja, upadłość, sprzedaż przedsiębiorstwa

W § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania dodatkowo znajdujemy szczegółową listę sytuacji, w których następuje utrata prawa do ulgi na kasę fiskalną:

6. 1. Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadkach gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

1) zaprzestaną działalności;

2) nastąpi otwarcie likwidacji;

3) zostanie ogłoszona upadłość;

4) nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy;

5) dokonają odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i 3.

 

Kiedy i jak dokonać zwrotu ulgi?

Podatnik, który zorientuje się, iż stracił prawo do ulgi na kasę fiskalną, postępuje zgodnie z procedurą opisaną w § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczania.

Czynny podatnik VAT dokonuje zwrotu ulgi na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Ma na to czas do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu (lub kwartale) w którym nastąpiły okoliczności pozbawiające go prawa do tego odliczenia.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT również zwraca ulgę na rachunek urzędu skarbowego. Ma na to czas do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiły okoliczności pozbawiające go prawa do ulgi.