Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Sporządzenie sprawozdania finansowego musi być poprzedzone zamknięciem ksiąg rachunkowych. Na zamknięcie ksiąg jednostka ma 3 miesiące od dnia bilansowego. W przypadku jednostek,  u których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dzień bilansowy przypadał 31 grudnia 2013 r. W związku z tym zamknięcie ksiąg rachunkowych musi nastąpić najpóźniej 31 marca 2014 r. Takie zamknięcie nazywamy wstępnym - na podstawie zamkniętych ksiąg rachunkowych sporządza się sprawozdanie finansowe. Natomiast ostateczne zamknięcie ksiąg następuje po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego - czyli w omawianym przypadku najpóźniej 15 lipca 2014 r.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2013 r. daje podstawę do otwarcia ksiąg na kolejny rok obrotowy - 2014.

Sprawozdanie finansowe za rok obrotowy sporządza się na podstawie zamkniętych ksiąg rachunkowych.

 

Kliknij i sprawdź, kto musi prowadzić księgi rachunkowe w 2014 r.

 

Co wykazuje się w sprawozdaniu finansowym?

Części składowe sprawozdania finansowego zostały wymienione w art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

2. Sprawozdanie finansowe składa się z:
1) bilansu;
2) rachunku zysków i strat;
3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
3. Sprawozdanie finansowe jednostek określonych w art. 64 ust. 1, podlegające corocznemu badaniu, obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, a w przypadku funduszy inwestycyjnych - zestawienie zmian w aktywach netto, oraz rachunek przepływów pieniężnych, z zastrzeżeniem ust. 3a.

W przepisach art. 46 - 51 ustawy zostało szczegółowo omówione, jakie dane powinna zawierać każda część składowa sprawozdania.

 

Do kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe za 2013 r.?

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku jednostek, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowy, ostateczny termin sporządzenia sprawozdania finansowego za 2013 r. przypada 31 marca 2014 r.

 

Ważne!

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, czas na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2013 r. mają do 31 marca 2014 r.

 

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe za 2013 r.?

Podpis na sprawozdaniu finansowym składają osoby, które na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego lub ewentualnie na późniejszy dzień jego podpisania sprawowały funkcję kierownika jednostki oraz funkcję osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Nie ma znaczenia, czy osoby składające podpisy sprawowały te funkcje przez rok obrotowy wykazywany w sprawozdaniu. Nawet jeśli dana osoba przejęła sprawowaną funkcję po zakończeniu roku obrotowego, to ona ma obowiązek złożyć podpis.

 

Termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku jednostek, u których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 30 czerwca 2014 r. W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia należy ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe za rok 2013. Po tym zamknięciu nie ma już możliwości wprowadzania zmian do ksiąg za ten rok.

 

Pamiętaj!

Jednostki, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mają obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2013 rok nie później niż 30 czerwca, natomiast ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych muszą dokonać nie później niż 15 lipca 2014 r.

 

Jednostki, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta, mają obowiązek poddać je takiemu badaniu przed zatwierdzeniem sprawozdania przez organ zatwierdzający. Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w takim przypadku sprawozdanie niepoddane badaniu nie może być zatwierdzone.

W pewnych sytuacjach sprawozdanie finansowe nie podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający. W myśl art. 53 ust. 2a ustawy dotyczy to jednostek, w stosunku do których ogłoszona została upadłość. Natomiast w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych sprawozdanie finansowe uznaje się za zatwierdzone, jeśli przedsiębiorca zagraniczny poddał zatwierdzeniu swoje sprawozdanie, obejmujące również sprawozdanie danego oddziału. Zasada ta została zapisana w art. 53 ust. 2b ustawy.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest warunkiem dokonania podziału wyniku finansowego netto lub pokrycia straty netto jednostki. Zgodnie z art. 53 ust. 3 i 4 ustawy podział dokonany bez zatwierdzenia sprawozdania jest nieważny z mocy prawa. Dotyczy to zarówno jednostek, w przypadku których sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, jak również tych, u których obowiązek ten nie występuje.

 

Przekazanie sprawozdania finansowego

Do końca roku 2012 jednostki, które miały obowiązek poddania swoich rocznych sprawozdań finansowych badaniu przez biegłego rewidenta, miały też obowiązek przekazania ich do publikacji w „Monitorze Polskim B”. Obecnie nie ma takiego obowiązku - „Monitor Polski B” został zniesiony 1 stycznia 2013 r.

• Jednostki podlegające wpisowi do KRS

Osoby prawne przekazują swoje sprawozdania za 2013 r. wyłącznie do rejestru sądowego oraz do właściwego urzędu skarbowego.

W ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2013 r. kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS) następujące dokumenty:

• Roczne sprawozdanie finansowe
• Opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało jego badaniu, lub informację o rodzaju tej opinii ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia - w przypadku jednostek składających sprawozdanie uproszczone
• Sprawozdanie z działalności (dotyczy: spółek komandytowo-akcyjnych, spółek kapitałowych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni, towarzystw reasekuracji wzajemnej, przedsiębiorstw państwowych)
• Odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania oraz podziale zysku bądź pokryciu straty

Jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie, należy złożyć je w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od upływu tego terminu.

Wzmianka o przekazaniu sprawozdania do KRS jest automatycznie publikowana w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”. Opłata za zmianę wpisu w KRS wynosi 40 zł, natomiast opłata za publikację w MSiG - 250 zł.

W dniu 30 maja 2014 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego (Dziennik Ustaw z 2014 r. poz. 649) które podaje aktualne kwoty opłat m.in. za złożenie sprawozdania finansowego.

 

Ważne!

Opłata za publikację w MSiG od dnia 30.05.2014 r. wynosi 100zł. a po doliczeniu opłaty za wpis w KRS 40 zł, złożenie sprawozdania finansowego w KRS kosztuje nas 140 zł.

 

Wyjątek stanowią spółdzielnie, których roczne sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu. Sprawozdanie w tym przypadku publikuje się w „Monitorze Spółdzielczym”. Opłata za publikację wynosi 500 zł. (oplata ta nie uległa zmianie 30.05.2014 r. w związku z wejściem w życie nowego rozporządzenia).

 

W niektórych przypadkach konieczne jest dwukrotne przekazanie sprawozdania finansowego do krajowego rejestru sądowego. Dotyczy to sytuacji, gdy organ zatwierdzający nie zatwierdzi sprawozdania w terminie. Zgodnie bowiem z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w takim przypadku należy złożyć sprawozdanie w ciągu 15 dni od terminu, w którym powinno zostać zatwierdzone, i drugi raz - w ciągu 15 dni od faktycznego zatwierdzenia.

 

Aby złożyć właściwe dokumenty do KRS należy dołączyć je do prawidłowo wypełnionych druków. Są to: KRS-Z30 Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym - sprawozdania finansowe i inne dokumenty oraz załącznik KRS-ZN Sprawozdania finansowe i inne dokumenty - załącznik do wniosku o wpis/zmianę danych w rejestrze.

 

Kliknij i pobierz druki: KRS-Z30 i KRS-ZN

 

Natomiast do urzędu skarbowego osoby prawne składają:

• Wprowadzenia do sprawozdania finansowego
• Bilans
• Rachunek zysków i strat
• Dodatkowe informacje i objaśnienia
• Zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym - dotyczy jednostek podlegających obowiązkowi badania
• Rachunek przepływów pieniężnych - dotyczy jednostek podlegających obowiązkowi badania
• Opinię biegłego rewidenta - dotyczy jednostek podlegających obowiązkowi badania
• Raport biegłego rewidenta - dotyczy jednostek podlegających obowiązkowi badania
• Odpis z uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego

Dokumenty te powinny zostać złożone w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

 

Pamiętaj!

Jednostki, które prowadzą księgi rachunkowe, a ich rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mają obowiązek złożenia w urzędzie skarbowym sprawozdania finansowego za 2013 r. w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia, nie później niż 10 lipca 2014 r.

 

 

• Jednostki nieobjęte wpisem do KRS

Osoby fizyczne oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej, które prowadzą księgi rachunkowe oraz poddają roczne sprawozdania finansowe obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, publikują swoje sprawozdania w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” oraz przekazują je do urzędu skarbowego. Dotyczy to m.in. przedsiębiorstw osób fizycznych oraz spółek cywilnych osób fizycznych. Opłata za publikację sprawozdania finansowego jest stała i wynosi 500 zł. (oplata ta nie uległa zmianie 30.05.2014 r. w związku z wejściem w życie nowego rozporządzenia).

Publikacji podlegają następujące dokumenty:

• Wprowadzenie do sprawozdania finansowego, które stanowi część informacji dodatkowej
• Bilans
• Rachunek zysków i strat

• Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym - dotyczy jednostek podlegających obowiązkowi badania
• Rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy - dotyczy jednostek podlegających obowiązkowi badania

• Odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania oraz podziale zysku bądź pokryciu straty
• Opinia biegłego rewidenta

Natomiast do urzędu skarbowego osoby fizyczne (w tym wspólnicy spółek osobowych) mają obowiązek złożenia sprawozdania składającego się z:

• Wprowadzenia do sprawozdania finansowego
• Bilansu
• Rachunku zysków i strat
• Dodatkowych informacji i objaśnień
• Zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym - dotyczy jednostek podlegających obowiązkowi badania
• Rachunku przepływów pieniężnych - dotyczy jednostek podlegających obowiązkowi badania

 

Sprawozdanie składa się do urzędu skarbowego wraz z rocznym zeznaniem podatkowym. Dotyczy to również wspólników spółek osobowych (np. spółek jawnych), którzy składają własne zeznania na odpowiednim formularzu. Termin złożenia zeznania jest więc jednocześnie terminem złożenia sprawozdania finansowego dla tych jednostek.

Natomiast do publikacji w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym" sprawozdanie finansowe przekazuje się w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia przez organ zatwierdzający.

 

Pamiętaj!

Osoby fizyczne, które prowadząc działalność są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, lub prowadzą je dobrowolnie, mają obowiązek złożenia w urzędzie skarbowym sprawozdania finansowego za 2013 r. razem z zeznaniem rocznym, t.j. nie później niż 30 kwietnia 2014 r. Natomiast do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym sprawozdanie przekazują w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia, nie później jednak niż 15 lipca 2014 r.

 

Spółki osobowe podlegające wpisowi w KRS

W przypadku spółek osobowych, które podlegają wpisowi do KRS, na przykład spółki jawnej, sprawozdanie finansowe należy przekazać do rejestru sądowego w terminie obowiązującym dla wszystkich jednostek podlegających wpisowi  do KRS - w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, nie później niż 15 lipca 2014 r.

Natomiast wspólnicy tych spółek składają sprawozdania finansowe we właściwych urzędach skarbowych w terminach złożenia zeznania rocznego PIT, czyli najpóźniej do 30 kwietnia 2014 r.

 

Ważne!

Spółki osobowe podlegające wpisowi do KRS przekazują sprawozdanie finansowe do rejestru sądowego w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia, nie później niż do 15 lipca 2014 r. Natomiast wspólnicy tych spółek przekazują swoje sprawozdania do urzędu skarbowego w terminie złożenia zeznania rocznego PIT - nie później niż 30 kwietnia 2014 r.

 

 

 

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego

Jednostka, która nie dopełni formalności związanych ze złożeniem sprawozdania finansowego w terminie, naraża się na poważne konsekwencje, takie jak kara grzywny, a nawet ograniczenie wolności.

O konsekwencjach tych czytamy w art. 79 ustawy o rachunkowości:

Art. 79. Kto wbrew przepisom ustawy:

1) nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
2) nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do  pełnienia obowiązków,
3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
4) nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
5) nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68,
6) prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,
7) prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami - bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o której mowa w art. 76h ust. 1

- podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

 

Warto więc jak najwcześniej zadbać o prawidłowe sporządzenie i przekazanie sprawozdania finansowego do właściwych instytucji w obowiązujących terminach.

 

Zmiany wysokości opłat od 30 maja 2014 r.

W opublikowanym w dniu 20 maja 2014 r. rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego (Dziennik Ustaw z 2014 r. poz. 649) podano nowe kwoty opłat obowiązujących od dnia 30 maja 2014 r. Zmniejszono opłaty m.in. za złożenie sprawozdania finansowego dla podmiotów podlegających rejestracji w KRS. Teraz zapłacimy jedynie 140 zł (40 zł opłata sądowa, 100 zł opłata za publikację w MSiG) zamiast dotychczasowych 290 zł.

Nie zmieniły się opłaty za publikację sprawozdania finansowego w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” dla podmiotów niepodlegających rejestracji w KRS, które prowadząc księgi handlowe mają obowiązek zbadania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Opłata, tak jak dotychczas, wynosi 500 zł.