Spis z natury

Jednym z podstawowych obowiązków podatnika prowadzącego księgę przychodów i rozchodów, który likwiduje działalność gospodarczą, jest sporządzenie spisu z natury. Wytyczne w tej kwestii znajdują się w § 27-29 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

 

Spis z natury należy sporządzić na dzień likwidacji działalności i wpisać go do KPiR. Remanent powinien zawierać pozostałe na dzień likwidacji towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe, produkcje w toku, a także braki oraz odpady.

 

O tym, jakie informacje musi zawierać prawidłowo sporządzony spis z natury, czytamy w § 28 ust. 1-3 rozporządzenia:

§ 28. 1. Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

2. Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 27, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury, wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie, oraz klauzulę "Spis zakończono na pozycji...", podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników), z tym że przy prowadzeniu:

1) księgarń i antykwariatów księgarskich - spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;

2) działalności kantorowej - spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe;

3) działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki;

4) działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

3. Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

 

Dokument nazwany „spisem z natury” sporządza się także wtedy, gdy podatnik na dzień likwidacji działalności nie posiada już składników majątku, które należałoby w tym spisie wykazać. W takim wypadku spis obejmuje wyłącznie dane określone w § 28 ust. 2 rozporządzenia, czyli imię i nazwisko właściciela zakładu bądź nazwę firmy, datę, informację o zerowej wartości spisu z natury oraz podpis właściciela firmy.

 

Spis z natury należy wpisać do KPiR według rodzajów jego składników. Istnieje też możliwość dokonania wpisu jednej pozycji - sumy - w takim wypadku konieczne jest sporządzenie odrębnego, szczegółowego zestawienia składników spisu. Takie zestawienie należy przechowywać wraz z księgą. Jeśli podatnik nie posiada już składników majątku, które podlegają wykazaniu w spisie, w KPiR wpisuje się „zerową” wartość wykonanego remanentu.

W następnej kolejności podatnik dokonuje wyceny składników objętych sporządzonym spisem z natury - ma na to 14 dni od dnia zakończenia remanentu.

 

Prawidłowe wykonanie spisu z natury jest konieczne do rozliczenia dochodu uzyskanego od początku roku do dnia likwidacji działalności. Od obliczonego dochodu podatnik wpłaca zaliczkę za ostatni miesiąc lub kwartał, w którym prowadził działalność. Obliczoną kwotę należy również wykazać w zeznaniu podatkowym PIT-36 lub PIT-36L.

Jeśli podatnik ma zamiar sporządzić spis z natury w dniu innym niż 31 grudnia lub 1 stycznia, jego obowiązkiem jest zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego - składa się je w formie pisemnej w terminie minimum 7 dni przed datą sporządzenia spisu (likwidacji działalności).

 

Wykaz składników majątku

Kolejnym obowiązkiem podatnika, który zadecydował o likwidacji działalności gospodarczej, jest sporządzenie wykazu składników majątku - środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, towarów handlowych, materiałów, składników wyposażenia itp. A także każdy inny rzeczowy składnik majątku - pozostałych na dzień likwidacji firmy.

 

O tym, jakie dane powinien zawierać taki wykaz, czytamy w art. 24 ust. 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W razie likwidacji działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej, w tym także prowadzonych w formie spółki niebędącej osobą prawną, lub wystąpienia wspólnika z takiej spółki sporządza się wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej lub na dzień wystąpienia wspólnika z takiej spółki. Wykaz powinien zawierać co najmniej następujące dane: liczbę porządkową, określenie (nazwę) składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów, wartość początkową, metodę amortyzacji, sumę odpisów amortyzacyjnych oraz wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień wystąpienia lub likwidacji.

 

Fakt sporządzenia wykazu składników majątku na dzień likwidacji działalności gospodarczej nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku dochodowym. Podobnie w sytuacji, gdy były przedsiębiorca zdecyduje się korzystać z jakiegoś składniku majątku (np. samochodu) do celów osobistych lub przekazać go innej osobie jako darowiznę. W tym ostatnim przypadku zastosowanie mają przepisy o podatku od spadków i darowizn.

 

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 17 oraz ust. 3 pkt 12 ustawy o PIT, przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej powstanie wtedy, gdy były przedsiębiorca zdecyduje się sprzedać jakiś składnik majątku ujęty w wykazie przed upływem 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja działalności.

 

O tym, jak obliczyć dochód ze sprzedaży składnika majątku, czytamy w art. 24 ust. 3b ustawy o PIT:

Dochodem z odpłatnego zbycia składników majątku, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 17 lit. a, jest różnica między przychodem z odpłatnego zbycia a wydatkami na nabycie zbywanych składników, niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie.

 

Przychód podatkowy nie powstanie w przypadku dokonania sprzedaży składnika majątku po upływie 6 lat od likwidacji działalności. Transakcja ta nie może jednak nastąpić w ramach wykonywania przez podatnika kolejnej działalności gospodarczej.

 

Inaczej jest w przypadku zbycia nieruchomości o charakterze mieszkalnym, którą podatnik wykorzystywał na cele prowadzonej działalności gospodarczej - w takiej sytuacji zastosowanie mają przepisy art. 10 ust. 1 pkt 8 ustawy:

Art. 10. 1. Źródłami przychodów są:

(…)

8) odpłatne zbycie, z zastrzeżeniem ust. 2:

a) nieruchomości lub ich części oraz udziału w nieruchomości,

b) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,

c) prawa wieczystego użytkowania gruntów,

d) innych rzeczy,

- jeżeli odpłatne zbycie nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej i zostało dokonane w przypadku odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych określonych w lit. a - c - przed upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie, a innych rzeczy - przed upływem pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie; w przypadku zamiany okresy te odnoszą się do każdej z osób dokonującej zamiany;

 

Spis dla potrzeb VAT

Spełnienie obowiązków z ustawy o PIT to nie wszystko. Podatnik będący VATowcem musi brać pod uwagę przepisy art. 14 ustawy o VAT:

Art. 14. 1. Opodatkowaniu podatkiem podlegają towary własnej produkcji i towary, które po nabyciu nie były przedmiotem dostawy towarów, w przypadku:

1) rozwiązania spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej;

2) zaprzestania przez podatnika, o którym mowa w art. 15, będącego osobą fizyczną wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, obowiązanego, na podstawie art. 96 ust. 6, do zgłoszenia zaprzestania działalności naczelnikowi urzędu skarbowego.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9.

3. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy podatnik, o którym mowa w art. 15, będący osobą fizyczną nie wykonywał czynności podlegających opodatkowaniu co najmniej przez 10 miesięcy. Nie dotyczy to podatników, którzy zawiesili wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.

4. Przepisy ust. 1 i 3 stosuje się do towarów, w stosunku do których przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 3, podatnicy są obowiązani sporządzić spis z natury towarów na dzień rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, zwany dalej "spisem z natury". Podatnicy są obowiązani załączyć informację o dokonanym spisie z natury, o ustalonej na jego podstawie wartości i o kwocie podatku należnego, do deklaracji podatkowej składanej za okres obejmujący dzień rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.

6. Obowiązek podatkowy w przypadku, o którym mowa w ust. 1, powstaje w dniu rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.

7. Dostawa towarów dokonywana przez byłych wspólników spółek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, oraz przez osoby fizyczne, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i ust. 3, której przedmiotem są towary objęte spisem z natury, podlega zwolnieniu od podatku przez okres 12 miesięcy od dnia, o którym mowa w ust. 6, pod warunkiem rozliczenia podatku od towarów objętych spisem z natury.

8. Podstawą opodatkowania jest wartość towarów podlegających spisowi z natury, ustalona zgodnie z art. 29a ust. 2.

 

W ostatniej deklaracji VAT trzeba wykazać kwotę podatku należnego wyliczoną na podstawie sporządzonego spisu z natury. 
Sporządzany dla potrzeb VAT spis z natury obejmuje towary handlowe, materiały, odpady, wyposażenie, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, jak również każdy rzeczowy składnik majątku w cenie rynkowej ustalonej na dzień zakończenia działalności.
Wykazuje się jednak tylko te towary i składniki majątku, w stosunku do których przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Informację o dokonanym spisie z natury oraz wyliczonej na jego podstawie wartości i kwocie podatku należnego przedsiębiorca dołącza do ostatniej składanej deklaracji VAT obejmującej dzień zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.
Aby sprostać powyższym przepisom w spisie powinny znaleźć się informacje m.in. o:

• nazwie składnika,
• ilości,
• cenie,
• wartości,
• stawce podatku VAT obowiązującej dla danego składnika,
• kwocie podatku.

 

Jak długo przechowywać KPiR i inne dokumenty

Na podatniku, który zlikwidował działalność gospodarczą, spoczywa obowiązek przechowywania dokumentów do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dotyczy to: podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji oraz rejestrów prowadzonych do celów podatkowych, jak również dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Obowiązek ten wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, iż KPiR oraz wymienione wyżej dokumenty należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykładowo w roku 2016 podatnik złoży zeznanie podatkowe za rok 2015 i rozliczy podatek, tak więc co do zasady termin płatności podatku minie 30.04.2016 r. Z tego względu okres przechowywania dokumentów należy liczyć jako 5 lat od zakończenia roku 2016. Z powyższego wynika, że dokumenty za rok 2015 należy przechowywać do końca 2021 roku.

 

Należy jednak pamiętać, że okres przechowywania dokumentów w niektórych sytuacjach może ulec wydłużeniu. Zdarza się  tak np. w przypadku osób rozliczających stratę z lat ubiegłych  z prowadzonej działalności gospodarczej a także u osób dokonujących odpisów amortyzacyjnych. W tym ostatnim przypadku termin przechowywania dokumentów dotyczących zakupu środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych należy liczyć od końca roku, w którym zaliczono do kosztów uzyskania przychodów ostatnią ratę odpisu amortyzacyjnego.

Wydłużenie okresu przechowywania dokumentów dotyczy również przypadków, gdy w zeznaniu rocznym po zamknięciu działalności wykazujemy przychody ze sprzedaży składników majątku wycofanych z działalności czy też pozostałych na dzień likwidacji działalności. W związku z tym, że podatnik ma obowiązek opodatkowania przychodów uzyskanych ze sprzedaży składników majątku do upływu 6 lat od wycofania czy też likwidacji działalności wykazanie przychodów może nastąpić w zeznaniach za ten właśnie okres. Powoduje to konieczność przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia liczonego od terminu płatności podatku dotyczącego ostatniego składanego zeznania rocznego, w którym wykazano przychód ze sprzedaży składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności. W najmniej optymistycznym przypadku, gdy przychód wykażemy w zeznaniu za ostatni-szósty rok, czyli 2021 r., dokumenty z 2015 r. trzeba będzie przechowywać do końca 2027 r.

 

Masz problem z księgowością w działalności? Skontaktuj się z nami!