Prawidłowe wystawianie faktur okaże się szczególnie istotne prawdopodobnie pod koniec 2017 r., kiedy to planowane jest uruchomienie Centralnego Rejestru Faktur. Fiskus ma mieć wgląd do wszystkich wystawianych przez podatników dokumentów, co z jednej strony zminimalizuje liczbę dokonywanych „tradycyjnych” kontroli, z drugiej jednak zobliguje podatników do ścisłego trzymania się wytycznych ustawodawcy.

 

Aktualne przepisy dotyczące wystawiania faktur, faktur korygujących i not korygujących znajdują się w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 710).

 

Definicja faktury została zapisana w art. 2 pkt 31 i 32 tego aktu prawnego:

Art. 2.  Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

(…)

31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

 

Prawo do wystawienia faktury dokumentującej dokonaną sprzedaż towarów czy świadczenie usług przysługuje każdemu przedsiębiorcy – niezależnie od tego, czy dopełnił on obowiązku rejestracji na potrzeby podatku VAT, czy nie.

Faktury w imieniu i na rzecz podatnika może także wystawiać upoważniona przez niego osoba trzecia, w tym przedstawiciel podatkowy.

 

W art. 106b ust. 1 ustawy wymieniono czynności, które muszą zostać udokumentowane fakturą:

Art. 106b. 1. Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

 

Obowiązek wystawienia faktury nie zachodzi w przypadku sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy. Fakturę w takim wypadku należy jednak wystawić na żądanie nabywcy.

 

Rolnicy ryczałtowi dokonujący dostawy produktów rolnych oraz świadczący usługi rolnicze, które podlegają zwolnieniu z VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, nie mają obowiązku wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy. Z obowiązku tego zwalnia ich art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT.

 

Faktury można wystawiać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga jednak akceptacji odbiorcy.

 

 

Wystawianie faktur przez nabywcę

W niektórych przypadkach możliwe jest wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi. Konieczne jest jednak łączne spełnienie dwóch warunków:

• istnienie umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika będącego dostawcą
• raz
• określenie w tejże umowie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika będącego dostawcą.

 

Wystawienie faktury przez nabywcę jest możliwe w przypadku sprzedaży (dostawy towarów i świadczenia usług w kraju, eksportu towarów oraz WDT) – także dokonywanej przez podatnika zagranicznego na rzecz „polskiego” odbiorcy; zaliczek i innych form przedpłat na poczet powyższych czynności; dostawy towarów i świadczenia usług przez „polskiego” podatnika na terytorium państwa trzeciego.

 

Zasady wystawiania faktur - terminy

Regulacje dotyczące terminów wystawiania faktur znajdują się w art. 106i ustawy.

Zasadą jest, iż podatnik ma obowiązek wystawić fakturę najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym dokument ten nie może być wystawiony wcześniej niż 30 dni przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

 

W przypadku niektórych czynności ustawa przewiduje jednak odstępstwa od powyższej reguły. Wystawione wcześniej niż 30 dni przed świadczeniem usługi mogą być faktury dokumentujące czynności, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4 ustawy. W przepisach tych wymieniono m.in. dostawę mediów, najem, świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz stałą obsługę prawną i biurową. Podobna zasada obowiązuje w przypadku usług, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, usług ciągłych świadczonych przez okres dłuższy niż rok, dla których terminy płatności lub rozliczeń nie upływają w danym roku, a także dostaw towarów, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń.

 

Ponadto, zgodnie z art. 106i ust. 3-5 ustawy:

Art. 106i

(…)

3. Fakturę wystawia się nie później niż:

1) 30. dnia od dnia wykonania usług - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a;

2) 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b, z zastrzeżeniem ust. 4;

3) 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c;

4) z upływem terminu płatności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4.

4. W przypadku dostawy towarów, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów.

5. W przypadku, o którym mowa w art. 29a ust. 12, fakturę wystawia się nie później niż:

1) 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania;

2) 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.

 

Przepisy regulują też procedurę postępowania w przypadku, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, jednak z żądaniem wystawienia takiego dokumentu wystąpi nabywca – ma do tego prawo w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zapłatę w całości lub w części. Obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy zachodzi zarówno w odniesieniu do wykonanej czynności, jak i wpłaconej zaliczki. Nie dotyczy on natomiast wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w odniesieniu do zaliczek oraz czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, czyli:

a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

b) świadczenia usług:

- telekomunikacyjnych,

- wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,

- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

- stałej obsługi prawnej i biurowej,

- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

 

W art. 106i ust. 6 ustawy znajdują się regulacje dotyczące terminów wystawiania faktur na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zgodnie z tymi przepisami, fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub  otrzymano zapłatę w całości lub w części – w przypadku, gdy żądanie wystąpi w tym samym miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub zapłaty. Natomiast w przypadku zgłoszenia żądania po zakończeniu tegoż miesiąca, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.

 

Zasady wystawiania faktur – wymogi formalne

Ustawa określa zarówno dane obowiązkowe dla każdej faktury, jak i dane, które mogą, lecz nie muszą znaleźć się na takim dokumencie.

 

Dane, które powinny znaleźć się na fakturze, zostały określone w art. 106e ustawy:

Art. 106e.  1. Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem;

16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub

b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty

- wyrazy "metoda kasowa";

17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz "samofakturowanie";

18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie";

19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;

21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;

22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

a) przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,

b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;

23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;

24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:

a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,

b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

 

W art. 106e ust. 2 i 3 ustawy określono dodatkowe wymogi dla faktur dokumentujących świadczenie usług turystyki, a także dostawę towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków:

Art. 106e

(…)

2. W przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 kwota marży, faktura - w zakresie danych określonych w ust. 1 pkt 1-17 - powinna zawierać wyłącznie dane określone w ust. 1 pkt 1-8 i 15-17, a także wyrazy "procedura marży dla biur podróży".

3. W przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 marża, faktura - w zakresie danych określonych w ust. 1 pkt 1-17 - powinna zawierać wyłącznie dane określone w ust. 1 pkt 1-8 i 15-17, a także odpowiednio wyrazy "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki".

 

Co do zasady fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach – jeden otrzymuje nabywca, a drugi pozostaje w dokumentacji podatnika.

 

Wystawienie faktury do paragonu fiskalnego

Na żądanie nabywcy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym. W takim wypadku oryginał paragonu dołącza się do kopii faktury, który pozostaje u sprzedawcy. W przypadku faktury elektronicznej w dokumentacji należy pozostawić paragon fiskalny z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Powyższa zasada nie dotyczy faktur emitowanych przez kasę fiskalną, o ile wartość sprzedaży i kwota podatku rejestrowane są w raporcie dobowym.

 

Wystawienie faktury dla osoby fizycznej

Podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonować obrót i kwotę podatku za pomocą kasy fiskalnej. Jeżeli dla osoby fizycznej  zostanie wystawiona faktura, to musi być ona również zarejestrowana na kasie czy też drukarce fiskalnej, a wydrukowany paragon dołączony do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy.

 

Paragon fiskalny czy faktura - co ująć w ewidencji VAT i pliku JPK_VAT 2017

 

Zasady wystawiania duplikatów faktur

W przypadku, gdy faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu, nabywca powinien zwrócić się do podatnika z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu wystawcy. Dokument taki wystawia podatnik lub osoba przez niego upoważniona. Duplikat faktury powinien zawierać oznaczenie „DUPLIKAT” oraz datę wystawienia duplikatu. Regulacje w tej kwestii zostały zawarte w art. 106l ustawy o VAT.

 

Faktury i noty korygujące

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą, jeśli po wystawieniu faktury:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
• udzielono innych opustów i obniżek cen,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji

 

Natomiast w ust. 2 wymieniono obowiązkowe elementy faktury korygującej:

Art. 106j

(…)

2. Faktura korygująca powinna zawierać:

1) wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";

2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4) przyczynę korekty;

5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.

 

Ponadto, zgodnie z art. 106j ust. 3 ustawy, w przypadku udzielenia opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz tego samego odbiorcy w danym okresie, faktura powinna zawierać wskazanie tego okresu. Dokument taki może nie zawierać danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 oraz nazwy towaru lub usługi objętych korektą.

 

Natomiast fakturę zwaną notą korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, jeśli otrzyma fakturę zawierającą pomyłki w innych danych niż wymienione w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy.

 

Nota korygująca nie dotyczy więc danych wykazanych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy:

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem;

 

Zakres danych, jakie powinna zawierać nota korygująca, znajduje się w art. 106k ust. 3 ustawy:

Art. 106k

(…)

3. Faktura, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać:

1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";

2) numer kolejny i datę jej wystawienia;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

 

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

 

Zasady przechowywania faktur

Regulacje dotyczące przechowywania faktur znajdują się w art. 112a ustawy. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy mają obowiązek przechowywania zarówno faktury wystawione przez siebie lub w swoim imieniu, jak i faktury otrzymane, a także duplikaty tych dokumentów. Należy je przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momenty wystawienia faktury do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto faktury muszą być tak przechowywane, aby możliwe było łatwe ich odszukanie.

 

Aktualne przepisy pozwalają na przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Nie ma przy tym znaczenia sposób otrzymania faktury – oznacza to na przykład, iż fakturę otrzymaną w formie papierowej można przechowywać w formacie elektronicznym.

 

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik sam określa sposób, w jaki zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Przy czym przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towaru, usługodawcy bądź wystawcy dokumentu. Z kolei integralność treści to pewność, iż w fakturze nie zmieniono danych, które dokument ten powinien zawierać. Podatnik w tym celu może stosować dowolne kontrole biznesowe ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dokonaną czynnością. Przykładem kontroli biznesowej może być przechowywanie dokumentów dodatkowych, takich jak zamówienie, umowa, wezwanie do zapłaty czy dokument transportowy.

 

Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej podatnik ma obowiązek zapewnić niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów. Jeśli faktury przechowuje w formie elektronicznej, musi dodatkowo zapewnić ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.

 

Podatnicy posiadający siedzibę na terytorium kraju muszą przechowywać faktury, faktury korygujące oraz duplikaty na terytorium kraju. Przechowywanie tych dokumentów poza terytorium kraju jest możliwe wyłącznie w formie elektronicznej – tak by w razie kontroli możliwy był dostęp on-line do tych faktur.

 

Jak ująć wystawione faktury w ewidencjach VAT i plikach JPK